Управление процессом согласования или исполнения документа является одной из ключевых функциональных возможностей в СЭД. Поэтому сегодня практически каждая система электронного документооборота включает механизм workflow, который позволяет управлять маршрутами движения документов и другими процессами.
В более ранних версиях СЭД для маршрутизации документов использовали Docflow – движки, которые оптимизировали работу с документами, обеспечивая прозрачность движения и контролируя их статус. Однако вместе с растущими требованиями пользователей функционал СЭД развился от управления маршрутами движения документов (docflow) до управления деловыми процессами (workflow): не только маршрутами документов, но и не связанные с ними поручения ми и задачами.
Такой более «свободный» от документа подход приводит к сближению (и даже взаимозаменяемости) СЭД и BPM-систем с точки зрения конечных пользователей. Так, можно ли использовать механизм workflow в СЭД вместо внедрения BPM-системы? Попробуем разобраться.
Терминология
«Business Process Management» (BPM), переводимое на русский язык как «управление бизнес-процессами», обеспечивает взаимодействие процессов управления и информационных технологий на предприятии. BPM включает в себя методы, техники, процедуры и инструменты для успешного создания, управления и анализа бизнес-процессов с участием отдельных сотрудников, подразделений, приложений, документов и других источников информации. При этом внедрение системы BPM невозможно считать разовым проектом: непрерывная оценка процессов и их последующее улучшение с ее помощью.
Термин «worfklow» имеет несколько значений: от самого процесса до информационной системы, автоматизирующей бизнес-процессы. Среди пользователей и экспертного сообщества одинаково часто встречается как употребление терминов BPM и worfklow в качестве синонимов, так и однозначное превосходство BPM над worfklow, который является лишь технологией в рамках управления бизнес-процессами. В соответствии с одним из определений, которого мы и будем придерживаться в данной статье, workflow означает автоматизацию всего или части бизнес-процесса, в рамках которого документы, информация или поручения передаются от одного участника процесса к другому по заранее определенным правилам для достижения или содействия достижению общих целей организации.
Отличия BPM-систем и СЭД
Неоднозначность в терминологии зачастую и лежит в основе смешения двух терминов. Механизм workflow в СЭД предназначен в первую очередь для автоматизации бизнес-процессов, напрямую связанных с документами, а также с задачами или поручениями, которые принимают форму документа. BPM-системы обладают более широкой по сравнению с workflow функциональностью: в дополнение к автоматизации процессов они позволяют управлять целями и показателями организации, помогают находить узкие места в процессах и постоянно их совершенствовать благодаря регулярному анализу и удобной настройке.
Конечно, BPM-системы предоставляют организациям инструменты для комплексного управления бизнес-процессами и обеспечивают более высокую гибкость при их изменении, однако из-за этого они могут оказаться избыточными для некоторых компаний. Например, если ключевые процессы в организации меняются редко или автоматизация рабочих процессов реализована в отдельных специализированных системах (ERP, CRM и подобные), то внедрение BPM-системы для управления документами и взаимодействиями сотрудников не принесет ожидаемого эффекта.
При этом современные СЭД со встроенным механизмом workflow, помимо автоматизации документооборота, позволяют автоматизировать и достаточно сложные взаимодействия пользователей: с ветвлениями и подпроцессами, подбором исполнителей по различным условиям, запуском скриптов и проведением вычислений в рамках отдельных этапов процесса. Этих возможностей, а также визуального дизайнера процессов, которым обладают некоторые российские СЭД, и встроенных интеграционных механизмов оказывается, как правило, достаточно для автоматизации основной части бизнес-процессов компании.
Выбор технологии
Использование встроенного механизма workflow в СЭД является несомненным преимуществом для автоматизации процессов, так или иначе связанных с документами. Управление договорами (от их создания до исполнения обязательств), обмен юридически значимыми электронными документами (ЮЗЭД), управление административным документооборотом (канцелярия) – все эти процессы могут быть эффективно автоматизированы с помощью инструментов workflow. При этом внедрение СЭД с механизмом workflow приносит с собой дополнительный бонус в виде возможности автоматизации и не связанных напрямую с документооборотом процессов компании (контроль выданных поручений, согласование совещаний и подобные).
Однако в случае необходимости автоматизации сложных процессов, влияющих на ключевые показатели эффективности организации в целом и требующих постоянного контроля и улучшения, а также потребности в удобных и гибких инструментах для моделирования процессов более эффективным может оказаться выбор полноценного BPM-решения, которое можно легко интегрировать как непосредственно с СЭД, так и с другими корпоративными приложениями.
В любом случае главное, от чего стоит отталкиваться при выборе подходящей системы, - ее соответствие задачам бизнеса и бюджету.
Источник: LanDocs
