Прежде, чем делать выбор того или иного варианта, организации нужно ответить на следующие вопросы:

• Какие цели преследуются при автоматизации процессов: сокращение издержек, увеличение скорости и качества обслуживания, структуризация или же повышение прозрачности деятельности?
• Являются ли те процессы, которые хотят автоматизировать, типовыми?
• Будут ли автоматизированы все бизнес-процессы или только отдельные из них?

Если на эти вопросы нет четкого ответа, возможно, организация еще не готова к автоматизации. Но если цели ясны, то встаёт выбор – делать свое с нуля или же разобраться с многообразием СЭД, представленных на рынке.

Если организация небольшая (до 100 человек) и процессы, протекающие внутри типовые и не отличаются от точно таких же в других организациях, можно выбрать коробочный продукт с определённым количеством лицензий на определенный срок техподдержки. Коробочные СЭД, как правило, покрывают 80 процентов потребностей и стоят недорого.

Все становится интереснее, если организация крупная, а бизнес-процессы устоявшиеся и уникальные. Такая компания может позволить себе как разработку решения на заказ, так и выбор имеющегося на рынке решения, соответствующее требованиям.

Основной ошибкой, с которой сталкиваются при самостоятельной разработке своей системы – недооценка сроков. Зачастую во внимание берется именно разработка командой разработчиков, но и до разработки и после нее требуется прикладывать немало усилий для обеспечения работоспособности системы. Часто упускаются из внимания:

• Детальное описание состава функций системы. Необходимы требования, на основе которых система проектируется и реализуется, а также мнений конечных пользователей.
• Распространение и сопровождение системы. Важно понимать, какими методами будет обеспечена совместная работа в системе и каким образом будет осуществляться поддержка пользователей.
• Совместимость с парком ПК организации и существующими операционными и офисными пакетами различных версий.
• Документация для пользователей и администраторов, а также их обучение и проверка.
• Возможность интеграции с существующими системами.
• План методики испытаний.
• Безопасность и защита информации.
• Возможность масштабирования. Ведь важно понимать сможет ли система выдержать реальную работу: Каковы пиковые нагрузки? Какое время отклика системы? Какое одновременное количество пользователей может с ней работать?

Как правило, недооцененные трудозатраты могут увеличить общее количество необходимых ресурсов более чем в 10 раз. Что в результате?

• Привлечение дополнительных ресурсов на проект.
• Перерасходованный бюджет.
• Упущенное время.
• Деморализованная команда, которая не видит окончание разработки системы.

На момент завершения, созданная СЭД может быть уже полностью неактуальна, не соответствовать ни техническим требованиям, ни нормативным государственным документам.

Какие выгоды получает компания при взаимодействии с вендором:

• Консалтинг. Опыт вендора получен в ходе наработанной практики на различных проектах.
• Снижение рисков. В договоре прописываются все обязательства и условия, вплоть до штрафов за задержки.
• Полный набор артефактов от внедрения решения. От пользовательской документации до квалифицированных сотрудников, прошедших обучение работы с системой.
• Сопровождение. Содержание квалифицированных специалистов по обеспечению работоспособности системы берет на себя вендор или его многочисленные партнеры.

Поэтому наш совет – не изобретать велосипед. На рынке существует большое количество решений, способных решить большинство бизнес-задач, а при интеграции их друг с другом и внедрении соответствующими специалистами вы получите максимально подходящее вам решение.