ООО «СМУ-6» – одно из крупнейших строительных предприятий Москвы, занимающееся строительством жилых домов, производственных, административных, торговых зданий и комплексов, объектов социально-бытового и инженерного обеспечения.
Специфика деятельности «СМУ-6» связана с ведением огромного количества документов, необходимых для заключения и ведения договорных отношений с клиентами и подрядчиками. Компания приняла решение об автоматизации своих внутренних процессов, постоянно сталкиваясь с проблемами следующего характера:
• отсутствие единого хранилища документов и удобной системы их поиска;
• существенные временные затраты, связанные с ручным формированием однотипных документов;
• отсутствие инструментов контроля исполнения поставленных внутри компании задач;
• отсутствие оперативной аналитики, обеспечивающей необходимую прозрачность деятельности подразделений и возможность принимать взвешенные управленческие решения.
В ходе автоматизации в «СМУ-6» должна быть внедрена автоматизированная система электронного документооборота со следующими возможностями:
• создание единой базы документов;
• ведение единого реестра клиентов и подрядчиков с историей взаимоотношений с ними и соответствующей документацией;
• автоматический контроль исполнения сроков по согласованию документов и выполнению всех поставленных в компании задач;
• регистрация документов в системе, удобная система поиска любых документов;
• согласование документов в системе;
• формирование из системы однотипных форм документов;
• создание оперативных аналитических отчетов по выполнению работ.
Принимая во внимание небольшой опыт использования заказчиком автоматизированных систем и основываясь на результатах выполненного компанией ООО «Хок Хаус Интегрейшн» предпроектного обследования, было решено разделить проект на последовательные этапы:
Этап №1. Решаются основные задачи, связанные с построением системы документооборота с учетом индивидуальных требований «СМУ-6», разрабатывается удобный инструментарий для постановки и контроля исполнения задач, а также проходит обучение всех пользователей системы.
Этап №2. Настройки аналитической отчетности и уведомлений руководителей о наступлении сроков выполнения по открытым договорам.
Этап №3. Развитие системы: бюджетирование и автоматизация взаиморасчетов с поставщиками, управление проектами.
К настоящему времени завершен первый этап автоматизации и выполнено следующее:
• Реализован учет электронного документооборота на различных этапах бизнес-процессов заказчика с полным учетом всех специфических особенностей компании.
• Реализован алгоритм электронного согласования различных видов договоров с поставщиками услуг.
• Настроен автоматический запуск по созданию и назначению регулярных задач согласно установленным внутренним регламентом срокам.
• Реализован механизм автоматического замещения ответственных по задачам, на случай отпусков и командировок.
• Реализован механизм отправки напоминаний о наступлении сроков выполнения работ по договорам.
• Автоматизировано создание необходимых документов для оформления сделок.
Внедрение электронного документооборота позволило:
• Значительно сократить время движения договоров и поиск необходимой информации.
• Оптимизировать процессы согласования всех документов, сделав их прозрачными и оперативно управляемыми.
• Исключить возможность потери документов.
Источник: amber-soft.ru
