ПАО «ТНС энерго Нижний Новгород» — крупнейшая энергоснабжающая организация региона, гарантирующий поставщик электроэнергии на территории Нижегородской области. Входит в структуру ПАО ГК «ТНС энерго» — одной из ведущих независимых энергосбытовых компаний России.
На 2017 год организация контролирует 60% рынка сбыта электроэнергии в области, обслуживает по договорам более 32 тыс. юрлиц и свыше 1,3 млн лицевых счетов физлиц.
Предыстория проекта
Автоматизация процессов «ТНС энерго Нижний Новгород» на базе системы DIRECTUM началась в 2012 году. С того времени в компании были успешно реализованы проекты по переводу в электронный вид управления договорами, командировками и совещаниями, классического делопроизводства, повышению эффективности внутренних сервисных работ.
К 2017 году к системе подключено около 850 сотрудников в управлении ПАО «ТНС энерго Нижний Новгород» (далее – Управление) и восьми удаленных отделениях организации (до 200 пользователей одновременно). Ежегодно с использованием DIRECTUM:
- согласуется более 700 хозяйственных договоров;
- регистрируется около 70 тыс. входящих и 110 тыс. исходящих писем;
- оформляется около 6 тыс. служебных записок и выдается 6,5 тыс. поручений.
Новые задачи
Каждый день в компанию поступает огромное количество документов поставщиков. Все они должны быть получены, обработаны и сохранены в архивах в соответствии с принятым регламентом. Документооборот осложняется из-за территориальной удаленности подразделений и централизованной бухгалтерии, функционирующей на базе Управления в Нижнем Новгороде.
Схема движения пакета документов от поставщикаОрганизация приняла решение о переводе внешнего документооборота в электронный вид под влиянием нескольких факторов:
- сложность согласования и контроля движения документов внутри компании;
- значительный объем подписываемых бумаг (более 1000 шт. в мес.);
- временнóе отставание момента начала работы над документом от факта его поступления в организацию;
- необходимость быстрой подготовки подтверждающих документов для передачи в контролирующие оргны;
- растущий интерес поставщиков к переходу на электронный обмен.
Перед рабочей группой были поставлены следующие задачи:
- настроить управление двумя потоками документов от поставщиков – бумажным и электронным, интегрировать их с внутренними казначейскими и бюджетными процессами;
- организовать единый архив документов, облегчить подготовку к проверкам и выемкам.
Бумажные документы
При автоматизации документооборота в компании было решено, что деятельность внутри «ТНС энерго Нижний Новгород» должна вестись только с электронными копиями. Предполагалось, что бумаги будут видеть лишь сотрудники, которые их получают, подписывают или хранят. Все остальные могут использовать в работе только скан.
При этом рабочей группе удалось минимизировать путь бумажного документа от подразделения, получившего его, до бухгалтерии и архива.
Процесс работы с документами в бумажном виде
В рамках проекта были определены основные стадии работы над бумажным документом контрагента:
- Поступление в удаленное подразделение организации.
- Сотрудник сканирует бумагу, заносит ее в систему DIRECTUM, заполняет основные реквизиты документа.
- Скан отправляется на согласование в DIRECTUM. Бумажный оригинал помещается в папку для транспортировки в Управление (для подписания первым руководителем).
- Следующий этап — в отделении электронный документ в DIRECTUM поступает в закрепленный Центр финансовой ответственности (ЦФО), руководитель которого является последним согласующим. К этому моменту к нему поступает из отделений папка с оригиналами документов — на подписание.
- Первый руководитель подписывает документы из папки, полученной от руководителя ЦФО, и возвращает обратно.
- Сотрудники ЦФО сканируют документы с подписями обеих сторон в новые версии электронных документов. Одна копия передается в бухгалтерию, вторая — направляется поставщику.
- Бухгалтер проводит операцию в учетной системе 1С. В электронном документе ставится соответствующая отметка. Бумажный вариант помещается в архив.
