Как сообщается на сайте Международной организации по стандартизации (ИСО), 19 октября 2015 года был официально опубликован третий документ в серии стандартов ISO 30300 системы менеджмента документов. Это ISO 30302:2015 «Информация и документация - Система менеджмента документов – Руководство по реализации» (Information and documentation - Management systems for records - Guidelines for implementation), см. здесь и здесь .

Стандарт ISO 30302 входит в серию международных стандартов ИСО под общим названием «Информация и документация – Система менеджмента документов» (Information and documentation — Management systems for records, о ней см. также по ссылке ), включающую:

• ISO 30300:2011 «Информация и документация - Система менеджмента документов - Основные положения и словарь» ( Fundamentals and vocabulary ). Данный документ устанавливает терминологию, используемую в стандартах системы менеджмента документов (СМД), а также описывает цели, задачи и отдачу, получаемую от внедрения СМД;
• ISO 30301:2011 «Информация и документация - Система менеджмента документов – Требования ( Requirements ). Данный документ устанавливает требования, которые должны быть выполнены в случае, если организации необходимо подтвердить свою способность создавать и контролировать образующиеся в ходе её деловой деятельности документы в течение всего периода времени, пока сохраняется потребность в этих документах. В России стандарт адаптирован как ГОСТ Р ИСО 30301-2014 «Информация и документация. Системы менеджмента записей. Требования»;
• ISO 30302:2015 «Информация и документация - Система менеджмента документов - Руководство по реализации (Guidelines for implementation). Данный документ содержит указания и рекомендации по внедрению СМД.

Назначение стандарта ISO 30302 - дать практические рекомендации о том, как внедрить в рамках организации систему менеджмента документов, СМД (management system for records, MSR) в соответствии со стандартом ISO 30301:2011.

На практике внедрение СМД, как правило, выполняется в виде проекта. СМД могут внедряться как в организациях с уже существующими документными системами или программами, так и в организациях, впервые собирающихся ввести систематический и проверяемый подход к созданию и управлению документами. Рекомендации, содержащиеся в настоящем стандарте, могут быть использованы в обеих ситуациях.

При использовании данных рекомендаций необходимо проявлять гибкость, с учетом размера, характера и сложности организации и уровня зрелости СМД. Условия деятельности каждой организации уникальны, и ее специфические потребности будут направлять ход внедрения СМД. Для небольших организаций описанные в настоящем стандарте действия могут быть упрощены. Большие или сложно устроенные организации могут столкнуться с тем, что для эффективного внедрения и управления действиями, предусмотренными настоящим международным стандартом, может понадобиться многоуровневая организационная структура или системы управления.

Структура содержащихся в данном стандарте рекомендаций соответствует структуре ISO 30301. Рекомендации описываются те действия, которые следует выполнить для того, чтобы удовлетворить соответствующим требованиям ISO 30301, и то, как эти действия нужно документировать.

Для каждого пункта стандарта ИСО 30301 в данном стандарте описываются:

• Одна или несколько мер, необходимых для выполнения требований ISO 30301 – эти меры могут осуществляться последовательно, а некоторые из них нужно будет выполнять одновременно, на основе результатов одного и того же анализа контекста;
• Исходная информация для принятия мер - это отправные точки, которые, возможно, являются результатом предшествующих действий;
• Конечные результаты - итоги выполненных действий и/или подготовленные материалы.

Настоящий стандарт предназначен для использования руководителями, отвечающими за принятие решений о создании, охвате и внедрении систем менеджмента документов в своих организациях. От также должен использоваться лицами, отвечающими за внедрение и поддержку СМД. Концепции проектирования оперативных процессов управления документами основываются на принципах, установленных стандартом ISO 15489-1 «Информация и документация – Управление документами». Другие международные стандарты и технические отчеты, разработанные техническим подкомитетом ISO/TC46/SC11, являются основными инструментами для разработки, реализации, мониторинга и совершенствования документных процессов, систем и мер контроля и управления, и они могут быть использованы в сочетании с настоящим международным стандартом для реализации оперативных элементов СМД на детальном уровне.

Источник: Блог Наташи Храмцовской