УПД – это универсальный передаточный документ, который, будучи на бумаге, может заменить первичный документ или комплект «счет-фактура + первичный документ». Об этом говорится в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.

Уникальный документ - особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/или его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и/или автографичности.

Унифицированная форма документа; УФД - формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста.

Уничтожение документов - исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке.

Упорядочение архивных документов - комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), их описанию и оформлению в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Управление web-контентом (WCM) - компонент ECM, отвечающий за управление контентом, представляемым посредством браузеров. Управление контентом сайта и его конфигурацией для представления, как правило, производится через web-канал того же браузера. ECM-инструменты и средства контроля над совместной работой также могут быть представлены и управляться посредством WCM.

Управление документами - деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.

Управление документами - программное обеспечение, с помощью которого осуществляется контроль и организация документов в компании. Включает сбор (capture) документов и контента (т.е. их сохранение в системе), поток работ, хранилища документов, системы COLD/ERM и устройства вывода, а также систему поиска документов.

С точки зрения жизненного цикла документов управление документом регулирует его создание или инициирование, а управление записями то, что происходит с документом в конце цикла, после того, как он опубликован.

Управление записями (RM) - профессиональная дисциплина, затрагивающая, главным образом, управление ИС на базе документов. Управление записями направлено на снижение стоимости и повышение эффективности их ведения, обеспечение систематического уничтожения бесполезной информации и защиты и сохранения информации, представляющей ценность, в том виде, который облегчает ее использование.

Управление интегрированными записями (Federated Records Management) - позволяет организациям применять правила хранения записей в различных, не связанных между собой хранилищах.

Управление цифровыми активами (DAM) - практика, позволяющая компаниям организовывать медиа-активы и изменять их назначение, чтобы минимизировать издержки и повышать прибыли. Системы DAM особенно подходят для управления мультимедийным контентом и, как правило, обеспечивают привязку к специализированным системам разработки медиа.

Управление электронными отчетами (ERM) - технология обработки печатных данных, позволяющая сохранять и индексировать их, а затем предоставлять конечным пользователям в виде отчетов по требованию.

Уровень допуска (security clearance)- один или несколько термов, ассоциированных с пользователем, которые определяют, к документами с какими грифами ограничения доступа данный пользователь имеет доступ.

Утверждение документа - способ придания документу правового статуса.

Учет архивных документов - определение количества и состава архивных документов в единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах для контроля за их наличием и состоянием.

Учет архивных документов - установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах.

Учетные документы (архива) - комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.