Термины и понятия документооборота

А Б В Г Д Е Ж З И К Л М Н О П Р С Т У Ф Х Ц Ч Щ Ш Ы Э Ю Я Все
Раздел :
 включая подразделы
Ad-hock маршрутизация

Ad-hock маршрутизация - динамическое определения маршрута движения документа от одного пользователя к другому, которое может быть задано пользователем, который в данный момент работает с документом.

AIIM

AIIM - данная организация учреждена для предоставления образовательных услуг, профессионального развития и разработки стандартов обработки микрофильмов и электронных изображений. Впоследствии в сферу деятельности ассоциации также вошло управление контентом предприятия (ECM). В настоящее время ассоциация AIIM является разработчиком стандартов, лицензированным ANSI/ISO.

API

API - интерфейс программирования приложений: особая предоставляемая приложением процедура, позволяющая программисту вызывать данное приложение.

Document management system (DMS)

Document management system (DMS) - система управления документооборота, программное обеспечение, которое обеспечивает организацию документооборота предприятия.

Enterprise Content Management (ECM, управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией)

Enterprise Content Management (ECM, управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией) – система поддержания полного жизненного цикла информации, от ее создания или получения извне до уничтожения, когда она потеряет актуальность и ценность.

Синонимом ECM, в целом имеющий меньшее употребление, но популярным в некоторых странах, является Интегративное управление документами и контентом (IDCM).

Structured Query Language (SQL)

Structured Query Language (SQL) - язык структурированных запросов. Является стандартом для реляционных баз данных, которые широко используются для хранения метаданных в СЭД.

Автор документа
Автор документа - организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.
Администратор (аdministrator)

Администратор (аdministrator) - роль пользователя в системе. Отвечает за повседневное применение регламента работы со служебными документами в организации.Задачи, отнесенные в данной спецификации к обязанностям администратора, могут быть разделены между несколькими ролями.

Администратор безопасности

Администратор безопасности - должностное лицо, отвечающее за эксплуатацию средств криптографической защиты информации, систему электронной почты и управление криптографическими ключами.

Адресат
Адресат -  реквизит, содержащий информацию о получателе документа.
Альбом унифицированных форм документов
Альбом унифицированных форм документов - сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению.
Американский институт стандартов (ANSI)

ANSI Американский институт стандартов (American National Standards Institute) - частная организация, координирующая разработку и соблюдение различных отраслевых стандартов.

Архив (нрк архивохранилище)
Архив (нрк архивохранилище) - организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.
Архивная выписка
Архивная выписка -  документ, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенным факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.
Архивная коллекция
Архивная коллекция - совокупность документов, объединенных по одному или нескольким общим для них сущностным признакам.
Архивная копия
Архивная копия - дословно воспроизводящая текст или изображение архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.
Архивная справка
Архивная справка - документ, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых он составлен.
Архивное дело
Архивное дело - деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
Архивный документ
Архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.
Архивный каталог
Архивный каталог - справочник, в котором сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов (или их частей), расположены в соответствии с выбранной схемой классификации.
Архивный путеводитель
Архивный путеводитель - справочник, содержащий систематизированные сведения о фондах архива (архивов) и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием.
Архивный справочник
Архивный справочник - справочник о составе, содержании и местонахождении архивных документов.
Архивный указатель
Архивный указатель - справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметных понятий, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров.
Архивный фонд
Архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.
Архивный фонд личного происхождения
Архивный фонд личного происхождения -  архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности физического лица, семьи, рода.
Архивный фонд Российской Федерации
Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняемая совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежащих постоянному хранению.
Архивный шифр
Архивный шифр - обозначение, наносимое на единицу хранения архивных документов в целях ее идентификации и учета, состоящее из сокращенного названия архива (официальной аббревиатуры), номера архивного фонда, номера описи дел, документов, номера единицы хранения, номера единицы учета.
Архивохранилище (Нрк архив)
Архивохранилище (Нрк архив) - специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.
Архитектура типизированной информации Darwin (DITA)

Архитектура типизированной информации Darwin (DITA) - основанная на XML технология разработки, создания и предоставления информации. Хотя до последнего времени она, в основном, использовалась в технических публикациях, DITA также используется в документах иного рода, например, политиках, процедурах и обучающих материалах.

Аудиовизуальный документ
Аудиовизуальный документ - документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию.
Аутентичность (authenticity)

Аутентичность (authenticity) - в контексте управления документацией: свойство быть подлинным.

Аутентичность (электронного документа)
Аутентичность (электронного документа) - свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.
Бланк документа
Бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.
Ведомственное хранение архивных документов
Ведомственное хранение архивных документов - хранение архивных документов в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами.
Версия (version)

Версия (version) - состояние документа в некоторый момент его разработки.

Вид документа
Вид документа - классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения.
Видеодокумент
Видеодокумент - аудиовизуальный документ, созданный способом видеозаписи, фиксирующим информацию в виде последовательно расположенных изображений - динамичных образов.
Виза
Виза - реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
Включение документа в СЭД
Включение документа в СЭД - осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота.
Владелец архивных документов
Владелец архивных документов - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором.
Владелец сертификата ключа электронной подписи

Владелец сертификата ключа электронной подписи - лицо, на имя которого выдан сертификат ключа электронной подписи и которое владеет соответствующим закрытым (секретным) ключом электронной подписи, позволяющим с помощью СЭП создавать свою электронную подпись в электронных документах.

