Компании, которые решают заняться оцифровкой документов и внедрением среды по хранению и поиску документов без привлечения профессионалов в данной сфере, зачастую сталкиваются с различного рода трудностями. Множество ошибок допускается из-за незнания или непонимания специфики подобной работы и отсутствия опыта.

Мы выделили 11 основных причин, которые приводят к большим проблемам в процессе оцифровки документов и внедрения электронного архива.

1. Не учитывается сложный характер логистики – документы не сразу попадают в сканирующее устройство, они проделывают путь из подразделения или розничной точки до центра сканирования. Доставка документации часто имеет волнообразный график, как следствие, процесс обработки документов прерывается.
2. Отсутствие отработанной технологии тормозит оцифровку – документы надо привезти, разгрузить, подготовить к сканированию, убрав скрепки, зажимы, отсканировать, собрать и подготовить к отправке на хранение, и так далее, тому подобное.
3. Не учитываются возможные простои оборудования по причине поломок или необходимости в сервисном обслуживании.
4. Оборудование и программное обеспечение по своим характеристикам не отвечает предъявляемым требованиям и не позволяет достичь желаемых результатов. Как правило, крупные компании имеют в своем штате ИТ-специалистов высокого уровня, которые компетентны в выборе вычислительной и оргтехники. Тем не менее, в связи с тем, что «тяжелое» промышленное сканирующее оборудование не используется для типовых офисных задач, знания по нему ограничиваются техническими спецификациями производителей.
5. Специалисты компании не могут оценить динамику поступления документов в центр сканирования, а значит, не в состоянии грамотно спланировать работу центра. С такой проблемой не сталкиваются только те организации, в которых бизнес-процессы планируемы, управляемы и отвечают рыночным тенденциям и практикам.
6. Сотрудники неправильно расставляют приоритеты при выборе документов для сканирования, оставляя наиболее востребованные документы «на потом».
7. Неправильно оформленные документы, неверная сборка документов в пакеты, неудачно отсканированные образцы требуют переделки и тормозят работу центра.
8. Путаница в понятиях «лист-документ-дело». Из-за этого неверно определяется количество листов документации, которые необходимо отсканировать. Эта проблема особенно часто встречается в компаниях, имеющих территориально распределенную структуру. В филиалах уровень подготовки и опыта персонала нередко отстает от внутрикорпоративных требований.
9. Несогласованный формат данных для передачи в электронный архив может привести к проблеме с загрузкой сканобразов и атрибутов документов (например, предоставленных в виде файла в формате *.xls или в формате базы данных MS Access). Потребуется разрабатывать соответствующий «коннектор», чтобы информация загружалась автоматически, а это влечет за собой увеличение бюджета и сроков реализации проекта.
10. «Самописное» решение по хранению электронных копий документов не обеспечивает масштабирования. Часто такое решение предоставляется бесплатно, так как никто не гарантирует его качества.
11. Отсутствие развитых средств поиска документов в результате может привести к тому, что пользователи получают просто набор файлов, не имея возможности найти документ ни по атрибутам, занесенным при оцифровке, ни по содержимому файлов, распознанному при оцифровке или средствами самой платформы.

Чтобы не потратить бюджет на файловую «свалку», в которой лежат оцифрованные копии бумажных документов, но найти какой-либо файл невозможно, важно выбрать готовое решение, которое реализует понятную структуру хранения документов, быстрый поиск и работающую в автоматическом режиме выгрузку отсканированных документов и данных по ним.