В компании «Татнефть» внедрена система электронного документооборота, которая охватила 2500 рабочих мест в 22 подразделениях.
В результате перевода в электронный вид основной объема документов сокращено время на их формирование, согласование и подписание. Организован электронный обмен юридически значимыми документами с 73 внешними контрагентами. Реализована автоматическая проверка правильности заполнения входящих документов. К минимуму сведено время на ввод первичных данных в учетные системы предприятия. Обеспечена адресная доставка электронных документов до конкретных получателей – каждый документ теперь автоматически находит своего адресата среди сотен подотчетных лиц, находящихся на сотнях объектов предприятия.
Новая система на основе «1С:Документооборот 8 КОРП» и сервиса «1С-Такском» внедрена специалистами казанского офиса «1С-Рарус».
Как пилотное было выбрано управление «Татнефтеснаб». На первом этапе был организован обмен с одним из основных партнеров – компанией «ТМС-групп», входящей в нефтесервисный «ТАГРАС-Холдинг».
На втором этапе проекта к системе электронного документооборота с «Татнефтеснабом» были подключены все 73 предприятия «ТаграС-Холдинга». В годовом исчислении документооборот «Татнефти» с этим холдингом составляет около 44,8% от общего внешнего документооборота компании. На третьем этапе был автоматизирован обмен документами внутри компании – между управлением «Татнефтеснаб» и 22 структурными подразделениями «Татнефти».
Теперь предприятие планирует перейти на ЭДО с максимальным количеством своих контрагентов, в том числе и с небольшими партнерскими компаниями, которые в настоящее время не готовы внедрять систему электронного документооборота. Для них будет реализована возможность обмена электронными документами через web-портал: контрагент на портале будет оформлять электронный документ, заверять его персональным ключом электронной подписи и через оператора ЭДО отправлять в подразделения «Татнефть».
Планируется реализовать возможность работы с ЭДО через мобильное приложение, которое даст сотрудникам возможность согласовывать и подписывать документы в любое время, на любом объекте и с любого мобильного устройства, подключенного к интернету.
Для оптимизации работы с банками будет организован прямой обмен документами через сервис «1С:ДиректБанк», который позволит отправлять платежные поручения в банк и получать выписки по расчетным счетам непосредственно из учетных систем, без переключения в систему «Клиент-банк». Это сократит время на загрузку и выгрузку электронных файлов, а также дополнительную сверку учетных документов с данными выписок.
«Мы пошли по пути, в основе которого лежит следующий принцип: формирование электронного документа в любой информационной системе должно выполняться только один раз на стороне исполнителя — контрагент сформировал документ, подписал его и прислал в электронном виде, - рассказал заместитель главного бухгалтера, куратор проекта в «Татнефти» Рамиль Ахметшин. - Мы с этим документом больше ничего кроме согласований и подписания делать не должны. При этом затраты на ввод документов в учетные системы должны быть нулевыми».