Внутренняя опись
Внутренняя опись - документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания.
Временное хранение документов
Временное хранение документов - хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.
Выборочный прием документов
Выборочный прием документов - прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных.
Выделение документов к уничтожению
Выделение документов к уничтожению - выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения и отбор их для уничтожения.
Выписка из документа
Выписка из документа -  копия части документа, заверенная в установленном порядке.
Гибридная папка (hybrid file)

Гибридная папка (hybrid file) - совокупность взаимосвязанных электронных документов и/или материальных документов, хранящихся частично в электронном деле в СЭД и частично в соответствующем бумажном деле вне СЭД.

Государственное хранение архивных документов
Государственное хранение архивных документов - постоянное хранение архивных документов, осуществляемое архивами, рукописными отделами библиотек и музеев
Государственный архив
Государственный архив - федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией, или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации, которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.
Государственный регистрационный номер документа
Государственный регистрационный номер документа - номер, присваиваемый документу при его включении в соответствующий государственный реестр.
Графический документ
Графический документ - изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета.
Гриф ограничения доступа (security category)

Гриф ограничения доступа (security category) - один или несколько термов, ассоциированных с документом, которые определяют правила доступа к нему.

Гриф ограничения доступа к документу
Гриф ограничения доступа к документу - реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему.
Гриф согласования
Гриф согласования - реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.
Гриф утверждения
Гриф утверждения - реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.
Дата документа
Дата документа - реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события.
Дело
Дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Делопроизводство
Делопроизводство -  деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
Депозитарное хранение документов
Депозитарное хранение документов - хранение в архиве, музе, библиотеке архивных документов Архивного фонда Российской Федерации на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы.
Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации
Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации государственными органами и организациями в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
Документ
Документ - зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.
Документ Архивного фонда Российской Федерации
Документ Архивного фонда Российской Федерации - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.
Документ временного срока хранения
Документ временного срока хранения - документ ограниченного срока хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.
Документ постоянного срока хранения
Документ постоянного срока хранения - документ, которому в соответствии с нормативными правовыми актами установлено вечное хранение.
Документальная выставка
Документальная выставка - экспонирование архивных документов или их копий в специальном, приспособленном для этого помещении или на интернет-сайте.
Документальный фонд
Документальный фонд - совокупность документов, образующихся в деятельности организации.
Документационное обеспечение (управления), ДОУ
Документационное обеспечение (управления), ДОУ - деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.
Документирование
Документирование - запись информации на носителе по установленным правилам.
Документированная информация
Документированная информация - структурированная информация, зафиксированная на носителе.
Документооборот

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Документопоток
Документопоток - совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут.
Достоверность (электронного документа)
Достоверность (электронного документа) -  свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.
Доступ к документу
Доступ к документу - возможность и условия получения и использования документа
Дубликат документа
Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа.
Единица учета архивных документов
Единица учета архивных документов - единица измерения количества документов в архиве для отражения этого количества в учетных документах и архивных справочниках.
Единица хранения архивных документов
Единица хранения архивных документов - учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.
Жизненно важные записи

Жизненно важные записи - записи, содержащие уникальную, невосстановимую информацию и требующие специальной защиты. К их числу относятся устав компании, ежегодные отчеты и реестры акционеров.

Жизненный цикл документа

Жизненный цикл документа – тип поведения документа от момента формирования до момента передачи в архив (на хранение) или уничтожения.

Заверенная копия документа
Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
Заголовок дела
Заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела.
Закрытый (секретный) ключ шифрования

Закрытый (секретный) ключ шифрования - уникальная последовательность данных, используемая для шифрования электронного документа.

Закрытый (секретный) ключ электронной подписи

Закрытый (секретный) ключ электронной подписи - уникальная последовательность данных, известная владельцу сертификата ключа электронной подписи и предназначенная для формирования электронной подписи электронного документа с использованием СЭП.

Записи

Записи - документальные материалы, имеющие любую физическую форму или характеристики, которые создаются или получаются организацией во исполнение требований закона или в связи с ведением бизнеса, а затем используются этой организацией или ее преемниками как свидетельство определенных действий или в силу присущей этим материалом информационной ценности.

Изобразительный документ
Изобразительный документ - документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта.
Индекс дела
Индекс дела - цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации.
Индивидуальный срок исполнения документа
Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.
Интеллектуальное распознавание символов (ICR)

Интеллектуальное распознавание символов (ICR) - разновидность оптического распознавания символов, при котором распознанные части документа соотносятся с определенным контекстом с помощью инструментов электронной аналитики.

Интранет

Интранет - внутренняя сеть компании или организации. Web-серверы, на которых установлены web-приложения, доступны только пользователям из данной организации.

