Ситуация до внедрения LanDocs
Большая часть документов регистрировалась в имевшейся на тот момент СЭД, но движение документов осуществлялось только в бумажном виде с прикрепленным листом резолюции для Руководителя (например, Исполнительного директора). Исполнительный директор на листе резолюции ставит пометку напротив ФИО исполнителя и заверяет лист резолюции своей подписью. Разве это можно назвать системой электронного документооборота?
Исходящая корреспонденция готовится в подразделениях. Регистрация в имеющейся СЭД велась в канцелярии по порядку номеров с начала года. Если Исполнителя нет в системе, то его не могут внести при регистрации документа. Естественно, что это обнаруживается только в процессе регистрации и сотрудники тратят время на добавление и перерегистрацию.
Но это не все трудности, с которыми мы сталкивались, используя коробочную СЭД. Так, например, если после наложения Резолюции получалось 5 Исполнителей, создавалось 5 копий документа. То есть от бумажного документооборота мы не избавились. Документы терялись, и поэтому всегда направлялись скан копии, а это тоже требует времени сотрудников.
Не было выстроенной структуры документов и настроенных процессов. Не было единого стандарта регистрации документов. Зачастую сложно было проследить историю работы с документом, если она велась не в электронной почте. Поиск документов занимал очень много времени, особенно если он был потерян в бумажном виде. Мы не могли контролировать исполнение поручений и не видели никакой отчетности в СЭД.
Почему мы решили выбрать другую СЭД
Мы поняли, что использовать ненастроенное решение неэффективно, развитие коробочной СЭД требовало столько же времени и денежных средств, как внедрение новой. Мы решили посмотреть на рынок СЭД и не только выбрать систему, но и найти специалистов с соответствующей компетенцией и опытом внедрения.
Требований к системе было много, но среди основных выделим два:
- Привести в порядок процессы работы с документами:
- входящие документы (в т.ч. обращения граждан);
- исходящие документы (в т.ч. ответы на обращения граждан);
- организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания, протоколы и другие);
- служебная переписка;
- договорная работа
- Настроить рабочее место руководителя. Максимально автоматизировать работу с сообщениями, выдачей резолюций и получением отчетов по исполнению заданий.
Мы рассмотрели несколько решений, но только компания ЛАНИТ пошла на наши условия и предоставила оценку проекта, основанную на совместно разработанном техническом задании до подписания договора. Интерфейс нам понравился, а опыт уже реализованных проектов не оставлял сомнений в широких функциональных возможностях LanDocs.
Как проходило внедрение LanDocs
Мы сформировали рабочую группу, в которую вошли специалисты со стороны ЛАНИТ, сотрудники комбината, задействованные в процессе делопроизводства и документооборота, и руководство комбината. При этом отмечу, что руководство комбината принимало активное участие. Связано это было с тем, что на этапе обследования выяснились дополнительные требования по настройке АРМ Руководителя, а также нас интересовала периодическая отчетность, фильтрация, поиск документов. То есть все то, что было затруднено при работе с бумажными вариантами. Поэтому Руководство АХК «держало руку на пульсе» на протяжении всего проекта.
Не знаю, поэтому или нет, но в процессе внедрения LanDocs мы не выбились из календарного плана ни на одном этапе и, более того, успешно завершили проект раньше планируемого срока.
Как стало после внедрения LanDocs
После внедрения СЭД на базе LanDocs мы увидели существенные изменения в документообороте нашего комбината. Мы реально сократили обращение бумажных документов! Более того, мы смогли:
- Обеспечить единую регистрацию документов.
Исключили перерегистрацию документов в разных подразделениях. Удалось привести всю регистрацию документов к единой концепции, а документы к единой структуре, исключить копирование документов, потери документов. Мы навели порядок с документами, обеспечили своевременное исполнение.
- Сократить сроки согласования документов.
Мы смогли регламентировать согласование и исполнение поручений по документу, обеспечили контроль исполнительской дисциплины.
- Формализовать процессы работы с документами.
У пользователей появилось понимание своей роли в процессе работы с документами, что привело к снижению ошибок и потерь документов.
- Обеспечить быстрый поиск документов.
Наши сотрудники получили не просто быстрый, но еще и удобный поиск. Увеличилась скорость работы с документами в комфортной для пользователей среде.
- Получить прозрачную отчетность.
Мы смогли контролировать исполнение поручений и повысить исполнительскую дисциплину за счет настроенных под требования руководства отчетов. Сотрудники теперь не тратят рабочее время на ее периодическое формирование, все видно в системе.
Принципиальное отличие двух проектов внедрения СЭД в нашем комбинате – профессиональный уровень внедренцев. Если в первый раз нам поставили коробочное решение и показали, как нужно работать, а в результате мы получили неудобное хранилище документов, которое не отменяло движение бумажных документов и даже усложняло процессы, то специалисты ЛАНИТ провели полноценный аудит нашей работы с документами, разработали техническое задание на реализацию наших основных требований, проконсультировали во всех проблемных вопросах, оптимизировали процессы и предложили варианты автоматизации, которые были нами согласованы. В результате мы получили решение, устраивающее пользователей всех уровней, решение, в котором удобно работать, решение, благодаря которому ускорились процессы, и снизился бумажный документооборот.
Мы имели негативный опыт использования коробочного продукта одного из популярных разработчиков СЭД, но создание решения на базе платформы LanDocs существенно ускорило работу сотрудников с документами, а также обеспечило более удобный доступ к данным. Благодаря разработанным отчетам, руководство ФКП АХК получило возможность контролировать исполнительскую дисциплину и оперативно принимать управленческие решения.
Источник: www.landocs.ru.