АО «Уральский турбинный завод» — энергомашиностроительное предприятие, осуществляющее проектирование, изготовление и сервисное обслуживание паровых и газовых турбин различной мощности. Входит в группу компаний «Ренова», расположен в Екатеринбурге.
Главный корпус АО «Уральский турбинный завод»
Проект в АО «Уральский турбинный завод» стартовал в декабре 2015 года. Руководство предприятия поставило следующие задачи:
- повысить оперативность и качество работы с документами;
- снизить трудозатраты и издержки на управление;
- создать условия для перехода от традиционного бумажного к электронному документообороту;
- оптимизировать бизнес-процессы и повысить контроль исполнения задач внутри завода.
В качестве решения была выбрана ЕСМ-система DIRECTUM — гибкий инструмент, оптимально подходящий для выполнения поставленных задач.
В автоматизации нуждались процессы:
- регистрации входящих документов, вынесения резолюций;
- выдачи поручений и контроля их исполнения;
- согласования и регистрации исходящих, организационно-распорядительных документов;
- согласования договорных документов и заявок на их создание;
- ведения электронного архива документов;
- интеграции с 1С в части синхронизации подразделений, договоров, контрагентов;
- интеграции с Active Directory.
Особенности проекта
Внедрение системы началось в конце января 2016 года. До начала марта велась разработка и согласование проектных решений. Также была обучена группа ключевых пользователей по базовым модулям DIRECTUM, а также «Канцелярии» и «Администрированию».
Затем, после подписания проектных решений, специалисты приступили к модификации и настройке системы. Особое внимание при этом было уделено синхронизации данных между DIRECTUM и 1C.
Параллельно с разработкой шло тестирование, миграция исторических данных в справочники СЭД, велась подготовка инструкций пользователя и администратора. В это же время был создан специальный теоретический курс по обучению пользователей, включающий в себя особенности работы в системе в рамках принятых модификаций системы.
«Канцелярия»: новые возможности
В рамках работы с входящими и исходящими документами был незначительно модифицирован модуль DIRECTUM. В частности, в «Канцелярии» был создан отдельный маршрут с автоматической регистрацией служебных записок. Решение позволило удовлетворить требования внутренних стандартов завода, согласно которым все документы предприятия должны проходить регистрацию. Однако в случае со служебными записками использование человеческих ресурсов было расточительным. Именно поэтому была введена автоматическая регистрация. Согласование распорядительных документов было выделено в отдельный типовой маршрут. Для реализации особенностей взаимодействия по регистрации, печати, передаче на подпись документов использован справочник «Помощники руководителя».
Договорные процессы
Процедура работы с договорами на заводе изначально разделялась на два этапа:
- Исполнитель запускает на согласование заявку на заключение договора. В рамках этого процесса служба безопасности проводит проверку нового контрагента.
- Далее, после успешного результата по первому этапу, юридический отдел формирует договорной документ и отправляет на согласование.
В процессе подготовки проектных решений заказчик отказался от заявки как документа (как устаревшего элемента бумажного документооборота). В результате был создан отдельный справочник – «Заявки на электронный документ». Для того чтобы облегчить работу пользователя с ним и снизить число ошибок, используется специальный мастер действий. С его помощью поэтапно указываются все параметры будущего договора, прикрепляются необходимые сопроводительные документы.
Карточка заявки на договорной документ
Заказчик также поставил дополнительную задачу: в зависимости от параметров договора, некоторые реквизиты в мастере действий и в карточках заявки и договорных документов должны динамически менять свою обязательность и/или доступность для заполнения.
Например, поле «Автоматическая пролонгация срока действия» доступно и обязательно для заполнения во всех заявках в случае, когда в поле «Вид договорного док.» указано значение «Договор», в поле «Рамочный договор» прописано «Нет» и в поле «Договорный документ от контрагента» отмечено «Нет».
Для решения этой задачи был разработан настроечный справочник «Управление доступностью реквизитов». Он определяет, в каких компонентах и какие данные должны быть доступны и/или обязательны для заполнения. Перед стартом задачи по согласованию заявки осуществляется проверка контрагента на актуальность уставных документов. Документы можно прикрепить к записи справочника «Организации», а также открыть из справочника «Заявки на договорный документ».
При старте задачи по согласованию заявки система проверяет наличие прикрепленных файлов и дату их добавления. Если файлы добавлены более 1 года назад, то система запрашивает у пользователя новые уставные документы.
Сформированный юридическим отделом договорный документ отправляется на согласование по новому типовому маршруту. Из-за большого числа участников процесса было введено последовательное поэтапное согласование, с параллельной маршрутизацией внутри этапа.
Настройка последовательности согласования в карточке договорного документа
Работа в системе в рамках этапов согласования для пользователя проходит практически «бесшовно», то есть вся история - от заявки до подписания договорного документа - хранится в одном дереве переписки по задаче.
Интеграция с 1С
Возможности стандартного коннектора к 1С не отвечали всем требованиям заказчика, поэтому механизм синхронизации с DIRECTUM был написан «с нуля».
На первом этапе «исторические» данные по договорам и организационная структура из 1С были выгружены в справочники «Подразделения», «Работники», информация по существующим контрагентам - в справочник «Организации». В дальнейшем была настроена периодическая и динамическая синхронизация данных.
Из 1С с заданной периодичностью поступает информация по подразделениям организации и работникам. Она ассимилируется с данными из Active Directory для выстраивания актуальной организационной структуры в DIRECTUM. Также с определенной периодичностью из СЭД в 1С передается информация по имеющимся договорам. В рамках типового маршрута по согласованию контрагента происходит выгрузка информации об организации из DIRECTUM в 1С. Обратная синхронизация для актуализации данных, а также обеспечения их идентичности выполняется с заданной периодичностью.
Основные результаты
Итоги проекта в АО «Уральский турбинный завод»
Все работы по внедрению успешно завершены в июле 2016 года. К этому времени руководство завода оценило первые результаты реализации проекта:
- на всех этапах работы с документами процесс стал более управляемым;
- за счет прозрачного контроля на всех стадиях жизненного цикла документа повысилась исполнительская дисциплина;
- значительно сократилось время, затрачиваемое сотрудниками на поиск документов;
- достигнуто существенное ускорение бизнес-процессов предприятия;
- исключены потери времени на курьерскую доставку бумаг между подразделениями, что повлияло как на сроки выпуска документов, так и на повышение производительности труда персонала (в том числе среди делопроизводителей).