Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.
Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе.
В процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам организации, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.
Регистрация фиксирует факт поступления документа в организацию и позволяет однозначно идентифицировать любой поступивший документ вне зависимости от подразделений, которые с ним работают. Фактически регистрационный номер дает документу уникальное в пределах организации наименование, по которому сотрудники способны однозначно идентифицировать документ. Иные способы идентификации при большом документообороте, как правило, слишком громоздки и неудобны.
Регистрацию документов принято производить в пределах групп, в зависимости от типа документопотока и вида документа.
Для каждой регистрируемой группы документов организация устанавливает правила регистрации и включает их в инструкцию по делопроизводству. При этом в инструкции по делопроизводству организации рекомендуется отразить следующие положения, касающиеся регистрации каждой группы документов, а именно:
- место (места) регистрации;
- способ регистрации (в ручном или автоматизированном режиме);
- срок и порядок регистрации;
- структуру регистрационного номера;
- перечень сведений о документе, включаемых в регистрационную форму, и правила заполнения данных сведений.
Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для сведения и не требует ответа или исполнения. Чтобы исполнителям было легче определить, подлежит ли конкретный документ регистрации, в организациях разрабатывается перечень нерегистрируемых документов. Он может являться приложением к инструкции по делопроизводству, а может быть и самостоятельным документом (в этом случае он утверждается руководителем организации).
В приложении к Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти содержится перечень сведений, которые должны вводиться в систему электронного документооборота (далее - СЭД) при регистрации документов. Часть сведений, указанных в этом приложении, характерна только для входящих документов. К этим сведениям относятся: адресант, дата поступления документа, входящий номер документа. При этом вышеуказанные Правила разрешают во время регистрации вводить в СЭД и другие сведения о документах. То есть состав реквизитов, вносимых при регистрации в регистрационную форму, не ограничивается и может при необходимости самостоятельно дополняться органом (организацией). Регистрационная форма может быть в виде журнала или регистрационно-контрольных карточек (далее - РКК).
Регистрационный номер служит единым понятием, которое используют разные организации, вне зависимости какая система учета, классификации и идентификации применяется в их делопроизводстве и в СЭД.
Принцип однократной регистрации
Действующие сегодня Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти содержат общие положения по регистрации документов и не включают положений, запрещающих или разрешающих повторную регистрацию документов. Однако Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, разработанные в соответствии с п. 4 постановления Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, говорят о том, что регистрация документов должна быть однократной:
3.4.1. … При установлении требований к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти следует исходить из следующих принципов:
- централизация операций по приему и отправке документов;
- распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);
- организация предварительного рассмотрения поступающих документов; исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;
- однократность регистрации документов;
- устранение необоснованных согласований проектов документов;
- регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.
Методические рекомендации рассчитаны на применение подразделениями федеральных органов исполнительной власти, ответственными за организацию и ведение делопроизводства, при разработке ими инструкции по делопроизводству федерального органа исполнительной власти.
При этом рекомендательно они могут использоваться для построения системы документооборота компаний с госучастием и для любых коммерческих структур.
Повторная регистрация документа
Термин «повторная регистрация документа» и его определение не содержатся в нормативно-методической базе делопроизводства.
Но на практике в некоторых организациях документы повторно регистрируют при передаче между подразделениями. Другими словами, при повторной регистрации документ сначала регистрируется в одном подразделении (при создании или получении от сторонней организации или гражданина), а затем передается на исполнение в другое (второе) подразделение. При этом во втором подразделении сведения о документе повторно вносятся в другую регистрационную форму (другой журнал или другую регистрационную карточку), а самому документу может быть присвоен новый регистрационный номер.
Понятие «повторная регистрация» также может использоваться в отношении входящих документов, то есть документов, поступающих от организаций и граждан. Например, при уже зарегистрированной копии входящего письма, поступившей по электронной почте или факсу, повторно регистрируют подлинник документа, который поступает позднее.
Основная причина использования повторной регистрации заключается в отсутствии удобных средств поиска и в потребности учета документов, поступающих для работы в конкретное подразделение. К такому часто прибегают из-за отсутствия специализированного программного обеспечения, позволяющего автоматизировать работу с документами – проще говоря СЭД.