Информационная деятельность архива
Информационная деятельность архива - создание архивных справочников и организация использования архивных документов.
Использование архивных документов
Использование архивных документов - применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.
Историческая справка к архивному фонду
Историческая справка к архивному фонду - документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания документов архивного фонда и научно-справочного аппарата к нему.
Источник комплектования (архива)
Источник комплектования (архива) - организация или гражданин, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.
Каталогизация архивных документов
Каталогизация архивных документов - подготовка, составление и ведение архивных каталогов.
Категоризация

Категоризация - cведение документов и содержащейся в них информации в ряд логических категорий на основе анализа информации.

Кинодокумент
Кинодокумент - изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных изображений - динамичных образов.
Классификация (classification)

Классификация (classification) - систематическая идентификация и расположение деловых активностей и/или документов по категориям, согласно логически структурированным соглашениям, методам и процедурным правилам, представленным в схеме классификации.

Как и перевод документов в разряд записей, классификация может выполняться вручную или посредством бизнес-процесса. В самом простом случае пользователь получает список допустимых кодов файлов из раскрывающегося списка (классификация вручную). Оптимальный вариант — автоматизация классификации с помощью прикладного процесса или приложения, выбирающего код файла исходя из его свойств или характеристик.

Ключ регистрации

Ключ регистрации - закрытый (секретный) ключ электронной подписи, сформированный в процессе регистрации нового владельца сертификата ключа электронной подписи.

Ключевой носитель

Ключевой носитель - информационный носитель, содержащий криптографические ключи.

Ключевые слова

Ключевые слова - организованный список слов, выражений или других обозначений, используемых для определения и обеспечения доступа к документам. Подборка предпочтительных терминов, повышающих точность поиска контента. Термины, относящиеся к ключевым словам, могут быть использованы для ввода значений атрибутов при индексировании, создании систем присвоения меток и создании руководств по стилю и схем БД. Одной из разновидностей ключевых слов являются тезаурусы.

Комплектование архива
Комплектование архива - систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.
Конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов)
Конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов) - процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой.
Консервация архивного документа
Консервация архивного документа - система мероприятий по предохранению документа от разрушающего воздействия внешней среды.
Контроль исполнения документов
Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
Копия документа
Копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

Криптографические ключи

Криптографические ключи - общее название открытых и закрытых (секретных) ключей электронной подписи и/или шифрования.

Критерии экспертизы ценности документов
Критерии экспертизы ценности документов - признаки, определяющие значимость происхождения, содержания и внешних особенностей документов.
Лист согласования (визирования) документа
Лист согласования (визирования) документа - часть официального документа с отметками (визами) о согласовании.
Лист фонда
Лист фонда - учетный документ, содержащий в рамках архивного фонда сведения о количестве и составе описей дел, документов и их нумерации, количестве и составе архивных документов, состоянии их описания, динамике изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксирующий изменения в названии архивного фонда.
Лист-заверитель дела
Лист-заверитель дела - документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела.
Локализация

Локализация - процесс адаптации программных продуктов или сервисов к различным языкам, странам или культурам. Помимо вопросов, связанных с языком, таких, как поддержка иностранных раскладок клавиатур, локализация может включать настройку с учетом принятых в стране локализации валют, часовых поясов, национальных праздников, культурных норм и стереотипов, диалектов, цветовых гамм и общих принципов дизайна.

Маршрутизация документов и заданий

Маршрутизация документов и заданий - доставка документов и заданий на рабочее место исполнителя.

Международная организация по стандартизации (ISO)

Международная организация по стандартизации (ISO) - международная федерация национальных органов стандартизации, в состав которой входят примерно 100 стран. Основана в 1947 г. В числе стандартов, продвигаемых данной организацией, модель взаимодействия открытых систем OSI, универсальная референтная модель для протоколов взаимодействия.

Место составления (издания) документа
Место составления (издания) документа - реквизит, обозначающий наименование населенного пункта, являющегося местонахождением организации - автора документа.
Метаданные
Метаданные - данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе.
Метаданные (metadata)

Метаданные (metadata) - в контексте документооборота: структурированная или полуструктурированная информация, которая обеспечивает возможность создания, управления, и использования документов в течение времени и внутри и вне организации, в которой они созданы.

Так, данными газетной статьи являются ее заголовок и текст, а метаданные описывают, кто автор, где, когда, в какой части газеты она была опубликована. Метаданные помогают определить, для чего предназначен контент и где, как и когда он должен использоваться. Для опубликованных онлайн-документов важными метаданными являются имя автора, название, дата публикации и предметная область.

Миграция (электронных документов)
Миграция (электронных документов) - перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования.
Многофункциональное интернет-приложение (RIA)

Многофункциональное интернет-приложение (RIA) - Web-приложения, обладающие функционалом и характеристиками традиционных настольных приложений. Как правило, приложения передают необходимые функции клиенту (в данном случае web-браузеру), что устраняет необходимость обновления страницы каждый раз, когда требует новая информация. Хотя RIA исполняются в web-браузере, они, как правило, не требуют установки программного обеспечения.

