Какие задачи в области автоматизации работы с документами вам чаще всего приходилось решать у заказчиков в 2017 году?
По данным нашей компании, в обращениях заказчиков по-прежнему лидируют основные задачи по организации документооборота и информационных потоков – внутренних и внешних. Стало больше запросов на организацию внешнего взаимодействия с информацией, т.е. настройка корректного доступа к документам и файлам для партнеров, подрядчиков или внештатных сотрудников. Здесь компаниям важно обеспечить безопасность критичной информации и правильно разграничить доступ к определенному контенту разным категориям пользователей.
Еще один популярный и классический запрос – это решение задач по согласованию документов. Такую тенденцию подтверждает и глобальный опрос аналитиков IDC за 2017 год, который показал, что около 30% компаний переживают цифровую трансформацию документооборота на уровне автоматизации ручных и базовых процессов.
У российских заказчиков усиливается интерес к установлению связей между структурированными данными из транзакционных систем (ERP, CRM) и неструктурированным контентом, который хранится в разных местах: в ECM-системах, облачных сервисах, папках.
В 2017 году мы отметили больше запросов на облачный вариант системы M-Files. Такой вариант системы управления информацией особенно подходит компаниям с распределенными офисами и мобильными сотрудниками.
Какие уникальные задачи перед вами ставили заказчики в 2017 году?
Для нас в этом году был новым проект, в котором требовалось организовать сковозной электронный документооборот с контрагентами. Для настройки внешнего обмена документами нужно было интегрировать ECM-систему M-Filesс несколькими операторами ЭДО и с ERP-системой заказчика. В результате мы создали универсальное решение, которое позволяет использовать систему M-Files в качестве связующего звена между различными провайдерами услуг ЭДО и внутренними учетными системами организации.
Еще в течение прошлого года мы начали несколько проектов по внедрению без личных встреч с клиентами. Все работы, совещания и взаимодействие проходят в удаленном режиме. Для нас это показатель того, что заказчики все больше доверяют технологиям и готовы к облачным услугам и мобильному взаимодействию. Наш опыт показывает, что удаленно можно выстроить эффективную и доверительную работу с заказчиком.Какие значимые для вас проекты были реализованы в 2017 году?
Один из проектов, который мы завершили в 2017 году, – внедрение системы M-Filesв компании RTGGroup. Компания работает в 7 странах Европы и Азии и занимается подбором персонала и обучением. Ранее в офисах компании использовали другую систему, которая перестала отвечать требованиям растущей компании по функционалу и была неудобной в использовании. Поскольку компания географически распределена и продолжает расширять свою деятельность на другие страны, сотрудникам стало сложно организовать эффективную совместную работу с документами и другими корпоративными данными. К поиску новых решений привел также длительный процесс согласования документов.
Руководство компании выбрало облачную версию системы M-Filesиз-за быстрого старта работы, легкой масштабируемости решения, небольших первоначальных инвестиций, простой организации доступа из любой точки в любое время.
В рамках проекта мы настроили процессы согласования документов внутри компании и внешний электронный документооборот с контрагентами, а также интегрировали ECM с ERP-системой и файловым хранилищем.
По результатам внедрения, длительность согласования договоров сократилась на 50%, длительность согласования счетов уменьшилась на 67%, срок подготовки ежемесячной отчетности сократился на 5 дней. Пользователи отметили удобство работы с системой.
Какие тенденции на рынке СЭД вы можете отметить?
По нашим наблюдениям, клиенты на российском рынке ориентируются на внедрение проблемно-ориентированных СЭД/ECM-решений для выполнения конкретных задач: согласования договоров; согласования закупочных документов; управления задачами и поручениями; управления проектами, организации документооборота с контрагентами. Это объясняется более вдумчивым подходом менеджмента к целям внедрения таких систем. Заказчики хотят получить измеримое улучшение после внедрения.
За последний год мы отмечаем рост интереса заказчиков к инструментам аналитики бизнес-показателей. Это связано с тем, что в ECM и других системах компании, через которые проходят основные бизнес-процессы, накапливается большой массив данных. Технологии бизнес-аналитики помогают собрать данные, структурировать и отобразить в понятном графическом представлении.
Наиболее востребованными на рынке остаются простые аналитические инструменты, которые интегрируются в ECM-систему. Нашим клиентам мы предлагаем ECM-решения M-Files, которые структурируют любой корпоративный контент при помощи метаданных. Для анализа и визуализации данных используем инструменты аналитической платформы Power BI от компании Microsoft.
Отдельно можно выделить глобальную тенденцию цифровой трансформации бизнеса, которая затрагивает все ИТ-рынки. Компании стараются выстроить новые стратегии развития в цифровом мире, и главной опорой в этом выступают информационные технологии. Системы становятся интеллектуальнее, разработчики используют все последние технологические наработки – компоненты искусственного интеллекта, аналитику, мобильность, облака, большие данные.
В процессе цифровой трансформации происходит переосмысление старых понятий. Изменяется и подход к управлению информацией в бизнесе. Аналитики, эксперты и поставщики ИТ-решений пересматривают методы и подходы в управлении корпоративной информацией, что отражается на развитии ECM-технологий. Набирает обороты концепция интеллектуального управления информацией: когда компания не привязана к одной системе для хранения всей информации. Информация хранится «в естественной среде», в разных системах, хранилищах, папках, локально и в облаках, а для управления и поиска используется платформа, которая объединяет все эти места хранения.Какие планы по развитию на 2018 год?
В 2018 году мы планируем развивать наши ECM-предложения в двух направлениях: решения для интеллектуального управления информацией и решения для автоматизации базовых процессов и документооборота.
В начале этого года мы анонсировали выход новой версии системы M-Files 2018, которая представляет собой платформу интеллектуального управления информацией следующего поколения. В отличие от традиционных систем управления документами и контентом M-Files объединяет системы, данные и информацию в компании без миграции данных и перестройки действующих систем и процессов. Пользователи работают с информацией, которая хранится в разных системах, включая сетевые папки, SharePoint, сервисы обмена файлами, ECM-системы, CRM, ERP и другие бизнес-системы. При этом доступ к информации организован через единый интерфейс M-Files. Платформа M-Files 2018 использует технологии искусственного интеллекта, чтобы помочь пользователям автоматически анализировать, классифицировать документы и искать информацию из любых корпоративных источников.
Второе важное для нас направление в ECM– это решения на базе M-Filesдля ежедневных задач по управлению документами и контентом и автоматизации простейших процессов. У нас есть решения для обслуживания HR-отдела, согласования договоров, управления проектной документацией, согласования внутренних закупок, управления документами по качеству. Мы предлагаем их, когда клиенты приходят с конкретной проблемой, и им нужно максимально конкретное решение.
Еще одно направление, которое мы продолжим развивать – это внедрение инструментов аналитики данных и бизнес-показателей. В сегодняшних реалиях аналитика становится ключом ко всем данным, которые «заперты» в разных системах компании. Без аналитики данные просто накапливаются и не приносят пользу бизнесу.
В 2018 году мы продолжим сотрудничать с компанией ABBYY. В прошлом году производитель системы M-Filesи российская компания ABBYY заключили технологическое партнерство. В новой версии системы M-Files 2018 используются интеллектуальные технологии ABBYYдля понимания и анализа текстов на естественном языке. У компании FTSесть планы на использование других перспективных технологий ABBYYдля проектов внедрения.
