Так как основная задача внедрения СЭД – организовать эффективную и прозрачную работу с документами в компании, интеграция с внутрикорпоративными системами позволит добиться повышения эффективности работы организации. При этом СЭД может не занимать центральное место в IT-инфраструктуре компании (например, на производстве основной системой является ERP, в сфере услуг и торговли, как правило, – CRM, а у банков АБС и БИС). Неважно, какую систему вы выберете в качестве основной, в любом случае взаимосвязанность всех систем позволит максимально использовать их функционал, обеспечит обмен данными, упростит и ускорит работу пользователей.
Рассмотрим, с какими решениями чаще всего интегрируются СЭД в среднем и крупном бизнесе и какие результаты такая интеграция приносит.
Интеграция СЭД с ERP и учетными системами
Интеграция решений для автоматизации документооборота с ERP и учетными системами является наиболее востребованной, так как позволяет избежать двойного ввода данных, что сокращает трудозатраты в работе, исключает ошибки и дублирование информации, упрощает согласование документов и помогает отслеживать выполнение процессов.Кроме этого, благодаря интеграции ERP с СЭД возможности самих систем значительно расширяются:
• пользователи могут работать с данными системы документооборота из интерфейса ERP-системы, в том числе ставить и выполнять задачи, формировать, а также отправлять документы на согласование в другие подразделения компании,
• СЭД может использоваться в качестве файлового хранилища и электронного архива документов из ERP-системы, позволяя при этом вести совместную работу над документами, обмениваться дополнительной информацией в процессе этой работы и вести учет трудозатрат.
В результате компания может добиться улучшения качества и скорости коммуникации между подразделениями, снижения расходов на поиск и согласование документов и повышения безопасности. Так, крупной IT-компании со штатом более 700 сотрудников, столкнувшейся с увеличением числа документов и усложнением процесса их согласования и обработки, благодаря внедрению СЭД и ее интеграции с ERP-системой удалось сократить время обработки первичных документов почти в 3 раза с момента их загрузки в систему до подтверждения и согласования сроков оплаты.
Интеграция с системами потокового сканирования и распознавания бумажных документов
Одной из наиболее важных задач внедрения СЭД является перевод бумажных документов в электронный вид. При большом объеме поступающих бумажных документов: входящих писем, договоров, первичных закрывающих документов и т.д. эта задача, как правило, решается с использованием специализированных технологических продуктов, позволяющих автоматизировать процесс регистрации, сканирования и распознавания документов, в том числе для упрощения их поиска по атрибутам и дальнейшей обработки, например, предоставления по запросу проверяющих органов пакета документов.Сегодня на рынке представлены различные системы, способные значительно упростить преобразование бумажных документов в электронные, но наиболее распространенными среди них являются решения компании ABBYY. Среди них можно упомянуть ABBYY Recognition Server для распознавания, верификации и преобразования документов в электронные версии или ABBYY FlexiCapture для потокового ввода данных и обработки документов.
Реализованные проекты внедрения электронного архива подтверждают, что интеграция СЭД с решениями компании ABBYY до 10 раз ускоряет передачу данных в учетные системы, сводит к нулю количество ошибок и увеличивает эффективность поиска по документам и их атрибутам (до двух минут на поиск одного документа).
СЭД и ЭДО (электронный обмен документами с внешними контрагентами)
Внедрение СЭД, как правило, не означает автоматического перехода компании на электронный документооборот, так как в СЭД, помимо электронных в полном смысле этого слова документов, могут использоваться и скан-копии обычных бумажных документов, которые поступают в компанию от её контрагентов. До тех пор, пока в компании создаются, обрабатываются и архивируются бумажные документы, о полном переходе на электронный документооборот говорить рано.Внедрение СЭД становится первым шагом на пути реализации безбумажного документооборота в рамках отдельных процессов или подразделений, которые используют электронные документы с электронно-цифровой подписью (ЭЦП). Для полного перехода к электронному документообороту необходимо интегрировать СЭД с основными технологиями ЭДО: хранение и проверка электронной подписи, организация процессов передачи электронных документов контрольно-надзорным органам, обеспечение их архивирования. Важно обеспечить удобство и прозрачность работы с электронными документами в СЭД для внешних контрагентов, предоставив им возможность работы по новым правилам. Только в этом случае удастся перевести управление документооборотом в компании на новый уровень.
Интеграция СЭД с порталом
Корпоративный портал в компании выполняет, как правило, роль своеобразного «единого окна», оставляя реализацию сложной бизнес-логики другим приложениям, интегрированным с ним. Являясь инструментом совместной работы в рамках единого информационного пространства, портал отображает на одном экране актуальные данные из всех интегрированных с ним информационных систем, упрощая и ускоряя таким образом работу пользователей. Портал может быть внутрикорпоративным, а также открывать доступ внешним контрагентам для загрузки электронных документов, формирования заявок и обмена сообщениями.Интеграция СЭД с порталом позволяет наладить автоматический обмен информацией (в том числе документами) между двумя системами и предоставить пользователям возможность выполнения определенных действий: согласования и поиска документов, постановки и выполнения задач, контроля бизнес-процессов и т.д., - из интерфейса портала. Поэтому основным плюсом интеграции СЭД с порталом, помимо сокращения затрат на обучение сотрудников, является экономия на лицензиях и поддержке пользователей, которым не требуется доступ непосредственно в систему документооборота.
СЭД в IT-инфраструктуре компании
Современные компании стремятся к созданию интегрированных экосистем, позволяющих сократить расходы, повысить эффективность работы и безопасность данных. При этом было бы неправильным отказываться от использования системы, которая уже работает эффективно, из-за внедрения нового решения. В этих условиях выигрывают продукты, способные обеспечить совместную работу с уже внедренным программным обеспечением.Выбирая СЭД, обратите внимание на ее интеграционные возможности и опыт вендора в реализации таких проектов. Ведь интеграция СЭД с внутрикорпоративными решениями позволяет не только получить дополнительные преимущества за счет автоматизации процессов управления документооборотом, но и расширяет базовую функциональность уже используемых систем, обеспечивая прозрачную и удобную работу с документами в привычном пользователям интерфейсе. Получите максимум от своей СЭД благодаря интеграции с другими решениями компании!
Источник: landocs.ru