Муниципальный архив
Муниципальный архив - структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом и осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.
Научно-справочный аппарат архива, справочно-поисковые средства архива; НСА архива
Научно-справочный аппарат архива, справочно-поисковые средства архива; НСА архива - совокупность описаний архивных документов.
Неструктурированная информация

Неструктурированная информация - информация, не обладающая структурой документа или данных, т.е. не поддающаяся эффективной декомпозиции на составляющие элементы или блоки для раздельного хранения и управления.

Номенклатура дел
Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.
Носитель (документированной) информации
Носитель (документированной) информации - материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.
Обеспечение сохранности документов
Обеспечение сохранности документов - комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимов и надлежащей организации хранения архивных документов.
Обеспечение физико-химической сохранности документов
Обеспечение физико-химической сохранности документов - разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения архивных документов.
Обзор архивного фонда
Обзор архивного фонда - справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного архивного фонда, дополненные их источниковедческим анализом.
Облачные вычисления

Облачные вычисления - возникли благодаря появлению виртуальных частных сетей (VPN), которые компании могут использовать и к которым они могут получать доступ для удовлетворения запросов клиентов.

Объединенный архивный фонд (Нрк групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд)
Объединенный архивный фонд (Нрк групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд) - архивный фонд, сформированный из документов двух фондообразователей или более, имеющих между собой исторические и/или логические обусловленные связи
Объем документооборота
Объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
Ограничение доступа к архивным документам
Ограничение доступа к архивным документам - временные или иные условия, исключающие свободное пользование архивными документами в соответствии с законодательством или по воле фондообразователя, собственника, владельца документов.
Ограничительный срок секретного хранения архивных документов
Ограничительный срок секретного хранения архивных документов - срок засекречивания сведений, установленный законодательными актами, в течение которого запрещается свободный доступ к документам государственной части Архивного фонда Российской Федерации, содержащим охраняемую законом тайну.
Оперативное хранение документов
Оперативное хранение документов - хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.
Описание архивных документов
Описание архивных документов - структурированное изложение сведений о составе и содержании документов в архивных справочниках.
Описательная статья архивного справочника
Описательная статья архивного справочника - совокупность сведений об объекте описания (документе, его части, единице хранения, группе единиц хранения, архивном фонде, группе архивных фондов) в архивном справочнике.
Опись дел структурного подразделения
Опись дел структурного подразделения - учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.
Опись дел, документов
Опись дел, документов - справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения/единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета.
Оптическое распознавание символов (OCR)

Оптическое распознавание символов (OCR) - технология распознавания численных и буквенных символов определенного вида (например, из отсканированного бумажного документа), обеспечивающая перевод документа в цифровой формат.

Организация по усовершенствованию стандартов структурированной информации, OASIS

Организация по усовершенствованию стандартов структурированной информации (Organization for the Advancement of Structured Information Standards, OASIS) - некоммерческий консорциум, выступающий за разработку, согласование и принятие открытых стандартов для международного информационного общества.

Организация пользования архивными документами
Организация пользования архивными документами - деятельность архивных учреждений по предоставлению государственным органам, органам местного самоуправления, юридическим или физическим лицам архивных документов для их прочтения, просмотра или прослушивания.
Особо ценный документ
Особо ценный документ - документ Архивного фонда Российской Федерации, имеющий непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства, и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования.
Открытый интерфейс программирования приложений для управления документами (ODMA)

Открытый интерфейс программирования приложений для управления документами (Open Document Management API, ODMA) - открытый отраслевой стандарт, позволяющий настольным приложениям взаимодействовать с системой управления документами (DMS). ODMA упрощает взаимодействие файлов между разными платформами и приложениями путем стандартизации доступа к управлению документами посредством API. С помощью ODMA множество приложений могут получать доступ к одной системе управления документами без жестко заданных ссылок.

Открытый ключ шифрования

Открытый ключ шифрования - уникальная последовательность данных, соответствующая закрытому (секретному) ключу шифрования, которая используется для шифрования электронного документа.

Открытый ключ электронной подписи

Открытый ключ электронной подписи - уникальная последовательность данных, соответствующая закрытому (секретному) ключу электронной подписи, доступная любому участнику СЭД и предназначенная для подтверждения с использованием СЭП подлинности электронной подписи в электронном документе.

Отметка о заверении копии
Отметка о заверении копии - реквизит, используемый для придания копии правового статуса.
Отметка о наличии приложения
Отметка о наличии приложения - реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах).
Отметка о поступлении документа
Отметка о поступлении документа - реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело - реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним.
Официальная запись

Официальная запись - запись, признаваемая законом и обладающая юридической силой в качестве подтверждения того, что содержащаяся в ней информация является фактом. Во многих случаях в данном качестве выступает оригинал документа.

Официальное опубликование документа
Официальное опубликование документа - первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или его первое размещение на официальном Интернет-портале.
Официальный документ
Официальный документ - документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.
Оформление дела
Оформление дела - подготовка дела к передаче на архивное хранение.
Оформление документа
Оформление документа - проставление на документе необходимых реквизитов.
Первичная обработка документов; экспедиционная обработка документов
Первичная обработка документов; экспедиционная обработка документов - обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и др.) при поступлении в организацию.
Перевод документа в разряд записей (declare)

Перевод документа в разряд записей (declare) - обозначение определенного документа в качестве корпоративной записи.

