Движение документов внутри холдинга можно поделить на два больших потока. Первый — внутренние (корпоративные) документы, куда входит различная распорядительная и служебная документация, внутренние нормативы и т.п. Второй поток — это внешние документы, сопровождающие основную и хозяйственную деятельность компаний холдинга. Эти документы нередко участвуют в процессах движения товаров и материальных ценностей, поэтому напрямую связаны с бухгалтерским и налоговым учетом, что повышает серьезность требований к их оформлению и регламентам обмена. Отсюда и определенные особенности перевода их в электронный вид, так как помимо необходимой функциональности решение должно обеспечивать работу с утвержденными форматами документов и гарантировать юридическую значимость процесса обмена.

Сегодня в холдинговых структурах уже есть практические наработки по автоматизации движения документов между компаниями. Многие вопросы, связанные с пониманием правовых аспектов электронного документооборота, уже решены, теперь компании могут выбрать, по какому направлению развивать внешнее взаимодействие.

Два пути автоматизации внешнего обмена

Холдинговая компания уже имеет опыт автоматизации документооборота: здесь может использоваться специализированная ECM-система или другая КИС, позволяющая осуществлять движение электронных документов в рамках бизнес-процессов. Вполне закономерно использовать текущий опыт и масштабировать уже имеющееся решение на внешний обмен. То есть, построить обмен с компаниями холдинга на платформе СЭД. Есть и другой вариант: обратиться к специализированному сервису обмена документами — оператору ЭДО, который позволит легко автоматизировать большинство внешних процессов взаимодействия.

Оба варианта будут являться естественным направлением развития автоматизации и могут применяться практически в любых бизнес-условиях. Однако каждый вариант имеет свои особенности, рассмотрим их подробнее.

Использование СЭД для внешнего обмена

Попытки автоматизировать внешний обмен с помощью СЭД были задолго до появления понятия «юридически значимый электронный документооборот». В связи с важностью этой задачи крупные компании успели приобрести определенный практический опыт в этой сфере.

Во многих системах документооборота уже реализован обмен корпоративными документами между различными базами данных. Этот механизм можно использовать и для межкорпоративного документооборота. Многие системы ECM-класса обладают необходимым инструментарием по управлению бизнес-процессами. В них легче спроектировать какой-то процесс и «на лету» контролировать его логику.

Чтобы запустить обмен на платформе СЭД, необходимо помнить о нескольких нюансах:

1. Надо решить, как будет происходить передача документов между системами. Это может быть выгрузка в сетевой каталог, откуда система будет подгружать и регистрировать документы. Или это будет передача посредством почтового шлюза. При использовании такого варианта данные автоматически отправляются на указанный адрес электронной почты. В принимающей базе данных нужно будет указать аналогичный почтовый шлюз для автоматического получения данных.

2. Документ необходимо подписывать электронной подписью. Она хранится в отдельном файле, следовательно нужно передавать этот файл вместе с документом. А также придется решить вопрос о выборе сертификата подписи и выпуска его для всех участников обмена.

3. Для некоторых документов существуют жесткие требования по форматам и регламентам обмена. Если в ходе обмена будут передаваться первичные документы, то вашу СЭД придется «научить» работать с их форматами. Все документы, кроме счетов-фактур, можно отправлять и получать в неформализованном виде.

4. Поскольку первичные документы формируются в основном в учетной системе, то необходимо будет решать вопрос ее интеграции с СЭД.

Преимущество развития СЭД в том, что вы сами управляете процессами и политиками безопасности, решаете вопросы хранения и доступа. А главный недостаток (вместе с ограничениями по счетам-фактурам) кроется в необходимости серьезных вложений в развитие инфраструктуры.

Использование сервиса ЭДО

Специализированные сервисы обмена документами (операторы ЭДО) могут закрыть множество задач, связанных с юридической значимостью и соблюдением регламентов передачи документов. Данные сервисы не требуют дополнительных вложений в инфраструктуру, но могут быть ограничены по функциональности управления процессами. Для крупных холдингов всегда есть возможность развертывания собственного сервиса ЭДО на базе приватного облака.

При запуске внутрихолдингового документооборота с помощью сервисов обмена документами следует помнить о нескольких нюансах:

1. Сервис необходимо интегрировать с КИС каждой компании. При наличии стандартных конфигураций корпоративных систем и готовых коннекторов у оператора ЭДО, задача интеграции будет решаться довольно просто. Но если в компаниях развернуты нетиповые конфигурации систем, сильно доработанные или «самописные», то придется потратить определенное время для настройки интеграции.

2. Если планируется обмен первичными документами, то необходимо учитывать требования к их формату. Здесь можно рассмотреть вариант выгрузки документов из корпоративной системы и дальнейшее их преобразование в формат ФНС уже на стороне сервиса ЭДО.

3. Необходимо отдельно прорабатывать вопросы хранения документов и доступа к ним. Надо решить, где будут храниться документы — на сервисе ЭДО, в электронном архиве холдинга, в локальных архивах и т.п.

Какой вариант обмена выбрать?

Чтобы было удобнее сравнивать два варианта, мы составили общую таблицу.