Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов

Тип документа :  Инструкция  |  Статус :  действует  | 

1. Основные положения

1.1. Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов (далее – Типовые требования) разработаны в соответствии с подпунктом 4 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 года № 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034), а также в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 25, ст. 3060; 2011, № 37, ст. 5263; 02.05.2016, 3 18, ст. 2641), иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в сфере информации, документации, архивного дела, национальными стандартами в сфере управления документами.

1.2. Типовые требования разработаны в целях формирование единой нормативной основы создания, внедрения и функционирования систем электронного документооборота (далее – СЭД) государственных органов и системы хранения электронных документов в архивах государственных органов (далее – СХЭД), а также для оценки функциональных возможностей уже применяемых СЭД и СХЭД в случае их модернизации.

1.3. Типовые требования определяют:

а) общие функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов;

б) функциональные требования к системам электронного документооборота (далее – СЭД), предназначенным для применения в государственных органах.

в) функциональные требования к системам хранения электронных документов (далее – СХЭД) в архивах государственных органов.

В настоящих Типовых требованиях не рассматриваются системно-технические требования, требования по информационной безопасности, надежности, а также требования к интерфейсу автоматизированных рабочих мест пользователей СЭД и СХЭД (далее – пользователи).

Настоящие Типовые требования не распространяются на работу с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.4. СЭД обеспечивает работу с документами государственного органа, создаваемыми в процессе его деятельности, поступающими от других государственных органов, юридических и физических лиц, технология работы с которыми на бумажном носителе или в электронной форме не препятствует соблюдению настоящих Типовых требований.

Функциональные возможности СЭД должны позволять осуществлять работу с документами, содержащими информацию ограниченного распространения (имеющих отметку «Для служебного пользования»).

1.5. Типовые требования основываются на следующих основных принципах:

- поддержание непрерывности жизненного цикла электронных документов в СЭД и СХЭД;

 - поддержание аутентичности, достоверности, целостности и пригодности для использования электронных документов в СЭД и СХЭД;

- обеспечение преемственности метаданных электронных документов в СЭД и СХЭД;

- обеспечение функциональной совместимости СЭД и СХЭД  в архивах государственных органов,  включая передачу на  хранение электронных документов и электронных дел;

- реализация типовых процессов создания документов, включения их в документную систему и управления ими в течение времени в соответствии с установленными для государственных органов правилами делопроизводства, правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, а также правилами хранения документов.

 

Термины и определения

Администратор СЭД / СХЭД – должностное лицо государственного органа (далее ГО), уполномоченное выполнять  функции администрирования при работе с СЭД / СХЭД ГО;

Архивная учетная форма (АУФ) –        электронная карточка (совокупность полей), используемая для записи сведений о документе, деле, описи, фонде в СХЭД в целях учета и поиска;

Аутентичность (электронного документа) – свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному;

Аутентификация – проверка подлинности данных о субъектах информационного взаимодействия на основе внутренней структуры самих данных;

Включение документа в СЭД/СХЭД – осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в документной системе;

Достоверность (электронного документа) – свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности;

Документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот ГО;

Документ постоянного хранения – документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение;

Документ временного хранения – документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению;

Доступ к документу – возможность и условия получения и использования документа;

Конвертация, конвертирование (электронных документов) – процесс перемещения электронных документов  с одного носителя на другой или из одного формата в другой;

Контейнер электронного документаzip-архив, включающий контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A;

Маршрутизация (электронных документов) – предоставление доступа пользователю в установленной или устанавливаемой последовательности к  электронному документу в целях осуществления необходимых действий;

Миграция  (электронных документов) – перемещение документов электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности их для использования;

 Метаданные – данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе;

Опись дел, документов – справочник и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения/единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета;

Пользователь СЭД/СХЭД ГО –    работник государственного органа, которому предоставлено право использовать СЭД /СХЭД  ГО;

Права доступа в СЭД/СХЭД – набор действий, разрешенных для выполнения пользователю СЭД /СХЭД ГО;

Пригодность для использования (электронного документа)  – свойство электронного документа, позволяющее его воспроизвести в любой момент времени;

Регистрационно-учетная форма   – электронная карточка (совокупность полей), используемая для записи сведений о документе в СЭД в целях учета, поиска и контроля;

Схема классификации – иерархически организованная совокупность оснований классификации, состоящая из разделов и подразделов в соответствии с которыми организуется систематизация и организация хранения документов в СЭД /СХЭД ГО;

Срок хранения документов – период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда;

Система электронного документооборота (СЭД) – автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов, включение документов с систему и управление ими в течение времени;

Система хранения электронных документов (СХЭД) – информационная система, обеспечивающая включение электронных документов (переданных из СЭД или иных информационных систем государственного органа), их учет, управление их хранением, а также доступ к ним до уничтожения или передачи на постоянное хранение в государственный архив;

Система управления доступом в СЭД/СХЭД – совокупность средств, обеспечивающих защиту документов  в СЭД/СХЭД от несанкционированного использования, изменения или уничтожения.

Технологическое электронное сообщение     – автоматически формируемое сообщение, направляемое пользователю и содержащее сведения о процессах выполненных/не выполненных СЭД/СХЭД;

Целостность (электронного документа) – состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения;

Электронный шаблон документа – унифицированная форма документа в электронном виде, предназначенная для создания документа;

Электронная копия документа – копия документа, созданная в электронной форме;

Электронное дело – электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированных в соответствии с номенклатурой дел;

 

Список сокращений

ГО – государственный орган

СЭД – система электронного документооборота,

СХЭД – система хранения электронных документов,

МЭДО – межведомственный электронный документооборот,

СМЭВ – система межведомственного электронного взаимодействия,

УКЭП – усиленная квалифицированная электронная подпись,

РУФД – регистрационно-учетная форма документа,

АУФ – архивная учетная форма,

ЭП – электронная подпись.

