Недавно на обеде с коллегой, который занимается внедрением систем электронного документооборота уже более 10 лет, я спросила: «Что является залогом успеха проекта внедрения СЭД? Почему твои проекты завершаются успешно и все довольны, а у кого-то работа в СЭД после внедрения так и не пошла?» Он сказал, что многое зависит от опыта консультанта и команды внедрения и что в начале его карьеры не все шло гладко. Далее с его слов.

Когда в компании начинают оптимизировать процессы работы с документами, приглашаются консультанты, которые презентуют свои решения и рассказывают о возможных результатах внедрения. Мне посчастливилось, как я тогда думал, узнать, что руководство заказчика видит оптимизацию работы с документами не только в автоматизации, но и в возможности сократить штат сотрудников, отвечающих за обработку документов. На стадии пресейла и на совещаниях с руководством я часто делал на это акцент. Руководство компании заказчика было довольно сложившимся пониманием, а предлагаемое нами решение отлично ложилось на требования, мы заключили договор.

Но после подписания договора и начала 1 этапа внедрения удача отвернулась от меня, подумал я. Одно случайное упоминание на совещании с функциональным заказчиком и сотрудниками договорного отдела того, что может быть достигнута экономия временных ресурсов и в результате руководство сократит часть персонала, отбило желание у сотрудников помогать нашим консультантам при составлении технического задания, обучаться и работать в системе. Систему ввели в эксплуатацию только через 2 года и буквально заставили сотрудников работать в ней, хотя по календарному плану мы должны были закончить весь проект за 6 месяцев.

Оказалось, что больше всего сотрудники отделов делопроизводства бояться потерять своё место работы. Поэтому ни в коем случае аргумент о сокращении численности персонала не должен звучать в причинах, которые важны для внедрения СЭД на предприятии. Необходимо помнить, что при оценке эффективности работы в СЭД сокращение штата сотрудников стоит на одном из последних мест. Основное, что даёт внедрение СЭД, заключается в:

• сокращении времени на регистрацию документа;
• быстром и эффективном поиске необходимых документов;
• сокращении сроков согласования и исполнения документов;
• оперативности контроля над исполнением задач и поручений;
• формировании отчётности в любых, интересующих руководство, разрезах;
• уменьшении расходных материалов – бумаги, картриджей.

Помните: главным действующими лицами в процессе внедрения СЭД являются сотрудники, непосредственно работающие с документами и участвующие в рабочей группе по внедрению. Успешность внедрения и эффективность использования СЭД зависит от совместной работы консультанта и сотрудников заказчика, не нужно им угрожать, важно объяснить, как измениться работа с документами и что от сотрудников ожидается:

• Понимание необходимости автоматизации процессов делопроизводства;
• Желание учиться.

А для этого командам внедрения с обеих сторон необходимо:

• Правильно поставить цели и задачи;
• Договариваться и находить компромиссные решения;
• Уметь доходчиво объяснить и понимать принципы работы системы;
• На примерах демонстрировать выгоды, которые получает сотрудник после внедрения СЭД.

Оценки успешности проекта внедрения СЭД, эффективности и результативности ее использования каждый сотрудник и руководитель дает исходя из собственных ожиданий и рисков. В работе консультанта очень важно делиться своим опытом с заказчиком и правильно расставлять акценты. И чем опытнее ты становишься, тем меньше ошибок допускается при внедрении и количество успешных проектов растет.