Субъективные риски при внедрении СЭД

Такие риски являются наиболее сложно управляемыми и прогнозируемыми.

Несмотря на значительное развитие информационных технологий в российских компаниях за последнее десятилетие, отсутствие навыков использования ПК, низкая культура работы с информацией в электронном виде по-прежнему оста­ются существенным препятствием на пути внедрения автома­тизированных систем. В результате персонал приходится обу­чать работе с компьютером, прежде чем внедрять СЭД.

Нередко проект по внедрению встречает довольно резкое сопротивление со стороны работников компании как среди простых служащих, так и среди руководителей высшего звена. Это обусловлено рядом причин:

• нежелание обучаться новым методам работы; ш нежелание менять привычный порядок работы и взаи­моотношений;
• опасения того, что станут видны недостатки в работе, необоснованные временные потери, так как в про­цессе обследования и оптимизации процессов дея­тельность сотрудников становится прозрачной и кон­тролируемой;
• боязнь штрафных санкций, штатных изменений в свя­зи с обнаружением зон с низкой эффективностью труда;
• страх перед неумением работать в системе, боязнь того, что ошибки дискредитируют работника в глазах руководства и (или) подчиненных.

Отсутствие доверия к внешним консультантам - еще одно препятствие на пути успешного проекта. Часто это мож­но наблюдать, когда на автоматизируемом предприятии слиш­ком много ответственности возлагают на внешних специалистов, не поддерживая их авторитетом местного руководства, особен­но, если в компании уже были неудачные попытки внедрять какую-либо систему или методику. 

Технологические риски

Внедрение СЭД повлечет за собой увеличение количества поль­зователей ПК, переход к безбумажной обработке документов приведет к существенному увеличению нагрузки на серверы, необходимости хранить на них больший объем информации. В результате имеющаяся ИТ-инфраструктура может ока­заться неготовой к новым методам работы, что приведет к низкой работоспособности системы, зависанию, сбоям и пр., длительная работа с документами за устаревшими мониторами будет утомительной и даже вредной для сотрудников.

Недостаточное исследование потребностей компании мо­жет привести к тому, что на стадии внедрения или уже эксплуатации выяснится, что функциональность системы не со­ответствует ожиданиям: не поддерживает требуемые сценарии работы, не предоставляет нужную функциональность или, наоборот, является слишком сложной, при этом в реальной работе используется минимум возможностей. 

Затруднит работу по внедрению СЭД отсутствие нор­мативной базы, неформализованные бизнес-процессы, так как при отсутствии четких правил работы, единых регламентов документооборота невозможна и эффективная эксплуатация системы. 

Все эти риски могут как существенно затянуть проект, так и серьезно повлиять на ожидаемый результат и даже повлечь за собой прекращение проекта. Возможен также еще один не­гативный сценарий: внедренная с большим трудом и финансо­выми затратами система не будет эффективно использоваться и в конце концов будет заменена чем-то другим.

Читайте далее про управление рисками при внедрении СЭД