2.     Общие функциональные требования

к управлению документами в СЭД и СХЭД

 

2.1. Организация  работы с документами в СЭД и СХЭД должна соответствовать нормативным правовым актам Российской Федерации, устанавливающим требования к работе с документами в государственных органах.

2.2. Обеспечение доступа к работе в СЭД и СХЭД государственных органов должно осуществляться только для зарегистрированных пользователей с обязательной процедурой аутентификации.

Система управления доступом в СЭД и СХЭД должна исключать возможность несанкционированного доступа к документам, их несанкционированной рассылки, уничтожения, искажения информации или утраты документов.

2.3. В СЭД и СХЭД должны соблюдаться требования к аутентичности, достоверности, целостности и пригодности для использования электронных документов, включенных в указанные системы.

2.4. В СЭД и СХЭД должны формироваться и сохраняться метаданные документов:

- создаваемые при включении документа в систему (СЭД или СХЭД);

- образующиеся после включения документа в СЭД или СХЭД в рамках его жизненного цикла в системе;

- используемые при взаимодействии СЭД и СХЭД с другими информационными системами (в  том числе с МЭДО, СМЭВ и пр.)

- связанные с передачей на последующее хранение (из СЭД - в СХЭД, из СХЭД – в государственный архив).

Метаданные о включенных в СЭД или СХЭД документах должны быть связаны с тем документом, к которому они относятся.

2.5. Протоколирование действий (ведение журнала регистрации событий) при функционировании СЭД и СХЭД должно осуществляться автоматически (без возможности его отключения или приостановки), а также  редактирования (удаления, изменения) записей.

Журнал регистрации событий системы должен включать следующие сведения:

-        описание события;

-        инициатор события (сведения о пользователе или автоматической настройке);

-        дата и время  события.

2.6. Для управления доступом пользователей (3.2., 4.2.) и управления документами (п. 3.5.6., 4.4.5.) в СЭД и СХЭД должны использоваться справочники.

Относящиеся к документу значения элементов справочников должны отражаться в составе его метаданных.

Справочники, применяемые в СЭД и СХЭД, должны иметь возможности актуализации и настройки с учетом специфики деятельности государственного органа.

Справочники СЭД и СХЭД должны обеспечивать учет пользователей, иметь возможность настройки на конкретные виды действий пользователей  в соответствии с  правами доступа.

2.7. СЭД и СХЭД должны взаимодействовать с информационными системами, обеспечивающими документооборот и хранение документов, оказание государственных услуг и выполнение государственных функций, а также с другими информационными системами, применяемыми в процессе деятельности государственных органов, с осуществлением обмена документами (с их метаданными) и электронными сообщениями.  СЭД и СХЭД должны поддерживать стандартизированные протоколы обмена данными для возможности электронного взаимодействия.

Взаимодействие с системой межведомственного электронного документооборота (далее – МЭДО), единой системой межведомственного электронного взаимодействия (далее – СМЭВ) должно осуществляться в соответствии с установленными организационно-техническими требованиями к организации информационного взаимодействия, обмена документами и технологическими информационными сообщениями.

2.8. СЭД и СХЭД должны обеспечить возможность применения средств  электронной подписи.

2.9. В СЭД и СХЭД должен обеспечиваться многокритериальный поиск документов и их совокупностей, в том числе поиск по значениям полей  учетных форм, классификационным признакам, тематическим рубрикам и текстовой информации.

2.10. В СЭД и СХЭД должно обеспечиваться формирование и представление (в том числе печать на бумажном носителе) сводной статистической отчетности и иной фактографической информации о документах, включенных в систему, и действиях с ними, а также других документов, создание которых предусмотрено правилами ведения делопроизводства и хранения документов в архивах государственных органов.

3.     Функциональные требования

к обеспечению жизненного цикла документа в СЭД государственных органов

 

3.1. Категории документов, работу с которыми должны обеспечивать СЭД государственных органов

3.1.1. СЭД  должна обеспечивать включение в систему и другие процессы работы со следующими категориями документов:

- электронными документами (без предварительного документирования на бумажном носителе);

- электронными копиями документов.

В СЭД должна обеспечиваться возможность включения регистрационно-учетных сведений и других метаданных документов на бумажном носителе  без ввода в систему их электронных копий в случае, если работа с этой категорией документов осуществляется только на бумажном носителе, при этом  в СЭД фиксируются этапы и результаты исполнения документов.

 

3.2. Общие требования к управлению доступом пользователей в СЭД

3.2.1. Система управления доступом в СЭД должностных лиц государственного органа, являющихся пользователями, должна предусматривать настройки, исключающие  возможность несанкционированного доступа к документу.

3.2.2. Должна быть предусмотрена возможность предоставления прав  поиска и просмотра всех включенных в СЭД документов и связанных с ними метаданных фиксированному кругу лиц в соответствии с их должностными обязанностями.

3.2.3. Система управления доступом пользователей должна позволять осуществлять ведение справочников системы несколькими уполномоченными пользователями.

3.2.4. Система управления доступом пользователей должна позволять делегировать полномочия одних должностных лиц другим, как временно, так и постоянно.

3.2.5. Система управления доступом пользователей должна контролировать (не допускать) попытки одновременного подключения к системе с различных клиентских мест под одной учетной записью.

 

3.3. Получение поступающих (входящих) документов

3.3.1. СЭД должна обеспечивать следующие действия по приему поступающих (входящих) электронных документов, предшествующие их включению в СЭД:

- получение документов по телекоммуникационным каналам (в том числе посредством МЭДО, СМЭВ, через Интернет-приемную на официальном сайте государственного органа);

- первичная обработка;

- осуществление предварительной фиксации факта поступления документа;

- проверка действительности электронной подписи;

- формирование уведомления отправителю документа об отказе в регистрации в случае отрицательных результатов проверки электронной подписи и по другим основаниям в соответствии с установленными требованиями;

- поддержка процедур предварительного рассмотрения документов, разделения их на нерегистрируемые и регистрируемые, передачи документов на  регистрацию в СЭД и их маршрутизации.

