22 октября 2004 г. принят Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», который явился результатом общего процесса обновления правового фундамента российского общества на базе закрепленных Конституцией Российской Федерации принципов.

Прошло более 10 лет с момента принятия столь важного для архивного дела России законодательного акта. Настало время подвести итоги его практического применения, сделать выводы о необходимости изменения отдельных его положений.

В рамках реализации ФЦП «Культура России (2012–2018 годы)» в нынешнем году Росархив заключил контракт с Институтом законодательства и сравнительного правоведения при Правительстве Российской Федерации, предметом которого является анализ практики применения Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации».

Результатом проведенной работы стал почти 300-страничный отчет. Его основной вывод – Федеральный закон не требует концептуальных изменений и в целом достаточно полно регламентирует отношения, возникающие в связи с организацией, хранением, комплектованием, использованием и учетом архивных документов, а также управлением в сфере архивного дела, как на федеральном, так и на региональном уровне.

Проведенное одновременно анкетирование различных архивов также показало, что в целом они положительно оценивают его действие. По их замечаниям, лишь малый процент статей нуждается в изменении и дополнении.

Вместе с тем произведенный анализ позволил сделать следующие предложения по совершенствованию нашего главного Закона.

Целесообразно скорректировать положения статьи 2, более четко определив содержание правовой основы регламентации отношений в области архивного дела в стране. Имеется в виду необходимость отразить роль в регулировании архивного дела не только федеральных органов государственной власти и органов государственной власти субъектов Российской Федерации, но и принципов и норм международного права и международных договоров Российской Федерации, а также роль органов местного самоуправления, которые уже сегодня принимают муниципальные правовые акты по архивному делу.

Целесообразно нормативно закрепить определение понятия «архивный фонд субъекта Российской Федерации», что позволит исключить различные подходы к его регламентации в законодательстве субъектов Российской Федерации, а, следовательно, к определению объема и содержания полномочий органов государственной власти субъектов Российской Федерации при формировании архивных фондов субъектов Российской Федерации.

Целесообразно исключить из статьи 4 несогласованность с Федеральным законом от 6 октября 2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» в части определения видов муниципальных образований, наделенных компетенцией в области архивного дела, а также более четко определить полномочия «двухуровневой системы» органов местного самоуправления, дифференцировав их для различных муниципальных образований.

В связи с имеющимися расхождениями между положениями 125-ФЗ и Федерального конституционного закона от 21 марта 2014 г. № 6-ФКЗ «О принятии в Российскую Федерацию Республики Крым и образовании в составе Российской Федерации новых субъектов – Республики Крым и города федерального значения Севастополя» целесообразно скорректировать положения части 2 статьи 7, установив, что в собственности субъектов Российской Федерации могут находиться «иные архивные документы, перешедшие в собственность субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации».

Проведенный в рамках НИР анализ показал также, что в законодательстве субъектов Российской Федерации сегодня существует неоправданное многообразие в определении подходов к регулированию вопросов разграничения собственности на архивные документы между муниципальными образованиями, муниципальным образованием и субъектом Российской Федерации на архивные документы, созданные до образования, объединения, разделения или изменения статуса муниципальных образований и хранящиеся в муниципальных архивах.

При этом различаются не только формы правового регулирования этой проблемы, но и подходы к ее решению, применяемые в различных субъектах Российской Федерации.

В этой связи в целях унификации представляется обоснованным на федеральном уровне определить состав и порядок отнесения объектов к муниципальной собственности на архивные документы в случае создания или преобразования муниципальных образований, включая порядок согласования принимаемых решений.

Опыт правового регулирования, имеющийся в отдельных субъектах Российской Федерации, позволяет сделать вывод о необходимости внесения в Закон следующих норм:

• архивные документы, созданные до образования муниципальных образований и находящиеся на хранении в муниципальных архивах, являются собственностью соответствующего муниципального образования;
• при объединении муниципальных образований архивные документы, находящиеся в их собственности, становятся собственностью вновь образованного муниципального образования;
• при разделении муниципального образования на два и более право собственности на архивные документы муниципального образования определяется вновь образованными муниципальными образованиями по согласованию с органами государственной власти субъектов Российской Федерации;
• при изменении статуса муниципального образования право собственности на его архивные документы остается за данным муниципальным образованием в новом статусе.

Данный подход к разграничению муниципальной собственности на архивные документы в связи с созданием или преобразованием муниципальных образований можно было бы закрепить в статье 8 Закона.

В настоящее время имеется также несогласованность между нормами 125-ФЗ и иными законодательными актами в части сроков хранения документов, видов документов, подлежащих хранению, установления обязанности хранения документов и т.д.

Устранить указанную несогласованность, конечно, нельзя путем внесения изменений только в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации». В связи с этим целесообразно рассмотреть вопрос о разработке отдельного федерального закона «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации».