Если в организации не используется специализированное программное обеспечение, то осуществлять учет всех документов в подразделении можно только с помощью заполнения «своих» регистрационных форм. Соответственно, в данном случае при передаче документа между подразделениями сведения о передаваемом документе приходится вручную повторно вноситься в регистрационные формы каждого из подразделений.
Недостатки повторной регистрации документа
Повторная регистрация документа при передаче его между подразделениями одной организации увеличивает трудоемкость работ по обработке документов. В данном случае в каждом подразделении нужно от начала до конца заполнить регистрационную форму. То есть если в подразделение поступает много документов, то повторная регистрация документов будет отнимать «львиную» долю рабочего времени сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства.
А если во время повторной регистрации документу присваивается новый регистрационный номер, то это будет негативно влиять на дальнейшую работу с документом. При такой технологии работы документ будет иметь несколько регистрационных номеров и дат. Соответственно, при поиске документа по его регистрационному номеру могут возникнуть проблемы, а при подготовке ответа на документ может быть непонятно, какой регистрационный номер необходимо указывать.
Надо стремиться к тому, чтобы регистрация была однократной. Это означает, что документ регистрируется только один раз и не перерегистрируется при его передаче в другое структурное подразделение.
Регистрация документов в СЭД
СЭД позволяют отказаться от дублирования регистрационно-контрольных карточек в большинстве случаев и двойной работы, при этом выдержать высокие стандарты документационного обеспечения управления. СЭД позволяют отслеживать полный цикл работы с документом, в том числе движение документов, как в электронном, так и бумажном виде.
Документ регистрируется в СЭД однократно: один раз создается РКК, в которую в процессе регистрации вносятся основные данные о документе и к которой, как правило, прикрепляется сам электронный документ или электронный образ документа.
РКК, направленные вместе с документами в подразделение, автоматически включаются в электронную картотеку подразделения и могут использоваться для учета и поиска документов, формирования отчетов, осуществления контроля за исполнением поручений и т.д. Отметим, что в большинстве СЭД пользователи работают с единой регистрационной карточкой документа и в итоге в одну РКК вводится вся информация о работе с документом, которую выполнили разные должностные лица. Кроме того, СЭД автоматически фиксирует пересылку регистрационной карточки и электронного документа (электронного образа документа) между подразделениями.
При этом СЭД могут и не запрещать двойную регистрацию документов. Поэтому может возникнуть ситуация, когда даже при использовании СЭД в организации используют двойную регистрацию. Рассмотрим типичные кейсы и рекомендации по оптимальному построению процесса.
Кейс 1. Документы, доставленные разными способами
Если ранее уже поступавший и зарегистрированный документ, поступает в организацию но другим способом доставки, то такие документы повторно не регистрируются.
Рекомендация
Нужно найти первоначальную РКК в СЭД и в ней отразить, что поступил оригинал или копия документа и дату поступления. Чтобы избежать дублей пользователь или СЭД автоматически может найти соответствующую РКК.
Кейс 2. Документы, поступившие в разные места регистрации
Если бумажный документ поступил на новое место регистрации (например, территориально удаленное подразделение), то там он регистрируется под тем же номером: создается новая РКК с таким же номером, но с новой датой и новым местом регистрации.
Таким образом повторно осуществляется регистрация, только чтобы отразить факт поступления бумажного документа на другое место регистрации. В любом случае при поступлении документа в организацию его регистрационный номер должен быть один, не зависимо от количества мест регистрации.
Рекомендации
Чтобы избежать дублей и правильно заполнить номер пользователь или СЭД автоматически может найти соответствующую РКК.
С внедрением системы электронного документооборота нужно стараться по максимуму сокращать места регистрации. Оставлять только в том случае, если на это место регистрации поступают бумажные документы напрямую, минуя другие места регистрации.
Важно
Благодаря единой СЭД сотрудники могут с лёгкостью использовать один электронный документ в разных подразделениях, разделённых огромными расстояниями.
СЭД позволяет минимизировать внутреннюю бумажную переписку.
Кейс 3. Документооборот холдинга и его дочерних организаций
И хотя холдинговые структуры, как правило, предполагают общие стандарты и принципы работы, гражданский кодекс разные юридические лица трактует как разные субъекты права. Соответственно каждое юридическое лицо ведет свое делопроизводство (хоть и на общих принципах) и самостоятельно ведет регистрацию и хранение документов.