Должна быть реализована возможность выполнения указанных действий группой уполномоченных пользователей.

3.3.2. СЭД должна обеспечивать создание электронной копии поступающего (входящего) документа на бумажном носителе путем сканирования.

 

3.4. Создание электронных документов

3.4.1. СЭД должна обеспечивать возможность создания электронных документов, в том числе подготовку, электронное согласование (визирование) и подписание (утверждение) отправляемых и внутренних документов государственного органа.

3.4.2. СЭД должна обеспечивать возможность создания документа на основе электронного шаблона соответствующего вида документа, имеющегося в СЭД, либо путем включения в СЭД неунифицированного текста (файла), подготовленного на автоматизированном рабочем месте исполнителя.

СЭД должна поддерживать возможность формирования, актуализации и применения электронных шаблонов различных видов документов, образующихся в процессе деятельности государственного органа, в соответствии с установленными требованиями к оформлению документов.

В СЭД должно быть установлено соответствие между электронными шаблонами и видами документов, к которым они относятся.

Формирование и актуализация электронных шаблонов документов должно осуществляться уполномоченными пользователями.

3.4.3. Для согласования документа, СЭД должна обеспечивать возможность:

- подписания (визирования) документа его исполнителем и инициатором (должностным лицом, ответственным за подготовку документа);

- настройку маршрута (последовательного и параллельного) передачи документа на согласование с оповещением должностных лиц государственного органа, согласующих (визирующих) документ;

- предоставления должностным лицам государственного органа, осуществляющим согласование (визирование) проекта документа,  доступа к связанным документам, истории согласования документа, его версиям и редакциям, результатам согласования с указанием перечня должностных лиц, визирующих документ, а также лица, подписывающего (утверждающего) документ  по итогам согласования.

3.4.4. В СЭД должна быть реализована возможность указания и корректировки срока (плановой даты)  рассмотрения и согласования (визирования) документа.

3.4.6. СЭД должна обеспечивать подписание (утверждение) электронных документов уполномоченными должностными лицами с использованием электронной подписи.

Должна быть реализована  возможность подписания несколькими должностными лицами.

После завершения процесса согласования (визирования) и подписания документа в СЭД  осуществляется его передача на регистрацию в качестве официального документа.

 

3.5. Включение документов в систему: их регистрация, классификация и индексация

3.5.1. Включение в СЭД документов должно осуществляться при их регистрации с созданием регистрационно-учетной формы документа (далее - РУФД), содержащей файл (файлы) электронного документа или электронной копии документа и метаданные.

При включении в СЭД документов, поступивших по телекоммуникационным каналам, после выполнения действий, указанных в подпункте 3.3.1 настоящих Требований, заполнение соответствующих полей РУФД и прикрепление к ней файла (файлов)  документа выполняется автоматически. После завершения регистрации поступающего (документа) автоматически формируется и направляется сообщение  отправителю документа с информацией о его регистрационных данных в СЭД получателя.

В СЭД обеспечивается однократная регистрация документов, образующихся в процессе деятельности государственного органа.

В том случае, когда к одной СЭД подключены несколько участников документооборота - государственных органов или подведомственных организаций – должна быть обеспечена возможность однократной регистрации их документов в рамках данной СЭД.

При работе с РУФД должна быть обеспечена возможность визуализации метаданных, относящихся к протоколированию действий с РУФД и файлами документа, в том числе факты их просмотра и внесения изменений конкретными пользователями.

При регистрации документа в СЭД должна быть обеспечена проверка на повторное включение документа в систему.

3.5.2. Для поступающих (входящих) документов государственного органа в составе метаданных СЭД, включаемых в РУФД, должны фиксироваться следующие сведения:

1.     Адресант (автор) - наименование государственного органа, юридического или физического лица, направившего документ, его почтовый и (или) электронный адрес.

2.     Адресат - наименование государственного органа, подразделения или должности лица, которому адресован  документ.

3.     Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.

4.     Наименование вида документа (наименование раздела в справочнике групп документов, к которому относится регистрируемый документ).

5.     Дата документа.

6.     Регистрационный номер документа.

7.     Дата поступления документа.

8.     Регистрационный номер входящего документа[*].

9.     Сведения о связанных документах[*] (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи).

10. Заголовок к тексту (краткое содержание документа).

11.  Индекс дела по номенклатуре дел.

12.  Сведения о переадресации документа[*] - наименование государственного органа, юридического или физического лица, которым переслан документ.

13.  Количество листов основного документа.

14.  Отметка о приложении[*] (количество приложений, общее количество листов приложений).

15.  Указания по исполнению документа (автор поручения, исполнитель, подразделение – ответственный исполнитель документа, содержание поручения, дата и результат исполнения)[*].

16.  Отметка о контроле[*].

17.  Гриф ограничения доступа[*].

18.  Сведения об электронной подписи (подписях)[*] (информация о подписании документа ЭП, фамилия и инициалы, должность, дата подписания, сведения о сертификате электронной подписи).

19.  Проверка электронной подписи (подписей) [*].

20.  Подразделение ответственный исполнитель документа[*].

21.  Файлы электронного документа (количества файлов, имена файлов) [*].

22.  Сведения о способе доставки документа.

3.5.3. Для отправляемых (исходящих) документов государственного органа в составе метаданных СЭД, включаемых в РУФД, должны фиксироваться следующие сведения:

1.       Адресант (автор) - наименование государственного органа, его подразделения и/или должностного лица, от имени которого направляется документ.

2.     Адресат и /или список рассылки документа - наименование государственного органа, подразделения и/или должности лица, которому адресован  документ.

