Часть 1. Законодательство.

Полный переход на новые форматы первичных документов не за горами, операторы активно работают над их поддержкой. Я решила собрать как можно больше информации на эту тему и объединить всё в серии статьей: начну с описания законодательной базы, продолжу советами о применении новых форматов и закончу размышлениями о будущем.

Вспоминаем старые форматы

Какие форматы мы считаем старыми и почему?

1.   Форматы первичных учетных документов, утвержденные Приказом ФНС России от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172@ содержат соответственно формат товарной накладной ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг). С 1 июля 2017 года этот формат теряет свою силу в соответствии принятием Приказа ФНС от 20.05.2016 N ММВ-7-15/329.

2.   Форматы счета-фактуры и корректировочного счета-фактуры, утвержденные Приказом ФНС России от 04.03.2015 N ММВ-7-6/93@. В этом приказе утрачивают силу только некоторые части:

●    Абзац второй пункта 1 и приложение №1, которые содержат формат счета-фактуры. Отменяет их Приказ ФНС России от 24.03.2016 N ММВ-7-15/155@, который при этом утверждает новый формат – универсального передаточного документа (УПД), но об этом расскажем дальше.

●    Абзац третий пункта 1 и приложение №2, содержащие формат корректировочного счета-фактуры. Их отменяет Приказ ФНС России от 13.04.2016 N ММВ-7-158189@, одновременно утверждающий формат корректировки универсального передаточного документа (УКД).

Разбираем новые форматы

Первичные учетные документы

Отдельные форматы первичных учетных документов теперь утверждаются двумя приказами:

1.   Формат представления документа о передаче товаров при торговых операциях (ДПТ), утвержденный Приказом ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/551@.

2.   Формат представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) (ДПРР), утвержденный Приказом ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/552@.

Оба формата заменяют старые форматы –ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг) соответственно, и в то же время являются рекомендуемыми. Такой вывод можно сделать из Приказа ФНС от 20.05.2016 N ММВ-7-15/329, который прямо говорит о том, что старые форматы отменяются в связи с принятием приказов по форматам ДПТ и ДПРР.

УПД и УКД

Как я уже писала, формат УПД и УКД заменят форматы счета-фактуры и корректировочного счета-фактуры. С ними надо разобраться подробнее.

Электронный формат УПД официально называется «формат счета-фактуры и формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, в электронной форме» и утверждается Приказом ФНС России от 24.03.2016 N ММВ-7-15/155@.

Формат УКД – «формат корректировочного счета-фактуры и формата представления документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счет-фактуру» – утвержден Приказом ФНС России от 13.04.2016 N ММВ-7-15/189@.

Подробнее об УПД

Формат УПД выполняет 3 функции:

1.   Счет-фактура – СЧФ.

2.   Счет-фактура и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг) – СЧФДОП.

3.   Документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг) – ДОП.

В данном случае первичный документ может быть аналогом как ТОРГ-12, так и акта выполненных работ.

Аналогично и формат УКД выполняет 3 функции:

1.     Корректировочный счет-фактура – КСЧФ.

2.     Корректировочный счет-фактура и документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав – КСЧФДИС.

3.     Документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав – ДИС.

Функции электронного формата и статусы печатной формы УПД отличаются. Следующая таблица поможет вам разобраться, какие формы бумажных документов соответствуют разным вариантам электронных.

Получается, что на бумаге нормативно-правовой акт, утверждающий счет-фактуру, остался прежним, а для УПД и УКД появились письма с рекомендуемой печатной формой. В электронных же форматах счет-фактура перешел в формат УПД, а корректировочный счет-фактура – в формат УКД.

Вместо заключения

В этой статье я разобрала нормативно-правовые акты, которые утверждают, рекомендуют или отменяют форматы электронных первичных учетных документов и счетов-фактур. Получается, что все старые форматы нашли свое отражение в новых, а первичные документы даже несколько раз. На схеме как раз виден переход.

Часть 2. Особенности и отличия

Составные части формализованных документов

Прошлые форматы первичных учетных документов содержали в себе так называемые титулы: титул продавца и титул покупателя. В новых форматов от этого термина ушли, но сама схема работы осталась прежней: одна сторона отправляет файл информации продавца (исполнителя), а другая при необходимости файл информации покупателя (заказчика).

В таблице ниже вы можете увидеть, какие файлы формируются в зависимости от случаев применения документов.

Сформированные файлы будут отличаться в зависимости от вида документа, но суть остается прежней: все основные сведения о товарах и сторонах заполняются отправителем. Получатель же при необходимости, если от него требуется подпись, формирует файл со своей информацией: принят ли груз, есть ли претензии, данные о подписанте и доверенностях.