Передача состояния представления (REST)

Передача состояния представления (REST) - прикладная архитектура для распределенных интернет-систем. Является альтернативой web-сервисам и SOAP для интеграции сервисов и хранилищ без использования сообщений или cookies.

Перечень документов со сроками хранения
Перечень документов со сроками хранения - систематизированный список видов и категорий документов с указанием сроков их хранения.
Печать
Печать - устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.
Письменный документ
Письменный документ - документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.
Планы файлов

Планы файлов - общая схема классификации для применения в масштабе всей компании. План файлов обычно представляет собой иерархический набор тем или бизнес-действий. Каждый узел или тематический файл аннотируется с помощью уникального кода, именуемого кодом файла. Таким образом, каждый код файла привязан к конкретному тематическому файлу в плане файлов. Для каждого тематического файла существует официальное правило хранения, оговаривающее когда, по каким причинам и каким образом следует удалить файл. Присваивать код файла записям нужно соответственно тематическому файлу в плане файлов. Благодаря этому все документы по определенной теме получают соответствующее правило хранения.

Плотность документопотока
Плотность документопотока - количество документов, проходящих через определенный пункт обработки за единицу времени.
Подлинник документа
Подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа.
Подлинный документ
Подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
Подписание (документа)
Подписание (документа) - заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.
Подпись
Подпись - реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.
Подтверждение подлинности ЭЦП

Подтверждение подлинности ЭЦП - положительный результат проверки правильности ЭЦП, выработанной правомочным лицом из исходной информации путем применения принадлежащего ему закрытого ключа ЭЦП, полученный с использованием зарегистрированного и сертифицированного открытого ключа ЭЦП.

Поиск по ключевым словам

Поиск по ключевым словам - поиск, при котором введенное слово сопоставляется с индексом и найденные соответствия выводятся в виде результатов.

Пользование архивными документами
Пользование архивными документами - ознакомление с архивными документами посредством их прочтения, просмотра или прослушивания.
Пользователь архивными документами
Пользователь архивными документами - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.
Порядок хранения (retention schedule)

Порядок хранения (retention schedule) - последовательность инструкций, назначенных классу или делу чтобы задать продолжительность времени, в течение которого служебные документы должны оставаться в организации в связи с потребностями текущей деятельности и окончательную судьбу служебных документов по истечении установленного срока хранения, период хранения может исчисляться в месяцах или годах и иногда зависит от наступления определенного события.

Постоянное хранение документов
Постоянное хранение документов - вечное хранение документов без права их уничтожения.
Постоянное хранение документов
Постоянное хранение документов - бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке
Поток работ (Workflow)

Поток работ (англ. Workflow) — графическое представление потока задач[уточнить] в процессе и связанных с ним подпроцессов, включая специфические работы, информационные зависимости и последовательность решений и работ.

Для изображения потока работ используют блок-схему или граф, который состоит из операций (работ), символов логики, стрелок. Разветвления блок-схемы имеют логические символы «и», «или». Стрелки используют для отображения последовательности выполнения операций или потока объектов (документы, ресурсы). Кроме того, модель потока работ может отображать исполнителей, используемое оборудование, программные средства и тому подобное.

Поток работ в информационном смысле — способ поступления информации к различным объектам, участвующим в процессе. В частности, способ поступления документов к работникам.

Предварительное рассмотрение документов
Предварительное рассмотрение документов - изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение.
Пригодность для использования (электронного документа)
Пригодность для использования (электронного документа) - свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.
Признаки заведения дела
Признаки заведения дела - основания, в соответствии с которыми формулируется заголовок дела и формируется дело.
Принятие решения по записи (Disposition)

Принятие решения по записи (Disposition) - действие, предпринимаемое, когда запись уже не нужна для ведения бизнеса. Варианты решений включают перенос записи, уничтожение временных записей и перевод сохраняющих ценность записей в архив.

Проверка наличия и состояния архивных документов
Проверка наличия и состояния архивных документов - установление соответствия фактического наличия количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление архивных документов, требующих консервации, реставрации, дезинфекции.
Простой протокол доступа к объектам (SOAP)

Простой протокол доступа к объектам (Simple Object Access Protocol, SOAP) - основной стандартизированный протокол для работы с web-сервисами. Построен на основе XML-сообщений, обеспечивающих удаленный вызов приложений и получение информации вызывающим сервисом.

Протокол аудита (audit trail)

Протокол аудита (audit trail) - информация о транзакциях или иных действиях, которые оказывают влияние на сущности или изменяют их (в т.ч. и элементы метаданных), хранимая в достаточно детализированном виде, чтобы обеспечить реконструкцию выполненных действий.

Профиль архива
Профиль архива - установленный для архива состав документов, подлежащих хранению.
Публикация архивных документов
Публикация архивных документов - подготовка архивных документов к изданию и осуществление их издания в соответствии с общепринятыми научными принципами и нормами.
Регистрационно-учетная форма
Регистрационно-учетная форма - документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля.
Регистрационный номер документа; регистрационный индекс документа
Регистрационный номер документа; регистрационный индекс документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Регистрация документа
Регистрация документа -  присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.
Регистрирование (capture)

Регистрирование (capture) - регистрация, классификация, добавление метаданных и сохранение документа в системе, которая управляет документами.

