
В плане внедрения информационных технологий компании финансового сектора считаются одними из передовых на рынке экономики. Их деятельность сильно завязана на быстром взаимодействии: оказание кредитных и финансовых услуг зависит от того, насколько оперативно и надежно выполняются внутренние бизнес-процессы. Отсюда и высокая потребность в их автоматизации.
Интересно и другое. Сами процессы оказания финансовых услуг довольно медленно оцифровываются. Это продиктовано тем, что обмен юридически значимыми электронными документами лишь недавно стал проникать в финансовую отрасль. Если к электронным платежам все давно привыкли, то переход к электронным кредитованию и факторингу еще только обозначился.
В России пока не так много компаний, готовых оказывать услуги в электронном виде. Поэтому Русская Факторинговая Компания (РФК, 1factor) стала одной из первых, кто перевел факторинг в электронный вид на платформе сервиса Synerdocs.
Любая компания, оказывающая финансовые услуги, стремится улучшать процессы и технологии взаимодействия с заказчиками. От этого напрямую зависит не только деловая репутация, но и позиция на рынке услуг. Разумеется, перевод факторинга на электронные документы – это серьезный шаг к модернизации сервиса, который позволит нашим клиентам быстрее и комфортнее получать финансирование, а значит, вкладывать новые ресурсы в свой бизнес без отсрочек.
Для перевода документов в электронный вид мы выбрали сервис Synerdocs. При выборе платформы мы, прежде всего, опирались на опыт специалистов и гибкость их подходов к работе с абонентами. В течение нескольких месяцев совместной работы мы получили слаженно работающий процесс обмена документами. Уверены, что его по достоинству оценят наши клиенты.Картина «до»: факторинг с бумажными документамиПри факторинге своевременность и правильность предоставления документов играет исключительно важную роль. Но процесс осложняется их значительным объемом. В 2015 году документооборот по факторингу в РФК составил 47 тысяч бумаг. При этом каждый документ создается согласно требованиям законодательства и подписывается всеми сторонами сделки. Сначала документами обмениваются поставщик и покупатель, и только после этого поставщик отправляет документы в факторинговую компанию.
Владимир Кузьма, директор по продажам Русской Факторинговой Компании (РФК)
При наличии неточностей или ошибок фактор может отказать или задержать оплату поставки, что делает услугу менее доступной. Если прибавить к этому затягивающиеся сроки доставки исправленных документов и время на принятие решения фактором, то получается, что клиенту приходится ждать довольно долго. Плюс не стоит забывать о нечастых, но все же случавшихся потерях бумажных документов. С учетом всего вышеописанного Русская Факторинговая Компания взяла курс на то, чтобы перевести факторинговый документооборот в электронный вид.
Данное решение было принято в 2015 году. Рассматривались несколько вариантов автоматизации, но окончательный выбор был сделан в пользу услуг оператора электронного документооборота, поскольку сервисы ЭДО уже обладают работающей платформой для обмена юридически значимыми электронными документами, а также предоставляют пакет дополнительных гарантий.
В связи с этим Русская Факторинговая Компания приступила к выбору надежного провайдера в оказании услуг электронного документооборота. Требования к исполнителю были элементарны – гибкость, скорость и простота действий. Сервис Synerdocs оказался ответственным провайдером, который вошел в положение заказчика и его клиентов.
Задачи проекта Перед командой Synerdocs были поставлены две ключевые задачи:
Создание полноценной платформы для обмена электронными документами в рамках оказания факторинговой услуги. Сервис должен уметь пересылать документы с уступочными надписями, контролировать правильность оформления и юридическую значимость.
Разработка и внедрение максимально простой процедуры перехода на обмен электронными документами клиентам РФК. Подключение должно быть максимально простым и доступным, сопровождаться всеми необходимыми справочными материалами.
Эти задачи были поделены на более конкретные отрезки и структурированы по ключевым направлениям работ.
Старт проекта – апрель 2015, Завершение – сентябрь 2015
Команда от заказчика:
Руководитель проекта Директор по продажам Разработчик Маркетолог Команда от Synerdocs: Руководитель проекта Специалист по продажам Разработчик Маркетолог Специалист технической поддержки
Как выглядел рабочий процесс изнутри
Все работы проходили с опорой на требования законодательства. Помимо общих нормативных актов, регулирующих обмен электронными документами, специалистам Synerdocs необходимо было учитывать регулирующее факторинг законодательство – это глава 43 ГК РФ. Так, в соответствии с п. 1 ст. 830 «Должник обязан произвести платеж финансовому агенту при условии, что он получил от клиента либо от финансового агента письменное уведомление об уступке денежного требования данному финансовому агенту, и в уведомлении определено подлежащее исполнению денежное требование, а также указан финансовый агент, которому должен быть произведен платеж».
В рамках технических доработок была создана возможность создания уступочной надписи, чтобы кредитор мог уведомить дебитора о том, что происходит переуступка права требования. Также была осуществлена разработка пересылки, чтобы кредитор смог переслать документы после того, как состоялся документооборот между кредитором и дебитором.
Создавая эти возможности, специалисты Synerdocs не должны были упускать из внимания множество нюансов. Например, нельзя пересылать документы с незавершенным документооборотом. Следовало учитывать, что для каждого Поставщика РФК создает индивидуальный счет, на который должны поступать деньги фактору от Покупателя. Этот счет должен указываться в уступочной надписи. И еще много других важных моментов.
Сейчас уступочная надпись указывается в информационном поле формализованных документов (счета-фактуры и ТОРГ-12). Она доступна и при работе с веб-клиентом, и в интеграционном решении 1С.

