Обработка поступающих счетов на оплату и сопутствующих им документов является, пожалуй, одним из самых распространенных финансовых процессов, присущих любой коммерческой организации. Несвоевременность оплаты, ручные механизмы согласования и утверждения оплаты, невозможность проверки отнимают драгоценное время сотрудников компании и несут риски дополнительных убытков в виде пеней, штрафов, ликвидации скидок, и т.п. Зачастую поступающие счета просто теряются или передаются не тем сотрудникам, что увеличивает время на их поиск и обработку.

Даже если все прошло удачно, компании тратят время сотрудников на:

• Сканирование счетов поступивших в бумажном виде и ввод их атрибутов вручную в финансовые и бухгалтерские системы;
• Определение цепочки участников процесса обработки и передачу поступивших счетов на утверждение, при этом, как правило, используется электронная почта;
• Проверку поступивших счетов на соответствие условиям заключенных договоров, целостность и правильность их оформления;
• Выполнение действий по оплате счетов и уведомление контрагента;
• Архивацию оплаченных счетов и их хранение;
• Сбор и предоставление управленческой и иной отчетности по оплате счетов.

На вебинаре, который состоится 25 ноября, специалисты компании «K2RU» расскажут и покажут участникам, как с помощью программного обеспечения ABBYY FlexiCapture и BPM-платформы К2 можно полностью автоматизировать этот процесс, включая:

• Автоматическое сканирование и распознавание счетов в бумажной и электронной формах;
• Мгновенный запуск процесса согласования счета с автоматическим определением цепочки участников, в том числе и в зависимости от параметров самого счета;
• Интеграцию с системой электронного документооборота или системой согласования контрактов для проверки суммы счета с суммой договора, с учетом уже ранее сделанных платежей;
• Интеграцию с бухгалтерскими системами, например 1С и программами банк-клиент для автоматического проведения бухгалтерских проводок и создания заданий на платеж;
• Автоматическое уведомление контрагентов о проведении платежа по счету;
• Индексацию и архивирование обработанных счетов;
• Возможности сбора отчетности и мониторинга KPI;
• И другие интересные моменты.