Кстати, это уже следующая особенность – необходимость формирования ответного файла. Как видно из таблицы, законодатель дает право не запрашивать подпись контрагента по некоторым видам документов. И действительно в ряде сделок, например, по оказанию услуг, подпись заказчика может не понадобиться. Если у вас именно такой случай, смело полагайтесь на введенные форматы.

Новые возможности исправления и корректировки

Ранее исправлять и корректировать можно было только счета-фактуры. Возможности новых форматов в этом плане шире.

Всего мы имеем три электронных формата первичных учетных документов, которые подробно разобрали в прошлой статье. Если раньше товарную накладную или акт исправлять было нельзя, то с появлением новых форматов это стало возможно. Схема работы такая же, как и со счетами-фактурами: в правильном документе нужно указать номер исходного документа и номер исправления.

Исправленный документ о передаче товаров

С корректировками ситуация немного другая, поскольку они используются для указания стоимостных изменений и влияют на расчет НДС. Выставить корректировку можно будет только к УПД.

Особенности подписания

Пожалуй, самые интересные нововведения произошли в части подписания формализованных документов и, если углубляться, по этой теме можно написать отдельную статью. Но сейчас мы коснемся самых основных изменений.

1.   Теперь первичные документы, счета-фактуры и УПД можно подписывать несколькими подписями. О том, реализовано ли это технически, абонентам лучше узнать у своих операторов ЭДО, но новые форматы разрешают ставить несколько квалифицированных ЭП.

2.   Просто поставить одну или несколько электронных подписей недостаточно, нужно указать информацию о подписанте, причем эту информацию нужно указывать как при подписании файла продавца (исполнителя), так и при подписании файла покупателя (заказчика), если его подпись требуется:

●    область полномочий, например, лицо, совершившее сделку или ответственное за подписание счетов-фактур, имеет закрытый перечень значений в зависимости от формата;

●    статус – то есть работником какой организации является подписант – тоже имеет закрытый перечень значений;

●    основание полномочий (доверия) – информация о документе, на основании которого лицо имеет право подписывать документ;

●    основание полномочий (доверия) организации – необязательное поле, заполняемое только тогда, когда подписант является работником иной уполномоченной организации.

Отметим, что к оформлению информации о подписанте теперь нужно относиться внимательнее. Например, в ситуации, когда за все действия отвечает одно лицо в вашей организации, подпись будет одна, область полномочий – «5», а статус – «1». Но если вы указали в УПД с функцией СЧФДОП (первичный документ и счет-фактура) в поле «Область полномочий» лицо, ответственное за подписание счетов-фактур, это значит, что должно быть и другое лицо, которое отвечает за свершение сделки и ее оформление.

Вместо заключения

В этой и предыдущей статьях мы рассмотрели теоретические основы работы с новыми форматами. Несмотря на множество изменений, суть осталась одна: по-старому можно работать как с первичными учетными документами и счетами-фактурами, так и с новым документом УПД.

Новые форматы при этом открывают более широкие возможности, дают гибкость, которой не было ранее. Кроме того, на официальных выступлениях представители ФНС обещают унифицировать еще больше документов, например, акты о расхождениях и договоры. Вероятно, это будут рекомендованные электронные форматы, а обязательными в ближайшем времени, как и раньше, останутся только счета-фактуры.

Но все это в будущем, а сейчас нужно научиться использовать новые электронные акты, накладные, счета-фактуры и УПД, поэтому в следующей статье мы рассмотрим, как правильно встроить рассмотренные форматы в процессы вашей компании, и каковы особенности работы с ними.

Часть 3. Сквозные процессы

УПД или накладные и акты?

Перед тем как приступить к работе с документами, определимся, какими же конкретно закрывающими документами в новых форматах нужно обмениваться контрагентам.

Согласно законодательству можно выделить несколько форматов первичных документов:

●    универсальный передаточный документ с функцией ДОП, который используется только как первичный документ;

●    универсальный передаточный документ с функцией СЧФДОП, который, кроме первичного документа, включает счет-фактуру;

●    документ о передаче товаров, который является аналогом ТОРГ-12 и используется для оформления торговых операций;

●    документа о передаче результатов работ, то есть акт выполненных работ, с помощью которого оформляются оказание услуг, выполнение работ.

Подробно о новых форматах и их соответствии старым можно почитать в первой статье серии.

Никаких четких инструкций по использованию формата первичных документов в законодательстве нет, поэтому при выборе нужно учитывать разные критерии: комплектом или отдельно отправляются документы, возможности учетной системы, какая дополнительная информация должна содержаться в документе.

