Современные СЭД прошли эволюционный путь развития от простейших систем регистрации и учета документов до многофункциональных платформ управления документами и оперативной деятельностью предприятия на основе средств автоматизации бизнес-процессов, организации коллективной работы и других технологий. Чтобы перейти на новый уровень, наши СЭД должны реализовать гораздо более широкий набор технологий ECM, которые сегодня необходимы для полноценного управления неструктурированным контентом. Справятся ли они с этой задачей?

От управления документами к управлению организацией

Сейчас мы все больше говорим, что СЭД должны использоваться для комплексной автоматизации процессов документационного обеспечения управления (ДОУ), причем акцент смещается от учета движения документов в сторону поддержки принятия управленческих решений и обеспечения оперативного руководства компанией.

Такова логика развития систем: на первом этапе СЭД обычно использовалась для автоматизации канцелярий, затем подключались делопроизводители в подразделениях, потом руководители разных уровней. Сегодня мы подходим к тому, что работать в системе будут все сотрудники предприятия, от директора до специалиста в подразделении. Это дает новые возможности по организации коллективной работы и поддержки сквозных управленческих процессов.

Компании-разработчики следуют этим рыночным трендам, которые отражают стремление заказчиков получить от внедрения электронного документооборота более значительный эффект, чем банальная автоматизация функций делопроизводства. В качестве объекта автоматизации теперь могут выступать любые бизнес-процессы, связанные с интенсивной работой с документами и активным взаимодействием сотрудников. Очень востребованной на рынке является интеграция с ERP-системами, в первую очередь с SAP. Тот вендор ECM или СЭД, который сумеет сегодня предложить лучшее решение для интеграции служб электронного документооборота в среду SAP, имеет наиболее высокие шансы стать лидером рынка.

По словам Александра Бейдера, директора по развитию бизнеса компании "ТерраЛинк", вопрос об интеграции СЭД c ERP имеет приблизительно такую же историю, как и событие отделения воды от суши. Как только сформировались системы упомянутых классов, со своими характерными признаками и свойствами, сразу же встал вопрос об обеспечении финансово-хозяйственного учета функциональностью работы с первичными документами.

По мнению эксперта, сегодня наиболее часто задача интеграции решается на самом базовом уровне, а именно на этапе использования справочников ERP для атрибутирования документов и прикрепления их образов к записям транзакций. Эта задача обычно решается на проектном уровне с использованием штатных сервисов вендора СЭД. Результатом такого рода ограниченного подхода интеграции является, во-первых, необходимость непрерывного реплицирования справочников и мастер-данных в базу данных СЭД, во-вторых, необходимость для пользователя постоянно переключаться из интерфейса ERP в интерфейс СЭД и наоборот. Кроме того, этот подход не обеспечивает синхронизацию политик доступа в СЭД и ERP, а также возможность реализации сквозных бизнес-процессов.

Вот почему все более явно осознается сегодня потребность пользователей получать бизнес-контент непосредственно в контексте работы с ERP-системой, иметь дело одновременно и реквизитами транзакций, и с образами первичных документов. Другими словами, символом времени сегодня является не интеграция СЭД с ERP, а именно, как указанно в тексте, интеграция СЭД в ERP

Александр Бейдер, директор по развитию бизнеса "ТерраЛинк"

По мысли Натальи Храмцовской, важно обеспечить интеграцию и взаимодействие СЭД с информационными системами, поддерживающими основную деловую деятельность организации, включая системы бухгалтерского, кадрового и налогового учета, системы управления веб-сайтами организации. И – что особенно актуально и важно для государственных органов – с системами МЭДО и СМЭВ.

Контроль исполнения также становится более оперативным и прозрачным. Возможно, отделы контроля в их традиционном понимании отойдут в прошлое. Ведь их существование в качестве обособленного подразделения обусловлено скорее трудоемкостью сбора и регулярного обновления информации о статусе задач и поручений. Если эти функции возьмет на себя система (а она уже сейчас в состоянии это сделать), то контроль могут осуществлять сами заинтересованные лица — инициаторы поручений и руководители подразделений.

Мне кажется, что это иллюзия. Необходимо подразделение, которое профессионально занимается задачами методологии контроля, формирует показатели эффективности работы сотрудников, анализирует результаты контроля, подготавливает рекомендации для руководства, и поддерживает изменения системы контроля в целом в соответствии с изменениями бизнес-потребностей и целей развития компании

Александр Бейдер, директор по развитию бизнеса "ТерраЛинк"

Какой должна быть идеальная СЭД?

