После того, как в компании принято решение о внедрении системы электронного документооборота, начинается этап выбора идеального решения. Идеального, значит, отвечающего ожиданиям руководства компании и позволяющего решить актуальные задачи в рамках выделенного бюджета. Первым шагом на этом пути становится выбор подхода к внедрению: коробочной или заказной СЭД. Рассмотрим ключевые преимущества и недостатки обоих вариантов, которые помогут определить найти подходящее решение.
Коробочная СЭД для быстрого перехода к электронному документообороту
Как и подсказывает название, коробочная СЭД включает в себя наиболее часто используемую функциональность и позволяет использовать ее «из коробки». Это означает, что с такой системой автоматизировать процессы работы с документами можно в короткие сроки и за минимальный бюджет.
Как правило, возможности коробочных СЭД ограничены конкретным функционалом и не включают в себя гибких инструментов для настройки, но благодаря этому такие решения можно «внедрить» по инструкции и сразу начать использовать. Это идеальный выбор для небольших компаний или отдельных подразделений крупных корпораций, если их процессы работы с документами не отличаются сложностью и не обладают спецификой. Низкая стоимость решения и минимальный срок внедрения в данном случае оказываются гораздо важнее отсутствия возможности его адаптировать.
Заказная СЭД для решения специфических задач
Не все организации могут позволить себе использовать ненастроенное решение, которое невозможно масштабировать и развивать функционально. Для большинства крупных коммерческих и государственных компаний внедрение системы «из коробки» не приносит ожидаемых результатов: так, по данным портала ecm-portal.ru, 63% компаний, внедривших коробочную СЭД, не удовлетворены результатами проекта. Однако такие результаты обусловлены не только «ограниченностью» коробочных решений, а в первую очередь, ошибкой выбора поставщика или платформы. Во многих компаниях существуют специфические процессы работы с документами, которые обладают отраслевыми особенностями, например, при работе с обращениями граждан срок ответа на обращение в установленной форме не должен превышать 30 дней, также законодательно утверждены правила и формат обмена документами и уведомлениями с системой межведомственного электронного документооборота (МЭДО). В коробочных версиях СЭД такой функциональности не найти, а модификация, если и возможна, то такой проект однозначно окажется дороже и сложнее внедрения СЭД, сразу адаптированной под требования компании. При этом всегда остаются риски финансовых и репутационных потерь, если поставщик коробки не обладает соответствующим опытом внедрения и доработки системы.
Таким образом, если вы понимаете, что коробочное решение не позволит решить ваших проблем и поставленных перед вами задач, у вас есть два пути: разрабатывать систему с нуля или использовать одну из представленных на рынке платформ в качестве основы СЭД, которую специалисты (ваши или поставщика) доработают под требования компании. Стоимость и сроки внедрения заказного решения в обоих случаях превосходят внедрение системы «из коробки», но и результат при правильном подходе будет эффективнее.
Важный момент: разработка СЭД с нуля является отличным выбором, если в штате компании есть команда квалифицированных программистов и аналитиков, способных не только создать решение, но и поддерживать его (обеспечивать работоспособность, а также технологическое и функциональное развитие). В противном случае, более эффективным решением будет выбор гибкой и функциональной платформы, которая станет основой будущей СЭД и позволит использовать лучшие практики автоматизации документооборота и одновременно учесть специфику бизнес-процессов компании без дополнительного расширения штата за счет непрофильных специалистов.
Отраслевая специфика и требования законодательства
Анализируя степень уникальности бизнес-процессов компании, руководствуйтесь прежде всего здравым смыслом: организация управленческого документооборота в большинстве компаний строится, как правило, на одних и тех же принципах. Поэтому в большинстве случаев наиболее правильным решением будет построение собственной СЭД на базе готовой платформы.
Однако, например, в силовых ведомствах, финансовых организациях или территориально-распределенных компаниях со сложной структурой подчинения документооборот действительно может оказаться настолько специфичным, что автоматизировать его и получить эффект от использования СЭД можно только с использованием заказного решения.
Немаловажным фактором при выборе системы электронного документооборота является и отраслевая специфика. Так, например, СЭД в госсекторе должна отвечать требованиям Федеральных законов «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 г. № 59-ФЗ и «О персональных данных» от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ, а также утвержденным регламентам (например, регламенту внутренней организации федеральных органов исполнительной власти).
Для логистических компаний, желающих использовать СЭД для обмена документами на груз в электронном виде, важным окажется, в частности, соблюдение требований Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 N 402-ФЗ, «Об электронной подписи» от 06.04.2011 N 63-ФЗ и постановления Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».
В случае, если документооборот вашей компании требует соблюдения отраслевой специфики, обратите внимание прежде всего на готовые отраслевые решения. Возможно, вам удастся избежать «изобретения велосипеда» и внедрить СЭД за более короткий срок и с разумным бюджетом.
Базовое внедрение СЭД на ECM-платформе
Если же процессы вашей компании отличаются спецификой, но для начала требуется решить классические делопроизводственные задачи, то идеальным решением станет использование уже готовой СЭД, обладающей возможностями ее доработки и настройки. В таком случае вы получите проверенный тысячами пользователей функционал, а в дальнейшем сможете адаптировать СЭД под ваши нетиповые для других компаний задачи. При этом настройку системы вы сможете выполнить своими силами или воспользоваться услугами специалистов по внедрению СЭД.
Базовое внедрение СЭД представляет собой коробочную СЭД с типовым набором карточек, процессов и отчетов, а стандартное внедрение включает в себя настройку прав и ролей пользователей, адаптацию карточек документов и основных процессов под специфику деятельности, разработку индивидуальных отчетов и обучение. Ключевое преимущество такого подхода заключается в том, что решение будет настраиваться компетентными сотрудниками поставщика, которые не только досконально знают систему, но и могут дать ценные рекомендации по настройке бизнес-процессов с учетом опыта, полученного при реализации проектов именно в вашей отрасли.
Какой бы путь в итоге вы ни выбрали, помните, что неверный выбор может обернуться не только потерянным временем и деньгами, но и сбоями в устоявшихся процессах и конфликтами между подразделениями. Поэтому уделите максимальное внимание предварительному анализу своих бизнес-процессов и актуальных задач – это позволит гарантировать успех вашему проекту.
Источник: landocs.ru
