Пожалуй, самая неурегулированная законами область в части электронных документов – это хранение. Данный вопрос не всегда рассматривают среди первых, но после начала внедрения электронных документов он, скорее всего, возникнет. Рассмотрим основные вопросы.
Хранение электронных документов
Где и как хранить документы с обеспечением их юридической силы?
Технологии развиваются очень стремительно, и нет гарантий, что вы сможете открыть и просмотреть документ, созданный 10 лет назад. Меняются форматы, носители, просмотрщики. Поэтому оригиналы документов с требованиями к долговременному хранению (более 10-15 лет) стоит создавать и хранить в бумажном виде так, как мы привыкли.
А вот оригиналы документов, имеющие не такой большой срок хранения (счета-фактуры, например), проще создавать и хранить в электронном виде. Причем лучше в формате, который не требует специальных средств для просмотра (например, XML или PDF/A). Но в любом случае, хранить электронный документ нужно в том формате, в котором он создавался и обязательно с электронной подписью и сертификатом ключа проверки электронной подписи.
Местом хранения может быть локальное хранилище, в том числе с использованием специализированных решений, которые помогут с упорядочиванием, поиском и разграничением прав доступа к документами. Также они помогут упростить работу и с бумажными документами. Главное, о чем нужно помнить, это регулярные резервное копирование данных на разные носители, их проверка и замена.
Также сейчас получает широкое распространение облачное хранение. Такую услугу, кстати, могут оказывать и операторы ЭДО счетов-фактур. О резервном копировании данных, замене носителей и безопасности ваших документов позаботится уже центр обработки данных, в котором будут храниться документы.
Как доказать действительность ЭП спустя несколько лет?
В соответствии со ст. 11 ФЗ от 06.04.2011 № 63 «Об электронной подписи» одним из признаков действительности квалифицированной ЭП является действительность квалифицированного сертификата на момент подписания электронного документа (при наличии достоверной информации о моменте подписания электронного документа) или на день проверки действительности указанного сертификата, если момент подписания электронного документа не определен. Сам квалифицированный сертификат выдается на 1 год. Без специальных решений, проверить действительность сертификата ЭП спустя, например, 5 лет нельзя. Решением вопроса является так называемая усовершенствованная электронная подпись. Она включает в себя штамп времени, доказывающий факт существования ЭП документа в момент подписания и доказательства действительности сертификата.
Выездные налоговые проверки и выемка документов
Мы храним документы для того, чтобы можно было спустя какое-то время доказать с их помощью факт совершения хозяйственных операций. И наиболее вероятные ситуации, когда нужны подобные доказательства, тоже не очень урегулированы законом, - это выездные налоговые проверки и выемка.
Как подготовиться к выездной налоговой проверке?
О выездных налоговых проверках мы уже говорили, поэтому лишь коротко напомню, что правила проверки одинаковы как для электронных, так и для бумажных счетов-фактур (см. Письмо ФНС России от 25.07.2013 № АС-4-2/13622 "О рекомендациях по проведению выездных налоговых проверок").
Инспектору нужно обеспечить доступ к электронным документам (см. п. 12 ст. 89 Налогового Кодекса РФ). Для этого можно выгрузить документы из учетной системы на съемный носитель и загрузить непосредственно на компьютер, за которым будет сидеть инспектор. Если позволяет ваша учетная система, можно предоставить доступ только к тем документам, которые будут затребованы. О подобной услуге вы можете также попробовать попросить оператора электронного документооборота. Но на деле, скорее всего, электронные документы, составленные по форматам ФНС, будут истребоваться по телекоммуникационным каналам связи (см. п. 2 ст. 93 Налогового Кодекса РФ).
Что помнить при выемке?
На вопросы о выемке электронных документов налоговые органы не дают однозначных ответов. Некоторые местные инспекции говорят об изъятии жесткого диска. Но среди нужных документов на диске может быть множество тех, которые отношения к проверке не имеют, что противоречит п. 5 ст. 94 Налогового кодекса РФ.
Кроме того, документы можно выгрузить на съемный носитель информации, например, флеш-карта или диск.
В целом, наиболее логичным и правильным способом получения электронных документов является механизм истребования и представления их через ТКС. В конечном итоге обмен электронным документами должен исключить такое понятие как «выемка».
Но сейчас о выемке не стоит забывать. И лучше сразу спросить у инспекции, как они представляют себе проведение выемки и, возможно, заранее предложить вариант изъятия на съемном носителе.
Если позиция инспекции жесткая и будет изыматься, например, жесткий диск, то не забывайте о резервном копировании документов на разные носители. Это позволит сохранить документы в компании и работа не встанет из-за отсутствия информации.
Представление электронных документов в ФНС.
Казалось бы, здесь уже все понятно и решено. На самом деле остался небольшой вопрос: как же представлять электронные документы, которые созданы не по форматам ФНС?
На эту тему есть несколько писем Минфина, например, от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1 и от 11.01.2012 № 03-02-07/1-2. Если истребуемый документ составлен в электронном виде не по форматам ФНС, представление документа производится на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью.
Подводим итог
Как видите, практика творит чудеса – даже на самые сложные вопросы всегда можно найти ответы. Как конкретно? Вот несколько советов, что делать, если по вашему вопросу нет ответа в законодательстве:
- Руководствуйтесь общими положениями законодательства и существующими разъяснениями. Например, на сайте ФНС есть раздел с разъяснениями, обязательными для применения налоговыми органами. На письма из этого раздела можно ссылаться при спорах, так как, в отличие от общего правила, они носят обязательный, а не рекомендательный характер.
