Требования электронной среды, затрагивающие все аспекты деятельности организаций как государственного, так и частного секторов, одновременно значительно изменяют содержание и методы проведения анализа деловых процессов с точки зрения управления документами (далее «документационный анализ»).
Как и в случае прочих эволюционирующих понятий, нам в первую очередь следует разобраться, что такое «документационный анализ». Это по сути дела анализ процессов и видов деятельности организации с целью выявления информации, которая будет создаваться и храниться для их документирования, а также для определения требований к управлению этой информацией. В Австралии и в опубликованной Международной организации по стандартизации (ИСО) новой редакции основного стандарта по вопросам управления документами ISO 15489-1:2016 для обозначения этого нового понятия используется термин appraisal (исп. valoración), под которым в других странах понимается только лишь проведение экспертизы ценности с целью установления сроков хранения. Хотя новая трактовка термина одобрена и популяризируется, я сознательно использую в своём посте термин «документационный анализ» (англ. records analysis, исп. análisis documental) с тем, чтобы меня могла понимать более широкая аудитория.
Первая крупная тенденция, которую можно наблюдать, это неизбежное сближение и слияние видов деятельности, которые прежде рассматривались в организациях как отдельные. Речь идёт об анализе, проводимом архивистами и специалистами по управлению документами, во многих случаях впоследствии, когда документы, наконец, «попали» в их руки; а также об анализе, выполняемом специалистами по процессам в ходе систематизации и проектирования бизнес-процессов, обычно в контексте инициатив по совершенствованию или переконструированию этих процессов. Такое слияние, идущее не без проблем и трений, является обязательным для организаций, желающих осуществить переход на современные технологии, не теряя при этом эффективности.
Во-вторых, документационный анализ должен предшествовать внедрению соответствующего процесса или процедуры. Таким образом, момент перевода деловых процессов организации на электронные технологии - идеальное время для того, чтобы начать такой анализ, и сейчас многие организации как раз находятся в этой стадии. Впоследствии документационный анализ должен стать регулярно выполняемым видом деятельности, позволяющим учитывать перемены в законодательстве, изменения в функциях и инновации в деловой деятельности.
Позитивным фактором является то, что ряд специалистов уже идёт по этому пути, создавая новые инструменты, такие как «карты информационных и документационных активов», добиваясь соответствия системе менеджмента документов ИСО (ISO 30301), или же разрабатывая методологию анализа (свежим примером является работа коллег над вопросом управления метаданными в проекте ARPAD правительства провинции Галисия).
Другие специалисты - см, например, недавнюю статью Марии Гарсия-Гонсалес (Maria Garcia-Gonzalez) в журнале «Специалист по работе с информацией» (El profesional de la información), изучают, как систематизировать документационный анализ для местных органов власти в Испании (в виде «модели описания процессов»). Международные стандарты, такие, как новый ISO 15489-1:2016, описывают и разъясняют этот анализ как одно из основополагающих понятий и принципов управления документами.
Однако для специалистов по управлению документами проведение документационного анализа предполагает существенное преобразование используемых в бумажной среде средств и инструментов, которая до сих пор преподавались и применялись не во всех контекстах. Мы сейчас переживаем момент, когда трудно определить знания, навыки и компетенции, необходимые для реализации этой новой парадигмы анализа, и нельзя уверенно сказать, что владеющие традиционными архивными знаниями специалисты готовы её воспринять. С моей точки зрения, первое, что следует осознать, это то, что документационный анализ не является специфической задачей только для управления документами и соответствующих специалистов, но должен быть интегрирован в работу по подготовке спецификаций процессов и процедур организации, охватывающих все виды требований.
С другой стороны, в сложившейся сейчас атмосфере ожидания быстрых действий и результатов, проводимый заблаговременно и добросовестно документационный анализ может восприниматься как фактор, замедляющий достижение поставленных целей. Необходимость проводить этот анализ до внедрения, в сочетании с эндемической нехваткой ресурсов у служб управления документами в организациях, может привести к тому, что, действительно, способность выполнять документационный анализ будет отставать от потребностей процесса преобразований (с этим могут столкнуться многие органы государственной власти в Испании различных уровней, для которых октябрь 2018 года является крайним сроком для перехода на выполнение всех процессов в электронном виде).
В этом случае возникает тенденция к откату назад и разъединению бизнес-процессов и процессов управления документами, к моделям, аналогичным управлению традиционными бумажными документами – к ситуации, в которой управление документами начинается тогда, когда заканчиваются деловые процессы, и когда документационный анализ, средства и приложения для управления документами являются инструментами, предназначенными только для управления документами и для специалистов этого направления.
В нынешнее время перемен организациям следует решить, какую модель управления информацией они будут реализовывать, и, следовательно, как подойти к проведению документационного анализа.
Источник: блог Карлоты Бустело
