Независимо от своих размеров любая организация со временем обрастает всевозможными документами: по мере развития бизнеса количество обязательной и необходимой документации возрастает и, казалось бы, на рутинную работу уходит большая часть рабочего времени.
Естественно, традиционный бумажный документооборот более привычен и понятен даже несмотря на откровенные недостатки. И если раньше тенденция перехода на автоматизированные системы управления контентом наблюдалась среди крупных компаний, то сейчас все активнее подключается средний и малый бизнес (СМБ). Однако есть ряд особенностей электронного документооборота для этого сегмента: скорость приятия решений, быстрота изменения ситуации, более короткий период возврата инвестиций и большая «универсальность сотрудников».
В таких компаниях внедрение СЭД нацелено в первую очередь на повышение эффективности реальных бизнес-процессов, являющихся ключевыми для компании. Иными словами, при внедрении системы они автоматизируют документ не канцелярский, а сопровождающий основную деятельность и приносящую прибыль.
У многих средних предприятий, как правило, нет опыта работы в СЭД, либо он незначительный. Например, ранее они использовали свои разработки на основе другой системы или бесплатные продукты имеющие не полный функционал по работе с контентом (CRM, электронная почта и т.д.).
Собственно этот факт оказывает влияние на то, как будет проходить выбор, какие будут требования и на что будет обращено особое внимание.
Каков портрет компании сектора СМБ, о которой будем говорить ниже? Чаще всего это компании с численностью сотрудников от 50 до 500, в которой инициатива по автоматизации исходит от руководителей подразделений либо авторитетных сотрудников, знающих современные тенденции и желающих упросить свою работу. В большинстве из них нет штатных ИТ-специалистов либо же они загружены другой работой и времени на сопровождение нового программного обеспечения у них может не быть. Тут же стоит упомянуть о стоимости – любые существенные траты могут отразиться на «жизненном тонусе» компании.
Кроме того средний и малый бизнес при выборе системы можно разделить на два типа:
-
Заказчики, желающие быстро закрыть конкретную задачу. Например, согласование договоров или организация электронного архива;
-
Организации, подбирающие систему под бизнес-процессы компании.
Но, несмотря на это деление, требования, предъявляемые к СЭД, в целом у них совпадают. Давайте рассмотрим основные рекомендации для среднего бизнеса при выборе системы документооборота.
Простота настройки
Система должна быть легкой в эксплуатации и сопровождении, чтобы при отсутствии штатного ИТ специалиста систему мог настроить бизнес пользователь.
Интуитивно понятный интерфейс
Интерфейс должен быть дружественный и понятный, чаще всего напоминая почтовых клиентов для быстрой адаптации пользователей. Важность этого пункта еще в том, что он позволяет сократить расходы на обучение сотрудников: если интерфейс системы интуитивно понятный – сотрудники вполне могут самообучаться.
Цена
Пожалуй, один из основных факторов. Цена должна быть адекватна финансовым возможностям компании и закрываемым потребностям, и тут на помощь приходят облачные технологии, позволяющие при минимальных вложениях начать работать в электронном виде. Сейчас достаточно много предложений на рынке подобного плана. Если смотреть в разрезе цены можно выделить основное преимущество: предсказуемость трат на определённый период, т.к. для облачных систем идет оплата по подписке за период.
Внедрение и дальнейшее владение
У большинства компаний СМБ нет своих методик внедрения, а в некоторых нет четко прописанных регламентов. Поэтому рекомендуется при внедрении прибегать к помощи профессионалов: компании-поставщика или аутсорсинг. В некоторых случаях вендор может предложить консалтинговые услуги по вполне доступной цене. От того как будет построен процесс внедрения зависит как быстро система будет запущена в эксплуатацию и насколько качественно будет работать.
Мобильность
Система должна быть мобильной, с возможностью доступа из любой точки. Должна иметь различные «плюшки» в виде возможности удобно работать с мобильных устройств.
Интеграция с прочими ИС
Наличие готовых механизмов интеграции с наиболее часто встречающимися на предприятиях информационными системами определенный плюс для выбора той или иной системы. Не секрет, что интеграция той же самой 1С и СЭД существенно ускоряет процесс согласования договоров не прерывая при этом цикл работы.
В качестве заключения хочется добавить еще вот что: независимо от того, какую систему вы выберете, многое зависит от заинтересованности руководства, сотрудников и четко прописанных регламентов работы организации.