3.     Наименование вида документа (наименование раздела в справочнике групп документов, к которому относится регистрируемый документ).

4.     Дата документа.

5.     Регистрационный номер документа.

6.     Сведения о связанных документах[*] (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи).

7.     Заголовок к тексту (краткое содержание документа).

8.      Индекс дела по номенклатуре дел.

9.     Количество листов основного документа.

10.  Отметка о приложении[*] (количество приложений, общее количество листов приложений).

11.  Гриф ограничения доступа[*].

12.  Сведения об электронной подписи (подписях)[*] (информация о подписании документа ЭП, фамилия и инициалы, должность, дата подписания, сведения о сертификате электронной подписи).

13.  Проверка электронной подписи (подписей) [*].

14.  Подразделение ответственный исполнитель документа[*].

15.  Сведения о способе доставки документа.

16.  Сведения о согласовании документа (визы) - состав должностных лиц, согласовавших документ содержание визы, фамилия и инициалы, должность, дата согласования (визирования), электронная подпись в составе визы, сведения о сертификате электронной подписи (если использовалась усиленная квалифицированная подпись) и  проверке электронной подписи в составе визы.

17.  Сведения о ходе работы с документом в СЭД адресата – участника МЭДО.

18.  Отметка о проведения антикоррупционной экспертизы в отношении проектов нормативных правовых актов.

19.  Отметка о государственной регистрации нормативных правовых актов.

20.  Сведения о согласовании документа с другими органами государственной властинаименование  органа государственной власти, содержание грифа согласования, фамилия и инициалы, должность, дата согласования, электронная подпись, сведения о сертификате электронной подписи (если использовалась усиленная квалифицированная подпись) и  проверке электронной подписи.

3.5.4. Для внутренних документов государственного органа в составе метаданных СЭД, включаемых в РУФД, должны фиксироваться следующие сведения:

1.     Адресант (автор) - наименование должностного лица, от имени которого направляется документ.

2.     Адресат и /или список рассылки документа - наименование подразделения и/или должности лица, которому адресован  документ.

3.     Наименование вида документа (наименование раздела в справочнике групп документов, к которому относится регистрируемый документ).

4.     Дата документа.

5.     Регистрационный номер документа.

6.     Сведения о связанных документах[*]  (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи).

7.     Заголовок к тексту (краткое содержание документа).

8.      Индекс дела по номенклатуре дел.

9.     Сведения о переадресации документа[*] (наименование должностного лица, которым переслан документ).

10.  Количество листов основного документа.

11.  Отметка о приложении[*]  (количество приложений, общее количество листов приложений).

12.  Указания по исполнению документа (автор поручения, исполнитель, подразделение – ответственный исполнитель документа, содержание поручения, дата и результат исполнения)[*].

13.  Отметка о контроле[*].

14.  Гриф ограничения доступа[*].

15.  Сведения об электронной подписи (подписях) [*]  (информация о подписании документа ЭП, фамилия и инициалы, должность, дата подписания, сведения о сертификате электронной подписи).

16.  Проверка электронной подписи (подписей) [*].

17. Подразделение ответственный исполнитель документа.

18. Сведения о согласовании документа (визы)[*] - состав должностных лиц, согласовавших документ, содержание визы, фамилия и инициалы, должность, дата согласования (визирования), электронная подпись в составе визы, сведения о сертификате электронной подписи (если использовалась усиленная квалифицированная подпись) и  проверке электронной подписи в составе визы.

3.5.5. В составе метаданных электронных документов в СЭД должен иметься специальный признак (поле РУФД), показывающий, что бумажный подлинник данного документа не создавался и документ подписан только в электронной форме.

В составе метаданных включенных в СЭД электронных копий документов на бумажном носителе должна иметься возможность использовать признак подлинника или копии.

Для внесения дополнительной неструктурированной информации, относящейся к включению документа в СЭД, в РУФД должно быть предусмотрено поле типа «комментарий» («примечание»).

В СЭД должны быть также предусмотрены возможности включения в состав метаданных (в том числе с применением дополнительных настроек)  иных сведений о документах, необходимых для работы с учетом специфики деятельности государственного органа.

3.5.6. При включении документов в СЭД и заполнении предусмотренных для этого полей РУФД используются справочники, обеспечивающие управление  документами в процессе их жизненного цикла в СЭД,  структурирование информации,  возможность настройки системы на актуальную структуру организации и потребности документооборота.

3.5.7. В СЭД должно быть обеспечено наличие и применение справочников, отражающих:

классификацию документов в СЭД, в том числе справочники групп документов и типовых документопотоков, а также справочники элементов, используемых при формировании регистрационных номеров документов и их проектов;

номенклатуру дел, статьи и сроки хранения документов;

классификацию видов (средств, каналов) доставки документов;

организационную структуру государственного органа (справочник подразделений и должностных лиц);

состав корреспондентов (государственных органов, юридических и физических лиц);

отсутствие или наличие отметок (грифа) об ограничении доступа к документу и их обозначения;

типы связей между документами.

В состав справочников СЭД также включаются тематические и иные рубрикаторы, справочники типовых текстов, используемых при заполнении полей регистрационной карточки документа или проекта.

При актуализации справочников должна быть обеспечена возможность логического удаления  отдельных позиций (элементов) с сохранением возможности обращения к ним в целях информационного поиска. Удаление позиций (элементов) справочников возможно только при отсутствии метаданных документов в СЭД, использующих указанные позиции справочников.

На основе справочников создаются списки рассылки, списки исполнителей и другие вспомогательные справочники (списки), формируемые с применением дополнительных настроек с учетом специфики деятельности конкретных групп пользователей.

3.5.8. В СЭД должна быть обеспечена возможность формирования структуры регистрационного номера документа на основе значений различных справочников,  с возможностью устанавливать различную последовательность элементов регистрационного номера. Шаблоны структуры регистрационного номера для конкретных групп (видов) документов создаются уполномоченными пользователями, выполняющими функции технологического администрирования (ведения справочников системы).