Режим хранения архивных документов
Режим хранения архивных документов - совокупность противопожарных и охранных мер, температурно-влажностных, санитарно-гигиенических и световых условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением.
Резолюция
Резолюция - реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.
Реквизит документа
Реквизит документа - элемент оформления документа.
Реставрация архивного документа
Реставрация архивного документа - восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению.
Роль (role)

Роль (role) - совокупность разрешений на доступ к функциональным возможностям системы, предоставленная предопределенному подмножеству пользователей.

Сервер приложений

Сервер приложений - серверная программа, в которой сохраняется бизнес-логика приложения. Серверы приложений, также именуемые «app servers», обеспечивают осуществление транзакций и других взаимодействий между конечными пользователями и внутрикорпоративными БД и приложениями. Они обеспечивают функционал кластеризации, классы доступа к БД, обработку транзакций и обмен сообщениями. Для многоуровневых приложений рекомендуется отделять обработку от физического обращения к web-страницам, что достигается с помощью размещения web-сервера в архитектуре перед сервером приложений.

Сервисы взаимодействия при управлении контентом (CMIS)

Сервисы взаимодействия при управлении контентом (Content Management Interoperability Services, CMIS) - cтандарт использования web-сервисов и интерфейсов Web 2.0, обеспечивающий возможность совместного использования информации, находящейся в хранилищах контента различных вендоров.

Система документации
Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.
Система научно-справочного аппарата к документам архива
Система научно-справочного аппарата к документам архива - комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, созданных на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании документов архива.
Система управления базами данных (СУБД)

Система управления базами данных (СУБД) - программное обеспечение, которое обеспечивает ввод, хранение и обработку больших объемов информации (баз данных).

Система управления реляционными БД (RDBMS)

Система управления реляционными БД (RDBMS) - подборка программ, позволяющих создавать, хранить, изменять реляционные БД и осуществлять администрирование ими. RDBMS сохраняет данные в связанных таблицах, извлечение информации из БД происходит с помощью запросов на языке структурированных запросов (SQL).

Поскольку данные в реляционной системе разбросаны по таблицам, а не хранятся в неструктурированном файле, одну и ту же БД можно представить разным образом. Почти все современные сложные БД, включая бизнес БД, используют RDBMS.

Система электронного документооборота (СЭД)

Система электронного документооборота (Electronic Document Management Systems) - система автоматизации работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также процессов взаимодействия между сотрудниками. При этом под документами в первую очередь подразумеваются неструктурированные документы (файлы Word, Excel и пр.). Как правило, СЭД включает в себя электронный архив документов и систему автоматизации деловых процессов.

Служба делопроизводства
Служба делопроизводства - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.
Собственник архивных документов
Собственник архивных документов - государство, муниципальное образование либо юридическое или физическое лицо, в полном объеме реализующие права владения, пользования, распоряжения архивными документами.
Согласование документа; визирование
Согласование документа; визирование - оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.
Составной документ

Составной документ - документ, который может содержать элементы из других документов или источников информации.

Список индексов

Список индексов - список, содержащий данные или метаданные, указывающие на характер и расположение определенных файлов или документов.

Список фондов
Список фондов - учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся в архиве, а также выбывших архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров.
Средства документирования
Средства документирования - средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.
Средства криптографической защиты информации (СКЗИ)

Средства криптографической защиты информации (СКЗИ) - совокупность программно-технических средств, обеспечивающих применение электронной подписи и шифрования при организации электронного документооборота. СКЗИ могут применяться как в виде самостоятельных программных модулей, так и в виде инструментальных средств, встраиваемых в прикладное программное обеспечение.

Средства электронной подписи (СЭП)

Средства электронной подписи (СЭП) - аппаратные и (или) программные средства, обеспечивающие реализацию хотя бы одной из следующих функций: создание электронной подписи в электронном документе с использованием закрытого (секретного) ключа электронной подписи, подтверждение с использованием сертификата ключа электронной подписи подлинности электронной подписи в электронном документе, создание открытых и закрытых (секретных) ключей электронной подписи. СЭП могут применяться как в виде самостоятельных программных модулей, так и в виде инструментальных средств, встраиваемых в прикладное программное обеспечение.

Срок хранения документов
Срок хранения документов - период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.
Старение (архивного) документа
Старение (архивного) документа - изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов.
Старение документа
Старение документа - изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов.
Страховая копия (архивного документа)
Страховая копия (архивного документа) - копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях хранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения оригинала.
Страховая копия архивного документа
Страховая копия архивного документа - копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях сохранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения подлинника.
Страховой фонд архивных документов
Страховой фонд архивных документов - совокупность страховых копий особо ценных и уникальных архивных документов.
Страховой фонд документов
Страховой фонд документов - совокупность страховых копий особо ценных и уникальных документов.
Структурированные данные

Структурированные данные - данные, которые можно представить с помощью определенных наглядных параметров, например, строк и столбцов в реляционной БД или иерархических узлов в документе или фрагменте XML.

