В плане внедрения информационных технологий компании финансового сектора считаются одними из передовых на рынке экономики. Их деятельность сильно завязана на быстром взаимодействии: оказание кредитных и финансовых услуг зависит от того, насколько оперативно и надежно выполняются внутренние бизнес-процессы. Отсюда и высокая потребность в их автоматизации.

Интересно и другое. Сами процессы оказания финансовых услуг довольно медленно оцифровываются. Это продиктовано тем, что обмен юридически значимыми электронными документами лишь недавно стал проникать в финансовую отрасль. Если к электронным платежам все давно привыкли, то переход к электронным кредитованию и факторингу еще только обозначился.

В России пока не так много компаний, готовых оказывать услуги в электронном виде. Поэтому Русская Факторинговая Компания (РФК, 1factor) стала одной из первых, кто перевел факторинг в электронный вид на платформе сервиса Synerdocs. 

Любая компания, оказывающая финансовые услуги, стремится улучшать процессы и технологии взаимодействия с заказчиками. От этого напрямую зависит не только деловая репутация, но и позиция на рынке услуг. Разумеется, перевод факторинга на электронные документы – это серьезный шаг к модернизации сервиса, который позволит нашим клиентам быстрее и комфортнее получать финансирование, а значит, вкладывать новые ресурсы в свой бизнес без отсрочек.

Для перевода документов в электронный вид мы выбрали сервис Synerdocs. При выборе платформы мы, прежде всего, опирались на опыт специалистов и гибкость их подходов к работе с абонентами. В течение нескольких месяцев совместной работы мы получили слаженно работающий процесс обмена документами. Уверены, что его по достоинству оценят наши клиенты.

Владимир Кузьма, директор по продажам Русской Факторинговой Компании (РФК)

Картина «до»: факторинг с бумажными документамиПри факторинге своевременность и правильность предоставления документов играет исключительно важную роль. Но процесс осложняется их значительным объемом. В 2015 году документооборот по факторингу в РФК составил 47 тысяч бумаг. При этом каждый документ создается согласно требованиям законодательства и подписывается всеми сторонами сделки. Сначала документами обмениваются поставщик и покупатель, и только после этого поставщик отправляет документы в факторинговую компанию.

При наличии неточностей или ошибок фактор может отказать или задержать оплату поставки, что делает услугу менее доступной. Если прибавить к этому затягивающиеся сроки доставки исправленных документов и время на принятие решения фактором, то получается, что клиенту приходится ждать довольно долго. Плюс не стоит забывать о нечастых, но все же случавшихся потерях бумажных документов. С учетом всего вышеописанного Русская Факторинговая Компания взяла курс на то, чтобы перевести факторинговый документооборот в электронный вид.

Данное решение было принято в 2015 году. Рассматривались несколько вариантов автоматизации, но окончательный выбор был сделан в пользу услуг оператора электронного документооборота, поскольку сервисы ЭДО уже обладают работающей платформой для обмена юридически значимыми электронными документами, а также предоставляют пакет дополнительных гарантий.
  В связи с этим Русская Факторинговая Компания приступила к выбору надежного провайдера в оказании услуг электронного документооборота. Требования к исполнителю были элементарны – гибкость, скорость и простота действий. Сервис Synerdocs оказался ответственным провайдером, который вошел в положение заказчика и его клиентов.
  Задачи проекта   Перед командой Synerdocs были поставлены две ключевые задачи:

Создание полноценной платформы для обмена электронными документами в рамках оказания факторинговой услуги. Сервис должен уметь пересылать документы с уступочными надписями, контролировать правильность оформления и юридическую значимость.

Разработка и внедрение максимально простой процедуры перехода на обмен электронными документами клиентам РФК. Подключение должно быть максимально простым и доступным, сопровождаться всеми необходимыми справочными материалами.

Эти задачи были поделены на более конкретные отрезки и структурированы по ключевым направлениям работ.