Наталья Храмцовская, эксперт компании ЭОС, полагает, что идеальная современная СЭД – это ECM-система с хорошим набором функциональных возможностей, способная интегрироваться с различными деловыми ИС организации. Модуль управления документами у такого решения соответствует требованиям признанных стандартов, таких, как MoReq2, и обеспечивает, помимо удобной оперативной работы, также и долговременную сохранность целостных и аутентичных электронных документов. Кроме того, СЭД должна управлять как электронными, так и неэлектронными документами организации.

Этот тезис поддерживает и Вадим Ипатов, заместитель генерального директора по развитию бизнеса компании “ИнтерТраст”. По его мнению, идеальная СЭД должна обеспечивать электронное документирование деятельности организации в ходе взаимодействия людей и информации в контексте бизнес-процессов. Оно должно быть основано на правилах (политиках, регламентах, стандартах), принятых в организации (в том числе, соответствующих международным, государственным, отраслевым стандартам) в интересах повышения эффективности деловых процессов, качества и результативности управленческих решений, обеспечения контроля и прозрачности их исполнения.

Новые бизнес-задачи для СЭД

СЭД нового поколения должны обладать расширенной функциональностью, чтобы использовать их для решения различных бизнес-задач, существенно расширяя границы ее применения за пределы классического делопроизводства.

Наталья Храмцовская полагает, что организации особенно заинтересованы в оптимизации своих основных деловых процессов, и в тех случаях, когда эти процессы целиком или в значительной степени представляют собой обработку документов и информации (например, договорная деятельность), для этой цели может использоваться СЭД. Однако следует иметь в виду, что, хотя "оптимизация документопотоков и бизнес-процессов" может осуществляться с помощью СЭД, принципиальные решения (делегирование полномочий, административные регламенты и т.п.) принимаются независимо от нее.

Современная платформа электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов может быть эффективно применима во все отраслях деятельности, где требуется интенсивная работа с документами и человеческий фактор в значительной мере влияет на результат процесса.

Новые СЭД должны либо уметь быстро сконструировать очередное бизнес-решение из стандартных блоков, причем без программирования, либо предоставлять готовые, максимально проработанные, типовые решения в одной или нескольких областях и специализироваться на этих задачах. Универсальность всегда вредит специализации, это известный факт.

Решая эти разнообразные бизнес-задачи, наши СЭД волей-неволей реализуют и новые функции, и перейдут к новым архитектурам. Зрелость достигается не за счет только лишь проведения НИР, обязательно нужно накопить практический опыт. А на это нужно время.

Александр Бейдер сожалеет о том, что такой переход к новым архитектурам означает тотальную переделку продукта, потерю стабильности работы и более чем болезненный переход между выпускаемыми версиями. По его мнению, это главная проблема большинства российских разработок бизнес-приложений, и не только в области электронного документооборота.

У западных вендоров сейчас есть технологическое преимущество. Но далеко не все заказчики сделают свой выбор в пользу импортных ECM-платформ, места на рынке хватит и для отечественных разработок. И можно вполне уверенно сказать, что в обозримом будущем наши СЭД по своей функциональности и архитектуре вполне можно будет отнести к классу ECM.

Стать платформой можно только при наличии зрелой архитектуры

Как любой солдат мечтает дослужиться до генерала, любая система "мечтает" дорасти до платформы. Чтобы развиваться дальше и самой задавать новые тренды, а не подстраиваться под переменчивые пожелания клиентов. Если клиент, даже очень крупный, например даже сам "Газпром", попросит IBM, EMC, Microsoft или Open Text что-нибудь доработать в своем базовом продукте, чтобы лично ему было удобно (а скорее, просто так ему хочется), то ответ будет вежливым, но отрицательным. Крупные вендоры не идут на поводу у клиентов. Это не значит, что они их не слушают, как раз наоборот — многие интересные функции привносятся в платформы из реальных проектов. Но такие вендоры не выпускают специальных версий своих продуктов даже для самых именитых клиентов.

У нас ситуация иная. Разработчики СЭД вынуждены "прогибаться", чтобы получить выгодный заказ. Как правило, требуемые доработки вносятся непосредственно в исходный код системы и с этого момента вам приходится поддерживать не одну версию системы, а две. А потом три, четыре, пять... Смотря сколько крупных заказчиков удастся вендору заполучить. В мире Open Source такую ситуацию называют “fork” – "разветвление" проекта. Для поддержки это точно головная боль.