Табель унифицированных форм документов
Табель унифицированных форм документов - перечень установленных к применению унифицированных форм документов.
Таксономия

Таксономия - в науке таксономия используется для определения, к какому типу, классу, отряду, семейству, роду и виду относится тот или организм. В управлении контентом таксономия решает те же задачи: она задает структуру классификации контента. Данная структура (как правило, жестко регламентированная) влияет на модель данных, структуру директорий и принципы наименования файлов в той или иной реализации системы управления контентом.

В более сложных случаях таксономии могут быть многоаспектными, т.е. для классификации контента могут использоваться множественные иерархии или древа категоризации. Это позволяет пользователям искать контент, используя нескольких путей или иерархий. Например, информацию о крабах Plagusia chabrus можно найти и в «Биологии» под рубриками «животные/беспозвоночные/ракообразные», и в «Географии» под рубриками «мир/поверхность земли/Австралия». Таксономия также может быть ориентирована на определенный язык, например, в спецификациях для подмножеств XML, таких как ebXML.

Тезаурус

Тезаурус - набор слов в системе перекрестных ссылок, относящийся к различным таксономиям и обеспечивающий подобие мета-классификации, облегчая тем самым поиск документов.

Текст документа
Текст документа - основная содержательная часть документа.
Текстовой документ
Текстовой документ - содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
Тематический обзор архивных документов
Тематический обзор архивных документов - справочник, содержащий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных комплексов архивных документов одного или группы архивных фондов по определенной теме, дополненные их источниковедческим анализом.
Типовой срок исполнения документа
Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом.
Типовые требования к управлению электронными записями (MoReq)

Типовые требования к управлению электронными записями MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Records) - функциональная спецификация по управлению электронными документами, разработанная на деньги Европейской комиссии в 2002 году. MoReq не содержит национальной специфики и легко адаптируется для применения в любой стране. Объем документа - более сотни страниц. Он содержит 514 требований, из которых 335 отнесены к категории обязательных, остальные рекомендательные.

Также существует MoReq-2, версия стандарта MoReq. Она представляет собой детальные рекомендации к формированию технического задания для создания полноценных программных продуктов по автоматизации делопроизводства. Одним из наиболее существенных новшеств в MoReq-2 является приложение к стандарту - разработанная система сертификации программных продуктов на соответствие требованиям спецификации.

Том (volume)

Том (volume) - часть электронного дела или бумажного дела.

Топографический указатель
Топографический указатель - документ, содержащий сведения о точном местонахождении архивных фондов в архивохранилище.
Универсальный передаточный документ
УПД – это универсальный передаточный документ, который, будучи на бумаге, может заменить первичный документ или комплект «счет-фактура + первичный документ». Об этом говорится в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.
Уникальный документ
Уникальный документ - особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/или его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и/или автографичности.
Унифицированная форма документа; УФД
Унифицированная форма документа; УФД - формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста.
Уничтожение документов
Уничтожение документов - исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке.
Упорядочение архивных документов
Упорядочение архивных документов - комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), их описанию и оформлению в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
Управление web-контентом (WCM)

Управление web-контентом (WCM) - компонент ECM, отвечающий за управление контентом, представляемым посредством браузеров. Управление контентом сайта и его конфигурацией для представления, как правило, производится через web-канал того же браузера. ECM-инструменты и средства контроля над совместной работой также могут быть представлены и управляться посредством WCM.

Управление документами
Управление документами - деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.
Управление документами

Управление документами - программное обеспечение, с помощью которого осуществляется контроль и организация документов в компании. Включает сбор (capture) документов и контента (т.е. их сохранение в системе), поток работ, хранилища документов, системы COLD/ERM и устройства вывода, а также систему поиска документов.

С точки зрения жизненного цикла документов управление документом регулирует его создание или инициирование, а управление записями то, что происходит с документом в конце цикла, после того, как он опубликован.

Управление записями (RM)

Управление записями (RM) - профессиональная дисциплина, затрагивающая, главным образом, управление ИС на базе документов. Управление записями направлено на снижение стоимости и повышение эффективности их ведения, обеспечение систематического уничтожения бесполезной информации и защиты и сохранения информации, представляющей ценность, в том виде, который облегчает ее использование.

Управление интегрированными записями

Управление интегрированными записями (Federated Records Management) - позволяет организациям применять правила хранения записей в различных, не связанных между собой хранилищах.

Управление цифровыми активами (DAM)

Управление цифровыми активами (DAM) - практика, позволяющая компаниям организовывать медиа-активы и изменять их назначение, чтобы минимизировать издержки и повышать прибыли. Системы DAM особенно подходят для управления мультимедийным контентом и, как правило, обеспечивают привязку к специализированным системам разработки медиа.

Управление электронными отчетами (ERM)

Управление электронными отчетами (ERM) - технология обработки печатных данных, позволяющая сохранять и индексировать их, а затем предоставлять конечным пользователям в виде отчетов по требованию.

Уровень допуска (security clearance)

Уровень допуска (security clearance)- один или несколько термов, ассоциированных с пользователем, которые определяют, к документами с какими грифами ограничения доступа данный пользователь имеет доступ.