Поскольку УПД в электронном виде – это многофункциональный документ, то проще использовать его. Поддерживать нужно будет не несколько форматов, а один гибкий. Например, если в компании первичный документ и счет-фактура всегда отправляются одним комплектом, удобно использовать новый формат УПД с функцией СЧФДОП. Вы всегда будете знать, что у вас один документ, а не два. В ситуации, когда нужно отправить их отдельно, сначала уйдет УПД с функцией ДОП, а затем УПД с функцией СЧФ.

С другой стороны, если ваша учетная система, интеграционное решение могут выгружать документ о передаче товаров, но еще не готовы выгружать УПД, то ничего страшного в этом нет.

Как и раньше, можно использовать неформализованные акты и накладные. Главное не забывать, что представлять в налоговую нужно будет их бумажные копии.

Особенности работы с новыми форматами

Стандартный процесс выглядит следующим образом: документы формируются в учетной системе, возможно, согласовываются, оправляются контрагенту, после чего мы ждем его ответа. С приходом новых форматов все остается так же, но при автоматизации процесса следует помнить о некоторых вещах.

Как работать с учетной системой

Во-первых, все уже используемые интеграционные решения нужно переводить на работу с новыми форматами.

Во-вторых, в учетной системе (для примера возьмем 1С) разделяются счета-фактуры и реализация товаров (услуг, имущественных прав). И даже если вы формируете один УПД с функцией СЧФДОП, карточки документов в 1С все равно будут разными, это можно увидеть на следующей схеме:

А так выглядит формирование комплекта отдельных документов:

То есть необходимо учитывать следующие моменты:

●    в каких случаях будут формироваться УПД, а в каких – документы о передаче товаров, если вам нужно разделять их применение;

●    откуда брать номер и дату документа, подписи (кстати, в соответствии с форматом номер и дата УПД берутся именно из счета-фактуры);

●    если отправляется комплект из двух документов, то они должны быть связаны между собой.

Все те же самые моменты нужно учитывать и при получении входящих формализованных документов.

Например, вариант реализации загрузки и выгрузки первичных документов из учетной системы может быть таким:

Не стоит забывать об исправлениях и корректировках – в учетной системе для них есть отдельные карточки.

Если говорить о визуальном представлении, то можно добавить в общие настройки и (или) в настройки карточки документа выбор, как выгружать реализацию и счет-фактуру: одним УПД или комплектом из двух документов, при этом оба из них могут быть отправлены в одном сообщении и связаны между собой.

В итоге для бухгалтера, работающего с учетной системой, ничего не изменится. Он как работал с реализацией товаров и услуг (в разных учетных системах эта сущность может называться по-разному) и счетом-фактурой, так и будет с ними работать. А те, кто обрабатывают сам документ, просто будут видеть один универсальный передаточный документ. Все преобразования сделает интеграционное решение.

Кто должен подписывать новые первичные документы?

Пропустим процесс согласования, так как он останется прежним. Сразу коснемся подписания. Раньше формализованные документы предполагали только одну электронную подпись. Теперь подписантов может быть больше – об этом мы уже говорили. Это означает, что для каждого подписанта нужно приобретать отдельный сертификат квалифицированной электронной подписи, выделять рабочее место с возможностью просмотра документов и со средством криптографической защиты информации. Это может быть как веб-клиент оператора ЭДО счетов-фактур, так и внутренняя система, например, СЭД, если сотрудник участвует в согласовании.

Но установка и настройка рабочего места для каждого подписанта могут быть нецелесообразными, если, например, нужна подпись сотрудника склада, а таких сотрудников и складов в компании много. Еще один вопрос при множественном подписании – большая текучка кадров, ведь каждый раз нужно приобретать новые сертификаты ЭП. В этом случае будет проще оставить схему с одним подписантом.

Также не стоит забывать, что использовать множественное подписание нужно корректно:

●    после подписания изменять документ нельзя, так как он утратит юридическую силу, и придется создавать новый, то есть проще документ сначала согласовать, а потом подписывать;

●    если, например, входящий документ подписал только ответственный за оформление, это еще не значит, что документ считается полностью принятым, ведь остались еще другие ответственные (см. таблицу 5.28 формата УПД);

Зато есть плюс для тех, кто работает с удаленными бухгалтериями или складами. Теперь их подписи можно указать отдельно и ответственность, например, за оформление свершившегося события и за саму сделку, будут разделены.

Чтобы использовать все возможности подписания документов в новых форматах, нужно уточниться у вашего оператора ЭДО, поддерживает ли он их.

Вместо заключения

Практика использования новых форматов еще не устоялась. С течением времени станет понятно, какие из форматов первичных документов будут пользоваться популярностью, а какие нет; насколько актуально множественное подписание со всеми его возможностями; действительно ли используются все нововведенные поля? А пока нужно внимательно учитывать все требования форматов и максимально использовать их возможности.

Автор: Анастасия Щепина

Источник: ECM-Journal