ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
Документы играют важную роль в жизни каждой организации: они сопровождают ее рождение и развитие, организуя внутренние процессы и обеспечивая взаимодействие с контрагентами и органами государственной власти. Роль упорядоченной и организованной работы с документами для эффективного функционирования коммерческой компании или государственного учреждения невозможно переоценить, ведь она оптимизирует временные и финансовые затраты, повышает прозрачность процессов и общую прибыльность организации.Деятельность, объединяющая создание документов, их обработку, использование и хранение, называется делопроизводством (см. ГОСТ Р 7.0.8-2013. СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения). При небольшом объеме производимых и получаемых организацией документов нет необходимости принимать специальные меры, регулирующие порядок их обработки, но с ростом компании и объема документов работа с ними требует системного подхода. Только с ним процесс будет управляемым и эффективным.
Для его реализации, прежде всего, определите ответственного, который будет отвечать за организацию работы с документами. Это может быть отдельное специально созданное для решения данной задачи подразделение или сотрудник, совмещающий данную функцию со своими основными рабочими обязанностями, если организация небольшая.
Следующим шагом будет составление инструкции, описывающей порядок документирования деятельности самой организации, применяемые в ней правила документооборота (движения документов внутри компании, их получения и отправки), а также принципы хранения документов. В качестве ориентира для такой инструкции можно использовать Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.
КЛАССИЧЕСКИЙ И ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ
Организация системного подхода к работе с документами – сложная и трудоемкая задача. При этом, стремясь сохранить эффективность не только на этапе становления, но и в процессе своего развития, организации вынуждены постоянно адаптировать принципы создания, обработки и хранения документов к изменениям внешней среды. Одним из способов существенно упростить и ускорить данный процесс является, например, переход от классического документооборота к электронному. Рассмотрим их ключевые отличия.Классический документооборот предполагает обмен документами в бумажном виде, то есть после создания документа на компьютере и его печати или заполнения заранее подготовленного бумажного бланка, он передается другим участникам процесса, а результат контролируется с помощью самого документа (например, наличием подписи) или другим способом (фактом выполнения задачи).
Такой процесс, как правило, требует вовлечения дополнительного персонала (курьеров) и значительных временных затрат, особенно в условиях территориально-распределенной структуры или при взаимодействии с другими организациями. При этом управляемость и прозрачность процессов в случае классического документооборота являются недостаточными для эффективной работы.
Электронный документооборот, напротив, позволяет использовать все выгоды контролируемого и регламентированного движения документов как внутри организации, так и за ее пределами, обеспечивая повышение качества и оперативность управления. Непременным условием для внедрения электронного документооборота является наличие четких правил по работе с документами в компании и выбор ИТ-решения, отвечающего ее актуальным потребностям.
СЭД КАК ЭФФЕКТИВНЫЙ ИНСТРУМЕНТ ДЛЯ ГОС. УЧРЕЖДЕНИЙ И КОММЕРЧЕСКИХ КОМПАНИЙ
Система электронного документооборота (СЭД) позволяет избавиться от рутины, значительно упрощая и оптимизируя работу с документами в коммерческих компаниях и государственных учреждениях. К главным достоинствам любой СЭД относится обеспечение прозрачности процесса работы с документами на каждом этапе: от создания до исполнения или передачи.Благодаря этому можно в любой момент времени не только получить информацию о времени и авторе созданного документа, его «пути» и сроках обработки, но и контролировать безопасность данных и четкое соответствие показателей внутренним регламентам организации.
СЭД может использоваться как для оптимизации внутреннего документооборота, так и для оперативного и юридически защищенного взаимодействия с государственными органами и контрагентами компании. Системы внутреннего документооборота уже долгое время активно используются крупными компаниями и государственными органами. Распространению же систем автоматизации внешнего документооборота способствуют, прежде всего, государственные инициативы в рамках общей стратегии перехода к цифровой экономике.
При этом стоит отметить, что на данный момент не существует четких стандартов для СЭД, поэтому любая компания может выбрать решение, четко в соответствии со своими потребностями и бизнес-процессами. Используя общие рекомендации по организации бумажного делопроизводства, разработчики таких систем создают универсальные решения, позволяющие легко адаптировать их под специфичные требования предприятия.
Источник: LanDocs
