Как следует из технического задания предприятия, по сути речь идет о замене действующей СЭД DocsVision, внедренной в 2011 и модернизированной в 2013 году, на новую платформу. Необходимость замены СЭД в "Почте" объясняют серьезной нестабильностью ее работы, что выражается в снижении производительности, ежедневных инцидентах по нарушению работоспособности системных процессов и процессов согласования.
Причиной нестабильности на предприятии видят то, что действующая СЭД не была рассчитана на подключенный объем пользователей. Архитектура информационной системы проектировалась и разрабатывалась по принципу централизованного учета документов аппарата управления из расчета 500-800 пользователей, а по состоянию на 2016 год объем работающих в СЭД пользователей увеличился в 1,6 раз до 1300 человек.
Кроме того, была выявлена необходимость автоматизации процессов согласования внутренних документов "Почты России" между всеми структурными подразделениями, включая филиалы, почтамты и планируемые макрорегионы.
«С целью решения выявленных проблем и потребностей необходима значительная модернизация системы электронного документооборота, что требует пересмотра архитектуры СЭД ФГУП "Почта России" в целом и выбора новой платформы в частности, говорится в ТЗ»
"Почта России" готова вложить почти 200 млн рублей в обновление системы электронного документооборота
Согласно ТЗ, количество пользователей новой системы может достигать 40 тысяч.
Начальная цена контракта была определена в размере 194,3 млн рублей, из которых 117,6 млн предполагается заплатить за работы по модернизации, 76,7 млн - за лицензии на программное обеспечение.
Для определения начальной цены "Почта" направила запросы в компании "АйТи", "Ай-Теко", Directum, "1С" и ЭОС, а затем вычислила среднее арифметическое между их предложениями.
Срок реализации проекта - 455 дней с даты заключения договора. Победитель тендера должен быть выбран в июне 2016 года.
Среди требований к СЭД в техзадании отмечается, что она должна быть реализована на программном обеспечении, включенном в реестр российского программного обеспечения. По состоянию на май 2016 года в нем содержится целый ряд продуктов этого класса, в частности, "1С.Документооборот", "Дело", Directum, "Е1 Евфрат", "М1:ЕСМ Платформа" (на базе EMC Documentum) и др.
Новая СЭД "Почты России" должна быть интегрирована с системой электронного документооборота Минкомсвязи, которое использует продукт "Практика", разработанный татарстанской компанией "Системы документооборота". По состоянию на 10 мая 2016 года "Практика" в реестре российского ПО отсутствует.