- Определите четкие и детальные правила в своих локальных нормативных актах или соглашениях.
- Обращайтесь за разъяснениями в государственные органы. Например, в ФНС это можно сделать через специальный онлайн-сервис.
Следующий законодательный барьер в обмене электронными документами – это внутренние противоречия. Даже в мелочах нестыковки становятся камнем преткновения, а уж в глобальных вопросах они тем более могут запутать пользователей сервисов обмена электронными документами. Начнем с мелочей.
Одна подпись или несколько?
Вопросы возникают, когда нужно ставить подписи на документ. Во время перехода к электронным документам мы все равно поначалу мыслим понятиями бумажных процессов.
Например, в бумажной товарной накладной может быть и три, и пять подписей. А в электронной – по одной с каждой стороны. Сразу появляются вопросы: «Почему?», «Как же так?», «Как быть?»
Пример подписей на бумажной товарной накладной:
Здесь нужно понимать, что на самом деле это не противоречие, а всего лишь другая, пока непривычная нам, логика работы с электронными документами. В формализованном счете-фактуре – одна подпись продавца, в товарной накладной и акте выполненных работ – по одной подписи продавца и покупателя.
Если вам важно, чтобы на товарной накладной были подписи лиц, которые участвуют в приемке товара, то сделать это можно с помощью внутреннего согласования. ФИО этих лиц можно указать непосредственно в товарной накладной, в соответствующем поле. Также можно поставить электронные подписи этих лиц. А вот уйдет вашему контрагенту только самая главная подпись – руководителя, либо лица, уполномоченного на подписание таких документов.
Пример печатной формы электронной товарной накладной:
Отметка о подписании электронной подписью на бумажной копии электронной товарной накладной:
Правила заполнения или требования форматов?
При создании форматов документов законодатели не предусмотрели некоторые моменты, связанные с правилами заполнения счетов-фактур, утвержденными Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Поначалу эти противоречия не кажутся критичными, но на практике у ответственных бухгалтеров возникают вопросы.
К примеру, по правилам заполнения счетов-фактур на выполненные работы (оказанные услуги) в строке 3 «Грузоотправитель и его адрес» ставится прочерк. Так мы привыкли работать на бумаге. В соответствующем поле электронного счета-фактуры формат не предусматривает такого символа как прочерк (Таблица 4.7 Приложения № 1 Приказа ФНС РФ от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@). Пока нет соответствующих разъяснений или поправок, мы рекомендуем соблюдать требования форматов электронных документов. Это будет гарантом того, что ваши электронные счета-фактуры пройдут проверку на соответствие форматам при представлении их в налоговый орган. Могут возникнуть и ошибки, не противоречащие требованиям форматов. В этом случае не забывайте, что ошибки, не препятствующие налоговым органам идентифицировать продавца, покупателя, сумму налога, налоговую ставку и стоимость, не являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога (п. 2 ст. 169 Налогового Кодекса РФ).
Кстати, налоговые органы не бездействуют в таких ситуациях. Например, изначально в поле «Стоимость» было допустимо только два знака после запятой. По просьбе бизнеса были внесены изменения в форматы, и теперь в этом поле допускается 11 знаков после запятой.
Отраслевое или федеральное законодательство?
Мы подошли, пожалуй, к самому интересному вопросу в этой части: противоречия между отраслевым и федеральным законодательством. Самая большая часть вопросов связана с тем, что многие компании с отраслевой спецификой не имеют возможности выставлять счета-фактуры в пятидневный срок, при этом причина кроется именно в законодательстве.
Рассмотрим пример с энергосбытовыми компаниями. В соответствии с п. 192 Правил оптового рынка электрической энергии и мощности, утвержденных Постановлением Правительства от 27.12.2010 N 1172, сбытовые компании получают данные, которые они в дальнейшем используют для формирования счетов-фактур своим клиентам, только к 10 числу месяца, следующего за расчетным периодом. Эти 10 дней уже являются нарушением 5-дневного срока выставления счетов-фактур. Исправить это мы сами не можем, поэтому посмотрим, в каком направлении двигаться, чтобы снизить риски и обратить внимание государственных органов на возникший вопрос.
В случае противоречий нужно руководствоваться нормативно-правовыми актами, обладающими большей юридической силой. В данном случае это Налоговый Кодекс. Но в ситуации с энергосбытовыми компаниями это не поможет быстро решить проблемы, поскольку процесс обмена документами уже выстроен довольно жестко, поэтому посмотрим, что еще можно предпринять.
Очень важно знать мнение ФНС, Минфина и судов по этому поводу. Для этого нужно изучать письма и судебную практику. В вопросе выставления счетов-фактур в срок налоговые непреклонны. Однако не стоит забывать, что пока ответственности за несоблюдение пятидневного срока нет, если это не повлекло за собой других правонарушений.
Не менее важно самим писать письма с вопросами в соответствующие инстанции. Кроме того, не забывайте задавать вопросы местным инспекциям, ведь именно с ними в конечном итоге вам предстоит взаимодействовать. В целом хочется верить, что законодательные органы, прежде чем продумывать ответственность за несоблюдение срока выставления счетов-фактур, сначала сделают их более реальными.
Подведем итог
Самое главное правило при противоречиях в законодательстве – это использование нормативно-правовых актов, обладающих большей юридической силой. Но по разным причинам это правило может не работать. Поэтому второе главное правило – обращать внимание соответствующих инстанций на противоречия. В конце концов, кто, как не они, смогут дать разъяснения и взять на заметку наши вопросы. Кроме того, сейчас много внимания уделено совершенствованию законодательства в части обмена электронными документами.
Источник: ECM-Journal