Уступочная надпись в веб-клиенте Synerdocs
В рамках задачи по упрощению процедуры перехода на ЭДО Русская Факторинговая Компания сама активно участвовала в подключении контрагентов и различными способами привлекала своих клиентов. Эта часть была самой сложной, поскольку в факторинге недостаточно, чтобы к ЭДО были подключены фактор и его клиент. Необходимо, чтобы в цепочке электронного документооборота, участвовали еще и контрагенты клиентов, так как именно между кредитором и дебитором происходит основной обмен. Каждое такое подключение – отдельный проект.
Совместно со специалистами Synerdocs были подготовлены маркетинговые материалы, презентации, инструкции по подключению, описание электронного факторинга. Проводились консультации по подключению и приобретению сертификатов электронных подписей.

Макет рекламного материала для РФК
Как выглядит электронный факторинг сейчас
Классическая схема факторинга с бумажными документами выглядит следующим образом:
- Поставщик товара (кредитор) отгружает товар покупателю (дебитору), при этом в первичных учетных документах и в счетах-фактурах поставщик указывает уступочную надпись, цель которой – проинформировать покупателя об уступке денежного требования факторинговой компании (фактору).
- Фактор финансирует до 95% суммы поставки.
- Дебитор реализует товар и оплачивает поставку фактору.
- Фактор оплачивает кредитору оставшиеся средства за вычетом факторинговой комиссии.
В электронном факторинге всё происходит точно так же, за исключением того, что отгрузочные документы формируются, отправляются и пересылаются в электронном виде. Время на отправку и стоимость самой отправки снижаются. Выглядит схема обмена документами по договору факторинга следующим образом:

Схема электронного факторинга
Итоги проекта
К сентябрю 2015 года на платформе Synerdocs был создан полнофункциональный инструмент обмена электронными документами в рамках оказания факторинговой услуги. Нам удалось максимально упростить процесс перехода на новую технологию.
Планы на будущее
На данный момент продолжаются совместные работы по подключению, а также доработки сервиса по пожеланиям, выдвинутым Русской Факторинговой Компании и связанным с процессом факторинга.