Что чаще всего требовалось вашим заказчикам в области автоматизации работы с документами в 2015 году?

Требования заказчиков в уходящем году несильно отличались от опыта предыдущих лет. Помимо учета и хранения документов в минимум ожиданий заказчиков от автоматизации документооборота обычно входит управление маршрутами движения и согласования документов, работа с поручениями, организация взаимодействия и совместной работы сотрудников.

Функциональные требования заказчиков растут одновременно с развитием современных информационных систем. В первую очередь, наши клиенты обращают внимание на дружественный интерфейс системы, удобный и быстрый поиск, мобильный доступ к данным, возможность работать с информацией при отключенном сервере, поддержку распознавания сканированных документов и ЭЦП.

В зависимости от характера деятельности представители отдельных отраслей предъявляют специфические требования к ECM-системе. Например, финансовым организациям, консалтинговым и юридическим компаниям крайне важен высокий уровень защиты документов. Для компаний с распределенной командой сотрудников определяющим фактором становится возможность организовать постоянную внутреннюю коммуникацию с помощью мобильного приложения. По окончанию внедрения ECM-системы заказчики хотят видеть прямой экономический эффект и реальные результаты. В кризис никто не желает рисковать и инвестировать в проект, окупаемость которого под вопросом.

Какие значимые для вас проекты были реализованы в 2015 году?

Можно отметить внедрение системы электронного документооборота M-Files в компании, которая занимается разведкой месторождений углеводородов, добычей и реализацией нефти и газа. При помощи системы было организовано хранение и электронное согласование договоров с контрагентами и заявок на оплату расходов, что позволило значительно увеличить скорость обработки документов и повысить прозрачность закупочной деятельности.

Завершен проект в крупной компании, предоставляющей полный спектр услуг в области технической эксплуатации и управления недвижимостью. С помощью системы M-Files были автоматизированы процессы классификации, хранения, поиска и электронного согласования документов, связанных с клиентами, объектами и проектами компании. Система электронного документооборота была интегрирована с CRM-системой Microsoft Dynamics CRM, благодаря чему удалось избежать двойного ввода данных и повысить эффективность работы с клиентами.

Среди интересных проектов – внедрение в компании, управляющей крупными торгово-развлекательными центрами, где при помощи системы M-Files был организован безбумажный внутренний документооборот, а также обмен электронных документов с арендаторами торговых центров.

Были ли проекты по перевнедрению СЭД (когда заменялась СЭД, работавшая у заказчика)? В чем особенность таких проектов для вас?

Да, в некоторых проектах мы заменяли работавшие у заказчиков коробочные или заказные системы электронного документооборота, которые уже не устраивали по своей функциональности или производительности.

Основная особенность подобных проектов состоит в необходимости переноса накопленной базы электронных документов и данных из старой системы в новую, что может потребовать дополнительных усилий при больших объемах данных со сложной структурой.

Какие ваши главные проекты 2016 года?

На 2016 год запланировано несколько интересных проектов в таких традиционных для нас отраслях, как строительство и управление недвижимостью, профессиональные услуги, банковский сектор. Мы и дальше расширяем географию наших проектов внедрения, охватывая новые страны СНГ.

Каких значимых для рынка СЭД событий вы ждете в 2016 году?

Мы ожидаем развития тенденций, наметившихся за текущий год на российском рынке СЭД: оптимизация расходов на внедрение информационных систем, замедлившийся рост рынка, повышенный интерес к импортозамещению.

С января 2016 года вступает в силу закон об отмене ограничений на электронный документооборот. Данные изменения позволят упростить и ускорить взаимодействие юридических и физических лиц с государственными органами. Для нас это важно, потому что еще больше расширяет сферу применения информационных ECM-систем, делает их актуальнее для бизнеса.

Общемировые тренды также продолжат оказывать влияние на управление бизнесом. К примеру, мобильность. Определенные категории сотрудников перемещаются достаточно интенсивно, и для успешного выполнения деятельности им необходимо сразу несколько устройств. При этом главным моментом при переключении между устройствами остается постоянный доступ к актуальной ключевой информации. Иначе эта система не работает эффективно или вообще теряет смысл. Данная тенденция требует от современных ECM-решений обязательной поддержки всех устройств и возможности быстрого переключения между ними.