Об опыте компании "ИнтерТраст" рассказывает Вадим Ипатов: Система CompanyMedia ориентирована на крупные территориально распределенные организации со сложной оргструктурой. Такие компании всегда имеют свои уникальные требования к построению документооборота, поэтому наши внедрения обычно включают модификацию тиражируемого продукта. Кроме того, система часто продолжает развиваться в ходе ее эксплуатации в организации, опять же отслеживая специфические потребности данного предприятия. То есть далеко не все изменения и новые функции получают прописку в тиражируемой редакции системы".

"ДоксВижн" тоже идет на встречу заказчикам, выполняя доработки "под них", признает Сергей Курьянов.

Да, мы это делаем. Однако в редких случаях, и на такие вещи нами поставлены ценовые барьеры. Причем платит клиент не только за доработку, но и за сопровождение этой доработки. Случаи для нас единичные и только для очень крупных или стратегически важных заказчиков.

Сергей Курьянов, директор по развитию компании "ДоксВижн"

IBM тоже выполняет заказные доработки своих продуктов для крупнейших клиентов. Связано это не с тем, что это недоразвитая компания, а с тем, что она не поддерживает чисто вендорскую модель бизнеса – прибегает к прямым продажам своих лицензий и является крупнейшим в мире интегратором, внедряя свои собственные и чужие продукты".

Однако, по мнению Александра Бейдера, следует различать две вещи: функциональные требования и архитектура (принципы построения) системы.

Заказчики обычно не выдвигают (и не могут выдвигать) требований к архитектуре системы. Они требуют реализации тех или иных необходимых им задач, отвечающих условиям их работы.

К сожалению, наши разработчики, как правило, не имеют возможности системно заниматься архитектурой и вносят разнородные прикладные функции в базовый функционал системы. В этой связи я лично скептически отношусь к возможности появления в России платформ, соизмеримых по своей масштабируемости и производительности с продуктами EMC, Open Text и IBM.

Александр Бейдер, директор по развитию бизнеса "ТерраЛинк"

Платформы же отличаются тем, что их архитектуры проработаны гораздо более тщательно, есть документированные API на все случаи жизни, и это позволяет строить решения без модификации исходного кода основного продукта. Достижение подобного уровня архитектурной зрелости для наших СЭД – это вопрос времени и инвестиций. Оперативно внести изменения по запросу клиента проще и быстрее, нежели разрабатывать красивое архитектурное решение. Понимание этого у всех есть, не всегда позволяет бюджет и сроки, увы.

На рынке ECM/СЭД есть место как для "коробок", так и для платформ. Так же как коробка стремится стать платформой, так и платформа стремится обрасти коробками приложений. Делать из коробки платформу путем изменений в архитектуре не нужно, гораздо правильнее "переиздать" коробку на базе одной из ведущих платформ и получить гибкую архитектуру "бесплатно". Что касается разделения продуктов на классы ECM и СЭД, то тут, по нашему мнению, имеет место не "догоняние" российскими СЭД западных ECM, а конвергенция этих классов в нечто общее при их различиях историй развития управленческой культуры разных стран.

Сергей Курьянов, директор по развитию компании "ДоксВижн"

Однако положительная тенденция прослеживается. Разработчики уже осознали, что хорошая проработка на уровне архитектуры избавляет от многих проблем в будущем и наши СЭД уже движутся в этом направлении.

Технология ECM успешно зарекомендовала себя во многих прикладных решениях:

• Управление договорами на всех стадиях (согласование, подписание и исполнение);
• Управление качеством;
• Взаимодействие с клиентами (техподдержка, жалобы и рекламации, запросы услуг, оформление сделок, ведение клиентских досье, и т. д.);
• Проектная деятельность любого направления;
• Управление продажами (подготовка коммерческих предложений, участие в конкурсах);
• Управление закупками (сбор, согласование и консолидация заявок, подготовка конкурсной документации, проведение конкурсов);
• Управление финансовой документацией (учет и согласование входящих и исходящих счетов, интеграция с финансовой и ERP-системой);
• Управление заявками (получение материальных ценностей, услуг, пропусков, и пр.);
• Создание электронных архивов различной специфики (обычные либо исторические документы, проектно-сметная или конструкторская документация, фото, аудио и видео архивы и т.д.)

Источник: DOConline