В любой организации существует два типа документов – стандартные (шаблонные) и нестандартные, при этом совокупные расходы на составление и согласование нестандартного документа больше, так как требуется привлечение дорогостоящих профильных специалистов на стадии создания документа и руководства на стадии согласования документа.

LanDocs КОНСТРУКТОР ДОКУМЕНТОВ позволит превратить типовую форму в гибкий шаблон, который может предусматривать различные варианты условий. Исчезает необходимость проводить согласование готовить записки-обоснования. Процесс создания документа в LanDocs КОНСТРУКТОР ДОКУМЕНТОВ следующий:

1. Специалист юридической службы создает опросник, который будет заполнять инициатор и загружает в систему базовый текст договора с учетом всех возможных формулировок отдельных пунктов.
2. Далее с использованием логических операторов он определяет какие положения договора будут включаться или исключаться при различных значениях опросника, а также какие значения будут подставляться в какие пункты договора. При этом система самостоятельно следит за тем, чтобы ссылки между пунктами договора были корректными.
3. Инициатор договора самостоятельно использует систему, чтобы сгенерировать текст договора исходя из своих потребностей, заполнив опросник, подготовленный на первом шаге.
4. Юридическая служба рассматривает договор по ускоренной процедуре, т.к. возможности изменять сам текст договора у инициатора нет, а все правила изначально прописаны и согласованы профессиональным юристом.

LanDocs КОНСТРУКТОР ДОКУМЕНТОВ может быть развернут локально в Вашей сети, тогда база гибких многовариантных шаблонов будет храниться на Вашем сервере, а доступ к ней может быть предоставлен удаленным подразделениям. То есть конкретному пользователю понадобиться любой интернет браузер (Internet Explorer, Chrome, Mozilla Firefox или Opera) и подключение по сети.

ФОРМИРОВАНИЕ ПАКЕТОВ ДОКУМЕНТОВ НА ОСНОВЕ МНОГОВАРИАНТНЫХ ШАБЛОНОВ

1. Автоматическое формирование документации, необходимой для оформления сделки или процедуры, происходит по следующей схеме.

2. Пользователь выбирает необходимый шаблон документа

3. В открывшемся документе отвечает на вопросы опросного листа

4. Шаблон автоматически формирует текст, соответствующий указанным условиям

5. Пользователь заполняет данные в полях ввода документа.

6. Также заполняются, при необходимости, опросные листы и данные других документов пакета. Данные вносятся один раз и автоматически перетекают между остальными документами пакета. Таким же образом данные сохраняются в справочниках (например, реквизиты в справочниках контрагентов, данные сотрудников и т.п.) и могут быть использованы в других документах LanDocs.

7. При необходимости, пользователь может прикрепить к документу необходимые файлы:

Теперь сформированный пакет документов можно сохранить.

Источник: landocs.ru