Первичная обработка документов; экспедиционная обработка документов - обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и др.) при поступлении в организацию.

Перевод документа в разряд записей (declare) - обозначение определенного документа в качестве корпоративной записи.

Передача состояния представления (REST) - прикладная архитектура для распределенных интернет-систем. Является альтернативой web-сервисам и SOAP для интеграции сервисов и хранилищ без использования сообщений или cookies.

Перечень документов со сроками хранения - систематизированный список видов и категорий документов с указанием сроков их хранения.

Печать - устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.

Письменный документ - документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.

Планы файлов - общая схема классификации для применения в масштабе всей компании. План файлов обычно представляет собой иерархический набор тем или бизнес-действий. Каждый узел или тематический файл аннотируется с помощью уникального кода, именуемого кодом файла. Таким образом, каждый код файла привязан к конкретному тематическому файлу в плане файлов. Для каждого тематического файла существует официальное правило хранения, оговаривающее когда, по каким причинам и каким образом следует удалить файл. Присваивать код файла записям нужно соответственно тематическому файлу в плане файлов. Благодаря этому все документы по определенной теме получают соответствующее правило хранения.

Плотность документопотока - количество документов, проходящих через определенный пункт обработки за единицу времени.

Подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа.

Подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подписание (документа) - заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.

Подпись - реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.

Подтверждение подлинности ЭЦП - положительный результат проверки правильности ЭЦП, выработанной правомочным лицом из исходной информации путем применения принадлежащего ему закрытого ключа ЭЦП, полученный с использованием зарегистрированного и сертифицированного открытого ключа ЭЦП.

Поиск по ключевым словам - поиск, при котором введенное слово сопоставляется с индексом и найденные соответствия выводятся в виде результатов.

Пользование архивными документами - ознакомление с архивными документами посредством их прочтения, просмотра или прослушивания.