СЭД должна позволять автоматически присваивать документу его регистрационный номер, который может  включать, помимо порядкового номера, буквенные, цифровые и символьные обозначения элементов, входящих в структуру регистрационного номера конкретного вида документов.

 

3.6. Исполнение и контроль исполнения документов

3.6.1. СЭД должна обеспечивать создание указания по исполнению документов уполномоченным пользователем после регистрации документа в СЭД.

3.6.2. В указании по исполнению документа в СЭД должна быть предусмотрена возможность фиксировать следующие обязательные сведения:

-                    автор указания (фамилия и инициалы, должность);

-        дата указания;

-        текст указания;

-                    фамилия, инициалы и должность ответственного исполнителя;

-                    фамилия, инициалы  и должности исполнителей;

-                    плановая дата исполнения документа; 

-                    промежуточная дата исполнения документа;

-                    отметка о контроле;

-                    отметки исполнителей  об исполнении документа (результат исполнения и даты).

3.6.3. СЭД должна обеспечивать настройку маршрутов движения документов при передаче их на исполнение.

3.6.4. СЭД должна обеспечивать уведомление пользователей о получении документа поступающего на ознакомление, согласование и/или подписание, и/или указания по его исполнению, а также возможность просмотра РУФД и файлов самих документов.

3.6.5. СЭД должна обеспечивать возможность:

-                    контроля сроков исполнения поручений должностными лицами, давшими поручение, и уполномоченными пользователями;

-                    предоставления уполномоченными пользователями и исполнителям информации об истекающем сроке исполнения документа, документах, срок исполнения которых истек и документах, исполненных с нарушением срока, а также  формирования соответствующих выходных форм;

-                    предоставления исполнителям информации о документах, находящихся у них на исполнении,  с сортировкой по срокам исполнения;

-                    переназначения указаний по исполнению документа (замену исполнителей).

 

3.7. Отправка документов адресатам

3.7.1. СЭД должна позволять осуществлять автоматическую или автоматизированную отправку электронных документов адресатам (государственным органам, юридическим и физическим лицам) по телекоммуникационным каналам в соответствии с указанными способами (каналами) доставки документа.

СЭД должна позволять фиксировать факт отправки адресатам документов на бумажном носителе с указанием даты и способа доставки документа в РУФД.

СЭД должна предоставлять возможность отправки или  фиксации факта отправки документа  как одному или нескольким адресатам, так и по спискам рассылки, создаваемым и актуализируемым в системе.

3.7.2. При подготовке к отправке документов в электронной форме адресатам - участникам МЭДО СЭД должна формировать электронное сообщение в соответствии с Требованиями к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации от 27.05.2015 № 186/258.

3.7.3. После отправки документов адресатам - участникам МЭДО СЭД должна обеспечить прием поступающих от адресатов  уведомлений о получении и регистрации документов в СЭД адресата, а также других технологических сообщений о ходе работы с документами в СЭД адресата, автоматическую их обработку и включение этих сведений в метаданные, фиксируемые в РУФД отправленного документа в СЭД отправителя.

3.7.4. В СЭД должна быть реализована возможность отправки по телекоммуникационным каналам документов в адрес юридических, а также   физических лиц (например, ответы на обращения граждан)  посредством размещения документа в личном кабинете на официальном сайте государственного органа в сети Интернет, либо по электронному адресу, указанному корреспондентом.

3.7.5. СЭД должна позволять осуществлять отправку документов и технологических сообщений с электронных адресов, соответствующих конкретным способам (каналам)  информационного взаимодействия.

 

3.8. Управление хранением документов 

3.8.1. СЭД должна обеспечивать хранение электронных документов и электронных копий документов вместе с их метаданными и доступ к ним в течение всего жизненного цикла документов в системе (до уничтожения или передачи на последующее хранение в СХЭД).

СЭД должна обеспечивать хранение РУФД документов на бумажном носителе, электронные копии которых в систему не были включены, а также  доступ к ним до уничтожения этих документов или их передачи на хранение в  архив государственного органа.

3.8.2. СЭД должна обеспечивать установление принадлежности документов, к соответствующим делам согласно номенклатуре дел государственного органа.

В СЭД должны быть реализована возможность просмотра состава документов, включенных в дело, формирования внутренней описи документов в деле и вывода ее на печать по установленной форме.

3.8.3.  В СЭД должно осуществляться формирование и ведение номенклатуры дел как справочника (в соответствии с установленными требованиями к структуре данного документа)  и вывода ее на печать по установленной форме.

В СЭД должна быть обеспечена возможность ввода номенклатуры дел в систему, ее согласование и утверждение, а также внесение изменений.

3.8.4. Для документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения СЭД должна обеспечивать автоматизированное формирование описей дел, документов структурных подразделений государственного органа (далее – описей электронных дел, документов структурных подразделений), в соответствии с номенклатурой дел и вывод их на печать в установленной форме.

 

3.9. Экспертиза ценности документов и выделение документов к уничтожению

3.9.1. СЭД должна поддерживать процессы экспертизы ценности документов:

- осуществлять отбор дел, документов в соответствии с установленными сроками их хранения;

- формировать акты о выделении  к уничтожению дел, документов, не подлежащих хранению, с выводом их на печать по установленной форме;

- осуществлять удаление документов, включенных в систему, в соответствии с актом о выделении к уничтожению;

- предоставлять возможность корректировки в РУФД сведений о деле по номенклатуре дел, в которое включен документ, по результатам экспертизы ценности в случае установления для документа иного срока хранения;

- осуществлять отбор электронных дел, документов, подлежащих передаче в СХЭД (с использованием признака электронного документа, указывающего, что бумажный подлинник данного документа не создавался и документ существует только в электронной форме).

