Первичная обработка документов; экспедиционная обработка документов - обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и др.) при поступлении в организацию.

Перевод документа в разряд записей (declare) - обозначение определенного документа в качестве корпоративной записи.

Передача состояния представления (REST) - прикладная архитектура для распределенных интернет-систем. Является альтернативой web-сервисам и SOAP для интеграции сервисов и хранилищ без использования сообщений или cookies.

Перечень документов со сроками хранения - систематизированный список видов и категорий документов с указанием сроков их хранения.

Печать - устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.

Письменный документ - документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.

Планы файлов - общая схема классификации для применения в масштабе всей компании. План файлов обычно представляет собой иерархический набор тем или бизнес-действий. Каждый узел или тематический файл аннотируется с помощью уникального кода, именуемого кодом файла. Таким образом, каждый код файла привязан к конкретному тематическому файлу в плане файлов. Для каждого тематического файла существует официальное правило хранения, оговаривающее когда, по каким причинам и каким образом следует удалить файл. Присваивать код файла записям нужно соответственно тематическому файлу в плане файлов. Благодаря этому все документы по определенной теме получают соответствующее правило хранения.

Плотность документопотока - количество документов, проходящих через определенный пункт обработки за единицу времени.

Подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа.

Подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подписание (документа) - заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.

Подпись - реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.

Подтверждение подлинности ЭЦП - положительный результат проверки правильности ЭЦП, выработанной правомочным лицом из исходной информации путем применения принадлежащего ему закрытого ключа ЭЦП, полученный с использованием зарегистрированного и сертифицированного открытого ключа ЭЦП.

Поиск по ключевым словам - поиск, при котором введенное слово сопоставляется с индексом и найденные соответствия выводятся в виде результатов.

Пользование архивными документами - ознакомление с архивными документами посредством их прочтения, просмотра или прослушивания.

Пользователь архивными документами - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

Порядок хранения (retention schedule) - последовательность инструкций, назначенных классу или делу чтобы задать продолжительность времени, в течение которого служебные документы должны оставаться в организации в связи с потребностями текущей деятельности и окончательную судьбу служебных документов по истечении установленного срока хранения, период хранения может исчисляться в месяцах или годах и иногда зависит от наступления определенного события.

Постоянное хранение документов - вечное хранение документов без права их уничтожения.

Постоянное хранение документов - бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке

Поток работ (англ. Workflow) — графическое представление потока задач[уточнить] в процессе и связанных с ним подпроцессов, включая специфические работы, информационные зависимости и последовательность решений и работ.

Для изображения потока работ используют блок-схему или граф, который состоит из операций (работ), символов логики, стрелок. Разветвления блок-схемы имеют логические символы «и», «или». Стрелки используют для отображения последовательности выполнения операций или потока объектов (документы, ресурсы). Кроме того, модель потока работ может отображать исполнителей, используемое оборудование, программные средства и тому подобное.

Поток работ в информационном смысле — способ поступления информации к различным объектам, участвующим в процессе. В частности, способ поступления документов к работникам.

Предварительное рассмотрение документов - изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение.

Пригодность для использования (электронного документа) - свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.

Признаки заведения дела - основания, в соответствии с которыми формулируется заголовок дела и формируется дело.

Принятие решения по записи (Disposition) - действие, предпринимаемое, когда запись уже не нужна для ведения бизнеса. Варианты решений включают перенос записи, уничтожение временных записей и перевод сохраняющих ценность записей в архив.

Проверка наличия и состояния архивных документов - установление соответствия фактического наличия количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление архивных документов, требующих консервации, реставрации, дезинфекции.

Простой протокол доступа к объектам (Simple Object Access Protocol, SOAP) - основной стандартизированный протокол для работы с web-сервисами. Построен на основе XML-сообщений, обеспечивающих удаленный вызов приложений и получение информации вызывающим сервисом.

Протокол аудита (audit trail) - информация о транзакциях или иных действиях, которые оказывают влияние на сущности или изменяют их (в т.ч. и элементы метаданных), хранимая в достаточно детализированном виде, чтобы обеспечить реконструкцию выполненных действий.

Профиль архива - установленный для архива состав документов, подлежащих хранению.

Публикация архивных документов - подготовка архивных документов к изданию и осуществление их издания в соответствии с общепринятыми научными принципами и нормами.