Старт проекта – апрель 2015, Завершение – сентябрь 2015
Команда от заказчика: 

Руководитель проекта Директор по продажам Разработчик Маркетолог Команда от Synerdocs: Руководитель проекта Специалист по продажам Разработчик Маркетолог Специалист технической поддержки

Как выглядел рабочий процесс изнутри

Все работы проходили с опорой на требования законодательства. Помимо общих нормативных актов, регулирующих обмен электронными документами, специалистам Synerdocs необходимо было учитывать регулирующее факторинг законодательство – это глава 43 ГК РФ. Так, в соответствии с п. 1 ст. 830 «Должник обязан произвести платеж финансовому агенту при условии, что он получил от клиента либо от финансового агента письменное уведомление об уступке денежного требования данному финансовому агенту, и в уведомлении определено подлежащее исполнению денежное требование, а также указан финансовый агент, которому должен быть произведен платеж».

В рамках технических доработок была создана возможность создания уступочной надписи, чтобы кредитор мог уведомить дебитора о том, что происходит переуступка права требования. Также была осуществлена разработка пересылки, чтобы кредитор смог переслать документы после того, как состоялся документооборот между кредитором и дебитором.

Создавая эти возможности, специалисты Synerdocs не должны были упускать из внимания множество нюансов. Например, нельзя пересылать документы с незавершенным документооборотом. Следовало учитывать, что для каждого Поставщика РФК создает индивидуальный счет, на который должны поступать деньги фактору от Покупателя. Этот счет должен указываться в уступочной надписи. И еще много других важных моментов.

Сейчас уступочная надпись указывается в информационном поле формализованных документов (счета-фактуры и ТОРГ-12). Она доступна и при работе с веб-клиентом, и в интеграционном решении 1С.

Уступочная надпись в веб-клиенте Synerdocs

В рамках задачи по упрощению процедуры перехода на ЭДО Русская Факторинговая Компания сама активно участвовала в подключении контрагентов и различными способами привлекала своих клиентов. Эта часть была самой сложной, поскольку в факторинге недостаточно, чтобы к ЭДО были подключены фактор и его клиент. Необходимо, чтобы в цепочке электронного документооборота, участвовали еще и контрагенты клиентов, так как именно между кредитором и дебитором происходит основной обмен. Каждое такое подключение – отдельный проект.

Совместно со специалистами Synerdocs были подготовлены маркетинговые материалы, презентации, инструкции по подключению, описание электронного факторинга. Проводились консультации по подключению и приобретению сертификатов электронных подписей.

Макет рекламного материала для РФК

Как выглядит электронный факторинг сейчас

Классическая схема факторинга с бумажными документами выглядит следующим образом:

1. Поставщик товара (кредитор) отгружает товар покупателю (дебитору), при этом в первичных учетных документах и в счетах-фактурах поставщик указывает уступочную надпись, цель которой – проинформировать покупателя об уступке денежного требования факторинговой компании (фактору).
2. Фактор финансирует до 95% суммы поставки.
3. Дебитор реализует товар и оплачивает поставку фактору.
4. Фактор оплачивает кредитору оставшиеся средства за вычетом факторинговой комиссии.

В электронном факторинге всё происходит точно так же, за исключением того, что отгрузочные документы формируются, отправляются и пересылаются в электронном виде. Время на отправку и стоимость самой отправки снижаются. Выглядит схема обмена документами по договору факторинга следующим образом:

Схема электронного факторинга

Итоги проекта

К сентябрю 2015 года на платформе Synerdocs был создан полнофункциональный инструмент обмена электронными документами в рамках оказания факторинговой услуги. Нам удалось максимально упростить процесс перехода на новую технологию.

Планы на будущее

На данный момент продолжаются совместные работы по подключению, а также доработки сервиса по пожеланиям, выдвинутым Русской Факторинговой Компании и связанным с процессом факторинга.

Источник.