3.9.2.  В  СЭД должна быть реализована возможность хранения:

-                    актов о выделении к уничтожению дел, документов, не подлежащих хранению;

-                    сведений (метаданных), связанных с передачей документов на хранение в СХЭД;

-                    описей дел, документов структурных подразделений.

 

3.10. Передача электронных документов в СХЭД

3.10.1. В СЭД должна быть реализована возможность передачи в СХЭД  электронных документов и электронных копий документов:

- без удаления их из СЭД (с отметкой в РУФД об успешной процедуре включения в СХЭД после получения соответствующего технологического сообщения из СХЭД);

- с удалением их из СЭД вместе с РУФД, формированием и сохранением в СЭД сведений об удаленных документах в связи с их передачей на хранение в СХЭД, при этом должна иметься возможность извлечения и представления этих сведений по запросу уполномоченных пользователей.

3.10.2. СЭД должна обеспечивать возможность формирования контейнеров электронных документов, содержащих контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию  текстового электронного документа в формате PDF/А.

СЭД должна обеспечивать формирование электронных дел, состоящих из электронных документов (контейнеров электронных документов).

Вместе с электронными делами,  для которых установлены постоянный или временный (свыше 10 лет) сроки хранения, обеспечивается передача в СХЭД соответствующих им описей электронных дел, документов структурных подразделений государственного органа.

 

4.      Функциональные требования к обеспечению

жизненного цикла документа в СХЭД

государственных органов

 

4.1. Категории документов, работу с которыми должны обеспечивать СХЭД в архивах государственных органов.

СХЭД  должна обеспечивать прием, учет, хранение и использование следующих категорий документов, подлежащих хранению в архивах государственных органов:

- электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе);

- электронные копии документов.

В СХЭД должна обеспечиваться возможность включения регистрационно-учетных сведений и других метаданных электронных документов, переданных в архив государственного органа на физически обособленных носителях, а также документов на бумажных носителях.

 

4.2. Общие требования к управлению доступом пользователей в СХЭД.

4.2.1. Система управления доступом в СХЭД должностных лиц государственного органа должна предусматривать возможность просмотра включенных в СХЭД документов зарегистрированным пользователям после успешной аутентификации:

по постоянно действующим информационным запросам в соответствии с должностными обязанностями в рамках модели доступа;

по разовым запросам по разрешению уполномоченных лиц государственного органа к конкретным документам и их совокупностям в соответствии со схемой  классификации документов в СХЭД, а также в отношении конкретных периодов, к которым относятся документы.

В СХЭД должна быть предусмотрена возможность предоставления прав  поиска и просмотра всех включенных в СХЭД документов и связанных с ними метаданных фиксированному кругу лиц архива государственного органа в соответствии с их должностными обязанностями.

4.2.2. Система управления доступом пользователей СХЭД должна позволять осуществлять ведение справочников системы несколькими уполномоченными пользователями, выполняющими функции технологического администрирования.

4.2.3. Права на выполнение конвертации и миграции электронных документов предоставляются по решению руководителя организации уполномоченному должностному лицу, осуществляющему функции технологического администрирования СХЭД, в отношении конкретных документов на период проведения указанных мероприятий.

 

4.3. Получение электронных дел, передаваемых в СХЭД  в процессе комплектования архива

4.3.1. СХЭД должна обеспечивать выполнение следующих действий по приему дел, документов поступающих на хранение в СХЭД:

-        получение электронных дел, документов из СЭД и других информационных систем государственного органа, в которых создаются и хранятся электронные документы;

-        получение из СЭД описей электронных дел, документов структурных подразделений;

-        осуществление предварительной фиксации факта поступления в СХЭД электронных дел, документов описей электронных дел структурных подразделений;

-        проверка электронной подписи электронных дел, переданных на хранение в СХЭД;

-        проверка комплектности состава контейнеров электронных документов, которые должны содержать контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A;

-        проверка наличия в метаданных документа сведений о проверке подлинности УКЭП передаваемого электронного документа на момент его подписания и/или получения;

-        проверка воспроизводимости электронных документов, электронных копий документов, описей электронных дел, документов структурных подразделений;

-        формирование уведомления отправителю электронных дел, документов и описей электронных дел, документов структурных подразделений о подтверждении приема или об отказе в приеме в СХЭД в случае отрицательных результатов проверки на соответствие требованиям,  установленным в п 4.3.1 настоящих требований.

4.3.2. СХЭД должна обеспечивать возможность заверения принятых на хранение электронных дел электронной подписью  уполномоченного  лица.

 

4.4. Включение электронных дел, документов в СХЭД: их учет и классификация

4.4.1. Включение в СХЭД электронных дел, документов должно осуществляться  при учете поступления электронных дел, документов на архивное хранение в СХЭД.

4.4.2. СХЭД должна обеспечить на основе описей электронных дел, документов структурных подразделений формирование проектов годовых разделов описи электронных дел, документов для последующего их согласования и утверждения в установленном порядке.

СХЭД должна обеспечивать хранение описей электронных дел, документов структурных подразделений и годовых разделов описей дел, документов государственного органа  в течение установленных сроков хранения.

4.4.3. Учет поступивших на хранение в СХЭД электронных дел, документов должен осуществляться  в соответствии со схемой систематизации электронных дел в СХЭД.

Схема систематизации электронных дел, документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в СХЭД должна включать уровни: фонд, опись, раздел описи, электронное дело, электронный документ.

В СХЭД должна быть предусмотрена возможность учета документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения без включения в описи.

4.4.4. Включение в СХЭД электронных дел, документов должно осуществляться при создании архивной учетной формы  (далее – АУФ).

Наименование полей АУФ каждого уровня должны соответствовать основным (обязательным) учетным документам архива государственного органа.

СХЭД должна обеспечивать создание связей между АУФ и электронными делами, электронными документами.  