Даже если в систему занесена скан-копия подписанного с обеих сторон документа, бумажный оригинал уничтожать нельзя — его требуется хранить не менее пяти лет. В связи с этим было решено не отказываться от ведения традиционного архива. Поскольку в DIRECTUM хранится образ документа, подписанного с обеих сторон, и есть информация о месте хранения оригинала, пользователь может распечатать его в пакетном режиме с описями. Таким образом искать бумагу в архиве уже не требуется.
Для того чтобы проверить механизм в работе, рабочая группа проекта осуществила первичное наполнение архива, а также провела сверку его данных с системой.
Электронный обмен с контрагентами
При переходе к электронному документообороту между поставщиком и организацией возникает посредник — оператор ЭДО. В самом простом случае учетная система взаимодействует с его сервисами напрямую, получая документы и отправляя подтверждения об их подписании.
В ситуации с «ТНС энерго Нижний Новгород» изначально требовалось учесть важный момент — после получения электронных документов поставщика шло такое же согласование электронного документа, как и в случае с бумажными аналогами. Речь, конечно, шла о работе в системе DIRECTUM — чтобы у согласующих не возникало вопросов о том, с каким видом документа они работают.
Разработчик подготовил несколько вариантов организации процесса. Самым оптимальным из них был признан следующий:
- Пакет электронных документов от поставщика поступает в сервис обмена. В автоматическом режиме они захватываются и передаются в СЭД с заполнением идентифицированных реквизитов карточки.
- Закрепленный сотрудник видит задачу в DIRECTUM на предварительную обработку полученного пакета документов. Необходимость этого этапа связана с тем, что в сервисе обмена отсутствует часть информации, необходимой для внутреннего согласования полученного пакета.
- После обработки пакет документов отправляется на согласование в СЭД. При этом первым исполнителем задачи всегда является закрепленный сотрудник бухгалтерии, который проверяет корректность полученных документов. После чего они направляются в ЦФО.
- Последний согласующий — руководитель ЦФО. Он принимает окончательное решение о необходимости подписания документов.
- Первый руководитель утверждает документы собственной электронной подписью.
- Далее они передаются в бухгалтерию и помещаются в архив.
- Автоматически отправляется ответ в сервис обмена о подписании документов.
Все участники процесса работают только с электронными образами документов (формализованными и неформализованными). При этом соблюдается главное правило: электронный документ подписывается и хранится в том формате, в каком он поступил от поставщика.
Единый архив
Хранение сканов бумаг и созданных в электронном виде документов организовано в одном архиве. Структура каталогов максимально приближена к традиционному способу, который можно наблюдать в бухгалтерии. На текущий момент 80% единого архива организации составляют сканы бумажных оригиналов, 20% — электронные документы.
Очевидно преимущества такого хранения – возможность автоматизированной обработки данных. С этой целью разработаны и внедрены сценарии выгрузки и выемки, позволяющие найти и экспортировать сканы и электронные документы с подписями в произвольную файловую структуру. Если требуется их передать сторонней организации, достаточно записать на носитель и/или распечатать со штампами в пакетном режиме.
Результаты и перспективы
Все этапы — от исследования до завершения опытной эксплуатации — были реализованы за 7 месяцев. В рабочую группу проекта вошли специалисты отдела АСУ «ТНС энерго Нижний Новгород» и представители DIRECTUM. Сегодня в компании наблюдаются первые положительные результаты. В частности, заметно повысились скорость прохождения процессов документооборота и уровень комфорта работы конечных пользователей. Следующий шаг — решение новых задач, в их числе:
- постепенный переход от бумажных документов поставщиков к электронным;
- совершенствование механизма взаимодействия с операторами ЭДО;
- разработка схемы и формата обмена документами с надзорными органами по телекоммуникационным каналам;
- автоматизация внутренних сервисных процессов, развитие сквозных — с головной организацией.