Утверждение документа
Утверждение документа - способ придания документу правового статуса.
Учет архивных документов
Учет архивных документов - определение количества и состава архивных документов в единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах для контроля за их наличием и состоянием.
Учет архивных документов
Учет архивных документов - установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах.
Учетные документы (архива)
Учетные документы (архива) - комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.
Фолксномия

Фолксномия - набор тегов или категорий, присваиваемых пользователями. По сути, это — вариант таксономии для социального ПО. Фолксономическое присвоение тегов призвано облегчить поиск, обнаружение и навигацию по контенту.

Функционал фолксномии не характерен для большинства ECM-пакетов. Фолксномии, как правило, возникают в web-сообществах, где на сайтах оговариваются принципы создания и использования тегов.

Фонд пользования
Фонд пользования - совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо оригиналов с целью предотвращения их износа.
Фонд пользования (архива)
Фонд пользования (архива) - совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо подлинников с целью предотвращения их износа.
Фондирование документов
Фондирование документов - определение принадлежности документов конкретному фондообразователю и хронологических границ архивного фонда.
Фондообразователь
Фондообразователь - юридическое или физическое лицо, в процессе деятельности которого образуется документальный фонд.
Фонодокумент
Фонодокумент - аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
Формат электронного документа

Формат электронного документа - структура содержательной части электронного сообщения, на основе которого сформирован электронный документ.

Формирование дела
Формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.
Формуляр документа
Формуляр документа - совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности.
Фотодокумент
Фотодокумент - изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений - статичных образов.
Хранение документов
Хранение документов - организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.
Хранилище

Хранилище - часть системы управления документами или контентом. Предназначена для контроля над изъятием материалов и копированием их обратно после изменения, контроля версий и поиска по заданным атрибутам.

Целостность (электронного документа)
Целостность (электронного документа) - состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.
Централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации
Централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации - система учета документов Архивного фонда Российской Федерации на уровне субъекта Российской Федерации и государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.
Централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации
Централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации - система учета документов Архивного фонда Российской Федерации в масштабе области, края, республики, государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения
Шифрование

Шифрование - криптографическое преобразование данных, позволяющее предотвратить доступ неуполномоченных лиц к содержимому зашифрованного ЭД.

Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.
Электронная копия документа
Электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме.
Электронная папка (electronic file)

Электронная папка (electronic file) - совокупность взаимосвязанных электронных документов.

Электронная подпись
Электронная подпись - информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.
Электронная подпись

Электронная подпись (ЭП) — реквизит электронного документа, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа подписи и позволяющий установить отсутствие искажения информации в электронном документе с момента формирования подписи и проверить принадлежность подписи владельцу сертификата ключа подписи.

Существует несколько видов электронной подписи: простая электронная подпись и усиленная электронная подпись, которая, в свою очередь, может быть квалифицированной и неквалифицированной.

Простая электронная подпись подтверждает только авторство, причем к ней нет требований использования криптографии и наличия ключа проверки.

Усиленная неквалифицированная позволяет и определить автора, и доказать неизменность электронного документа. Требуется обязательно использование криптографии и наличие ключа.

Усиленная квалифицированная электронная подпись отличается от неквалифицированной подписи тем, что:

  • сертификат ключа проверки выдан не любым удостоверяющим центром, а аккредитованным, либо уполномоченным федеральным органом;
  • для создания и проверки ЭП используются не любые средства электронной подписи, а те, которые получили подтверждение соответствия требованиям 63-ФЗ. Выдавать такие подтверждения должен уполномоченный орган исполнительной власти.
Электронное дело
Электронное дело -  электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел.
Электронный административный регламент (ЭАР)
<p>Электронный административный регламент (ЭАР) – административный регламент, полностью реализованный с применением информационно-коммуникационных технологий (ИКТ). ЭАР предполагает формальное описание административных процедур, пригодное для непосредственной интерпретации и исполнения средствами информационно-коммуникационных технологий.</p>
Электронный архив документов

Электронный архив документов – система хранения документов в электронном виде, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение доступа, отслеживание истории изменений, удобство и скорость поиска.

Архивирование облегчает перенос данных с одного носителя на другой, позволяет минимизировать объем используемого дискового пространства и т.д. Архив может состоять из простого списка файлов или из файлов, разделенных между папками (в зависимости от того, какой тип архивирования поддерживает тот или иной архиватор).

Электронный документ
Электронный документ - документ, информация которого представлена в электронной форме.
Электронный документ (ЭД)

Электронный документ (ЭД) - документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронный документооборот
Электронный документооборот - документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).
Электронный документооборот (ЭДО)

Электронный документооборот (ЭДО) - единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Этап конфигурации (configuration time)

Этап конфигурации (configuration time) - точка в жизненном цикле СЭД, когда производится ее установка и настраиваются ее параметры.

Юридическая значимость документа
Юридическая значимость документа - свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.
Юридическая сила документа
Юридическая сила документа - свойство официального документа вызывать правовые последствия.

right banner
right banner