СХЭД должна обеспечивать автоматизированное заполнение полей АУФ уровней  «электронное дело», «электронный документ» за счет импорта данных из описи электронных дел, документов структурного подразделения.

4.4.5. При включении электронных дел, электронных документов в СХЭД и заполнении предусмотренных для этого полей АУФ используются справочники, обеспечивающие управление электронными документами в СХЭД:

перечень государственных органов, (включая их структурные подразделения)  – источников комплектования СХЭД;

список фондов (включая номера фондов и их наименования);

номенклатуры дел государственных органов – источников комплектования СХЭД;

справочник видов документов с указанием  сроков их хранения;

реестр описей;

перечень разделов описей.

В СХЭД предусматривается возможность использования тематических рубрикаторов документов, отражающих специфику деятельности государственного органа.

4.4.6. При включении в систему СХЭД должна обеспечить для каждого электронного дела автоматизированное присвоение и внесение в АУФ уникального идентификационного учетного номера, входящего в состав архивного шифра, соответствующего номеру электронного дела по описи электронных дел, документов и исключить возможность повторного присвоения данного номера в пределах описи, а также его изменения.

Архивный шифр электронного дела, хранимого в СХЭД, является обязательным элементом описания контейнера электронного документа.

4.4.7. В СХЭД должны включаться следующие метаданные  электронных документов, передаваемые из СЭД:

1.       Адресант (автор) - наименование государственного органа, его подразделения и/или должностного лица, от имени которого направляется документ.

2.       Адресат и /или список рассылки документа - наименование государственного органа, подразделения и/или должности лица, которому адресован  документ.

3.       Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.

4.       Наименование вида документа (наименование раздела в справочнике групп документов, к которому относится регистрируемый документ).

5.       Дата документа.

6.       Регистрационный номер документа.

7.       Сведения о связанных документах[*] (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи).

8.       Заголовок к тексту (краткое содержание документа).

9.        Индекс дела по номенклатуре дел.

10.   Количество листов основного документа.

11.    Отметка о приложении[*] (количество приложений, общее количество листов приложений).

12.    Гриф ограничения доступа[*].

13.    Сведения об электронной подписи (подписях)[*] (информация о подписании документа ЭП, фамилия и инициалы, должность, дата подписания, сведения о сертификате электронной подписи).

14.    Проверка электронной подписи (подписей) [*].

15.    Подразделение ответственный исполнитель документа[*].

16.   Сведения о согласовании документа (визы) - состав должностных лиц, согласовавших документ содержание визы, фамилия и инициалы, должность, дата согласования (визирования), электронная подпись в составе визы, сведения о сертификате электронной подписи (если использовалась усиленная квалифицированная подпись) и  проверке электронной подписи в составе визы.

17.    Отметка о проведения антикоррупционной экспертизы в отношении проектов нормативных правовых актов[*].

18.    Отметка о государственной регистрации нормативных правовых актов[*].

19.   Сведения о согласовании документа с другими органами государственной властинаименование  органа государственной власти, содержание грифа согласования, фамилия и инициалы, должность, дата согласования, электронная подпись, сведения о сертификате электронной подписи (если использовалась усиленная квалифицированная подпись) и  проверке электронной подписи[*].

Для внесения дополнительной неструктурированной информации, при включении документа в СХЭД, в АУФ должно быть предусмотрено поле типа «комментарий» («примечание»).

4.4.8. Кроме метаданных, автоматически импортируемых из СЭД, в АУФ должна быть предусмотрена возможность отражения метаданных, образующихся в рамках жизненного цикла документа в СХЭД:

- об использовании документов (дата, форма использования, потребитель информации) с возможностью прикрепления к АУФ файлов выданных архивных справок (выписок);

- о проверке наличия и состояния (воспроизводимости) документов (дата; совершенное действие, сведения о пользователе, выполнившим действие, или автоматической настройке; результат проверки) с возможностью прикрепления к АУФ файлов актов по результатам проверки наличия и технического состояния электронных дел, документов;

- о конвертации в другие форматы (дата; совершенное действие, сведения об исходном и новом формате; об исходном и новом объеме файла; сведения о пользователе, выполнившим действие, или автоматической настройке) с возможностью прикрепления к АУФ файлов с решениями уполномоченных должностных лиц о проведении конвертации электронных документов;

- об экспертизе ценности документов (отметки о решениях экспертной и экспертно-поверочной комиссий) с возможностью прикрепления к АУФ файлов с решениями;

- сведения о передаче электронных дел, документов на хранение в государственный архив.

4.4.9. При включении в СХЭД электронных дел на физически обособленных носителях в АУФ должны быть предусмотрены дополнительные поля: вид носителя, место хранения.

4.4.10. СХЭД должна обеспечить создание в электронной форме  с возможностью вывода на печать обязательных учетных документов архива и других архивных документов установленной формы.

 

4.5. Хранение электронных дел, документов в СХЭД

4.5.1. СХЭД должна обеспечивать хранение электронных документов и электронных копий документов вместе с их метаданными в течение всего жизненного цикла документов в системе (до уничтожения или передачи на последующее хранение в государственный архив).

4.5.2. СХЭД должна обеспечить:

-  периодическое резервное копирование электронных документов;

- соблюдение требований к наличию резервных экземпляров электронных документов и идентичности экземпляров АУФ.

4.5.3. СХЭД должна обеспечивать возможность проведения проверки наличия и состояния электронных дел, документов:

осуществлять уведомление ответственного должностного лица о необходимости проведения проверки в соответствии с установленными сроками (периодичностью);

обеспечить возможность просмотра состава электронных документов в электронном деле, состава дел, относящихся к конкретной описи электронных дел, документов реестра описей дел в рамках фонда; 

осуществлять проверку соответствия учетных данных в АУФ различных уровней;

обеспечивать выделение к уничтожению неисправимо поврежденных электронных дел, документов;

обеспечивать создание (копирование) и включение в СХЭД экземпляров электронных дел, документов  из их резервных экземпляров взамен поврежденных;

применять специальные программы проверки технического состояния электронных документов и сохранять результаты проверки в течение установленного времени;

формировать акты установленной формы по результатам проверки наличия и технического состояния электронных дел.