Официальное письмо одного предприятия холдинга в другое с точки зрения переписки является двумя учетными делопроизводственными единицами: исходящим письмом для первой компании и входящим письмом для второй компании. И, соответственно, имеет номер документа, присвоенный в первой компании и регистрационный номер, присвоенный во второй компании. То есть хотя по содержанию эти два объекта и идентичны, но по сути и реквизитному составу это два разных письма. И это не является повторной (двойной) регистрацией. Так ГСДОУ, говоря о запрете повторной (двойной) регистрации, понимает под этим регистрацию в пределах одного юридического лица.
Далее это письмо должно быть учтено в делах обоих организаций (и при этом вполне возможно будет иметь разные сроки хранения). И тот факт, что эти две организации работают в рамках одной информационной системы, ничего не меняет. То есть официальный документооборот между предприятиями холдинга должен строится на тех же принципах, что и документооборот с любым другим корреспондентом.
Рекомендации
Технически и организационно если предприятия холдинга используют одну СЭД, можно и нужно оптимизировать документооборот между ними:
- Не включать в перечень регистрируемой корреспонденции письма от других предприятий холдинга по определенному кругу вопросов.
- Проводить "автоматическую", то есть без участия делопроизводителя, регистрацию документа, зарегистрированного в РКК одной организации как исходящую, где адресат другая "Наша организация" и сразу автоматически отправлять этот документ на рассмотрение адресату.
- Снижать объем "деловой переписки" между предприятиями холдинга как таковой, выводя это взаимодействие на уровень сквозных процессов, то есть "писать официальные письма" уже не надо, деятельность осуществляется в рамках сквозных процессов холдинга. Например – закупочный процесс, если организацией закупок занимается выделенное юридическое лицо. Или ИТ-обслуживание, если служба ИТ централизована в "голове", то можно избавиться от "писем" им, а выстроить процесс "заявок на предоставление сервиса" и т.д.
Кейс 4. Документооборот между госорганами разного уровня
Ситуация, подобная холдингам, наблюдается и органах гос. власти. Например, органы исполнительной власти области или федеральное министерство и его территориальные отделения с точки зрения документооборота отдельные самостоятельные хозяйственные единицы. Даже если они работают в одной информационной системе, учет документов – разный.
Частично эта бюрократизация сейчас тоже снижается за счет единых информационных систем. Например, СМЭВ в рамках административных регламентов позволяет отправлять/получать «информацию» между госорганами с минимум делопроизводственных операций.
Кейс 5. Финансовые документы и другая специализированная информация
В некоторых организациях служба ДОУ регистрирует специализированную документацию. Например, входящие и исходящие счета, счета-фактуры и накладные, несмотря на то, что они в обязательном порядке регистрируются в бухгалтерии. На службу ДОУ может быть возложено отслеживание местонахождения бумажных экземпляров, которые передаются по подразделениям, а бухгалтерия отказывается брать на себя эту функцию.
Прежде чем обязывать службу ДОУ регистрировать специализированную документацию, нужно проанализировать:
- подлежит ли специализированная документация регистрации в другом подразделении;
- каков ее объем;
- частота возникновения задач по контролю местонахождения документа или исполнением связанных поручений, и соответственно целесообразность регистрации специализированной документации в службе ДОУ.
Конечно, документ желательно регистрировать один раз. Но при этом необходимо обеспечить учет его движения внутри организации.
При журнальной или картотечной форме регистрации информацию о движении документа заносят соответственно в журнал или в регистрационную карточку.
Выводы
Итак, в настоящее время Надо стремиться к тому, чтобы регистрация была однократной. Это означает, что документ регистрируется только один раз и не перерегистрируется при его передаче в другое структурное подразделение. Повторная (двойная) регистрация:
- увеличивает трудоемкость работ, так как все операции по регистрации нужно выполнить от начала до конца в разных подразделениях;
- может создать путаницу, так как документ будет иметь несколько регистрационных номеров и дат, тогда при ссылке на документ может быть непонятно, какой регистрационный номер и дату необходимо указывать.
Источник: ECM-Journal