обеспечить возможность внесения изменений в АУФ по результатам проверки.

4.5.4. В целях обеспечения долговременного хранения СХЭД обеспечивает процессы конвертации и/или миграции электронных документов.

СХЭД должна обеспечивать проведение конвертации и/или миграции электронных документов вместе с их метаданными.

4.5.5. В целях обеспечения проведения конвертации электронных документов в новые форматы должна быть реализована возможность отбора хранимых электронных документов конкретных форматов.

В СХЭД должна быть предусмотрена возможность выполнения действий по конвертации  электронных документов:

- без удаления из СХЭД электронных документов устаревших форматов (с отложенным удалением после контроля успешности выполненных действий и проверки воспроизводимости документов) и включением в систему документов в новом формате с их прикреплением к АУФ, с автоматическим протоколированием выполненных действий и отражением в составе метаданных АУФ;

- с удалением из СХЭД  электронных документов устаревших форматов  (с отметкой в АУФ и журнале учета действий системы).

 

4.6. Использование электронных дел, включенных  в СХЭД

4.6.1. СХЭД должна обеспечить создание фонда пользования электронных дел, документов и функционирование на его основе электронного читального зала.

Доступ к электронным делам, документам в электронном читальном зале должен осуществляться только зарегистрированными пользователями  в соответствии с установленными для них правами доступа после выполнения процедур аутентификации.

4.6.2. При выполнении информационных запросов пользователей СХЭД должна обеспечивать многокритериальный поиск и отбор электронных дел, документов  в соответствии со схемой систематизации документов в СХЭД и значениями полей АУФ.

СХЭД должна обеспечить протоколирование в журнале учета событий просмотр пользователями АУФ,  электронных дел, электронных документов, а также их копирование.

4.6.3. СХЭД должна предоставлять возможность создания копии электронного документа или его части, записи его на другой электронный  носитель. 

При создании копии электронного документа СХЭД должна обеспечить формирование отметки о заверении копии электронного документа в виде штампа визуализации учетных данных СХЭД (архивного шифра) и отметки о подписании электронной подписью. 

4.6.4. СХЭД должна обеспечить возможность создания архивной копии, проекта архивной справки (архивной выписки) в форме электронного документа с возможностью вывода на печать.

СХЭД должна обеспечить возможность подписания архивной справки (архивной выписки) электронной подписью уполномоченного должностного лица, ответственного за создание документа.

СХЭД должна обеспечить направление архивной копии, архивной справки (архивной выписки), подписанного электронной подписью по защищенной информационно-коммуникационной сети в СЭД государственного органа для регистрации и отправки заявителю.

4.6.5. СХЭД должна обеспечить учет использования электронных дел, документов, в том числе подготовки архивных копий, проектов архивных справок (архивных выписок), и формирование отчетов о результатах использования в установленной форме.

 

4.7. Экспертиза ценности и выделение к уничтожению  электронных дел, документов с истекшими сроками хранения

4.7.1. СХЭД должна поддерживать процессы, обеспечивающие проведение экспертизы ценности электронных дел, документов:

осуществлять уведомление ответственного должностного лица  об истечении сроков хранения электронных дел, документов;

осуществлять отбор дел, документов с истекающим (истекшим)  сроком хранения;

формировать и хранить акты о выделении к уничтожению дел, документов, не подлежащих хранению (с выводом их на печать по установленной форме);

обеспечить возможность просмотра состава электронных документов в электронном деле, состава дел, относящихся к конкретной описи электронных дел, реестра описей дел в рамках фонда;

осуществлять удаление включенных в систему электронных дел, документов, в том числе их резервных экземпляров, в соответствии с актом о выделении к уничтожению;

обеспечить возможность внесения данных об уничтожении электронных дел, документов в АУФ;

предоставлять возможность корректировки сроков хранения электронных дел, документов по результатам экспертизы ценности в случае установления иного срока хранения;

предоставлять возможность переформирования электронных дел;

осуществлять отбор электронных дел, документов с постоянным сроком хранения, подлежащих передаче в государственный архив.

 

4.8. Подготовка к передаче электронных дел на хранение в государственный архив

4.8.1. В СХЭД должна быть реализована возможность передачи электронных дел, документов в государственный архив по защищенным каналам связи в соответствии со схемой метаданных и организационно-техническими требованиями к указанному информационному взаимодействию (по мере их формирования и утверждения),   правилами работы государственных архивов.

4.8.2. Передача электронных дел из СХЭД должна быть возможна:

- без удаления их из СХЭД (с отметкой в АУФ об успешной процедуре включения в соответствующую информационную систему государственного архива);

- с удалением их из СХЭД вместе с АУФ и фиксацией данных  об удаленных делах, документах в связи с их передачей на долговременное хранение, при этом должна иметься возможность извлечения и представления этих сведений по запросу уполномоченных пользователей.

4.8.3. СХЭД должна обеспечить формирование акта приема-передачи электронных дел, документов в государственный архив в электронном виде с возможностью вывода на печать.

СХЭД должна хранить информацию о передаче электронных дел, документов в государственный архив.



[*] При наличии данных сведений.



Официальный источник

Комментарии экспертов

Удовлетворящие продукты

Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов

Алексей Микрюков  |  Аналитик  |  Directum

14 июня 2018 г. на официальном сайте Федерального архивного агентства (Росархива) в разделе «Проекты документов» размещен «Проект типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов» объёмом 37 страниц.

  • Facebook

Возврат к списку

right banner
right banner