Перехожу к более конкретным проблемам, вытекающим из архивной практики.

Анализ современной ситуации, связанной с работой государственных и муниципальных архивов по комплектованию и составлению списков организаций – источников комплектования, показал, что по-прежнему остро стоит вопрос о правовой основе включения в указанные списки территориальных органов федеральных органов исполнительной власти. Причина возникновения данной проблемы – наличие в 125-ФЗ правовых коллизий.

С одной стороны, частью 2 статьи 21 федеральным органам и организациям предоставлено право передавать образовавшиеся в процессе их деятельности документы Архивного фонда Российской Федерации в государственные архивы субъектов Российской Федерации на основании договора, с другой стороны, субъекты Российской Федерации таковыми полномочиями согласно части 2 статьи 4 не обладают.

Несмотря на определенную правовую неурегулированность, в большинстве субъектов Российской Федерации архивные учреждения активно сотрудничают с федеральными органами и организациями на договорной основе, включают их в списки источников комплектования, о чем свидетельствуют поступающие в Росархив отчеты уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

Росархив предпринимает меры, направленные на правовое урегулирование взаимоотношений архивных учреждений субъектов Российской Федерации с федеральными органами и организациями, расположенными на их территории. Подготовлен соответствующий законопроект.

Его целью является передача полномочий Российской Федерации субъектам Российской Федерации по решению вопросов хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности территориальных федеральных органов и организаций, за счет субвенций из федерального бюджета с возможностью делегирования части полномочий органам местного самоуправления.

Однако до сих пор не решен вопрос финансового обеспечения данного законопроекта. Три месяца назад в Аппарате Правительства Российской Федерации прошло согласительное совещание по этому вопросу (позиция Минфина проста: мы в принципе «за», но сейчас неблагоприятное время). Именно из-за нерешенности вопроса финансирования тормозится принятие «Концепции развития архивного дела в Российской Федерации до 2020 года», поскольку мы принципиально считаем неправильным утверждать Концепцию без урегулирования этого вопроса.

«Зеленый свет» законопроекту со стороны Правительства Российской Федерации позволит укрепить правовую основу включения территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов, расположенных на территории субъектов Российской Федерации, в списки организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов и урегулировать взаимоотношения с ними по всем аспектам взаимодействия.

Другое перспективное направление развития архивного дела – оптимизация сроков временного хранения отдельных видов документов. Значительным резервом для сокращения физических объемов ведомственного архивного хранения могут стать документы по личному составу – приказы, личные дела, бухгалтерские лицевые счета.

В соответствии с действующими правилами организации хранят их 75 лет, прежде всего для документационного обеспечения пенсионных прав граждан. Объем таких документов весьма значителен и продолжает расти.

Сократить объемы дел по личному составу можно, осуществив полный переход к порядку подтверждения страхового стажа граждан по данным персонифицированного учета, который после реформы пенсионного законодательства ведется Пенсионным фондом Российской Федерации.

Когда расчет пенсии производится самим Пенсионным фондом по собственным электронным базам данных и документам его ведомственных архивов, отпадает необходимость хранения дублетных бумажных документов о заработках граждан, ныне оседающих в архивах.

Решение этого вопроса назрело, поскольку прием в архивы документов по личному составу от ликвидированных организаций в целом по Российской Федерации превышает в разы объемы дел, принимаемых на постоянное хранение (по предварительным данным в 2014 году принято 1,9 млн. дел постоянного хранения и около 5 млн. дел по личному составу).

Для его решения подготовлен и одобрен Правительством Российской Федерации законопроект, согласно которому документы по личному составу, созданные начиная с 2003 года (после введения системы индивидуального персонифицированного учета), хранятся не 75, а только 20 лет.

Указанный законопроект прошел первое чтение в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации. В процессе его обсуждения в Парламенте возникли серьезные замечания.

Состоялось несколько согласительных совещаний с участием Минтруда России, Пенсионного фонда России и правоохранительных органов. В результате удалось прийти к компромиссному решению, которое, с одной стороны, увеличивает срок хранения документов по личному составу с 20 до 50 лет, с другой стороны – упрощает правоприменение Закона об архивном деле после вступления изменений в силу.

Сократить объемы документов по личному составу поможет также более четкое определение критериев отбора в состав Архивного фонда Российской Федерации документов по личному составу, имеющих срок хранения 75 лет, поскольку уже в настоящее время можно проводить экспертизу ценности этих документов по 1940 год включительно.

В этом году будет завершена разработка Методических рекомендаций «Экспертиза ценности и отбор в состав Архивного фонда Российской Федерации документов по личному составу», помогающих решить эту проблему.

Одной из составляющих процесса комплектования является определение состава документов, подлежащих приему в архивы.

В этой работе государственные и муниципальные архивы руководствуются законодательством Российской Федерации, в том числе перечнями типовых архивных документов с указанием сроков хранения, а также ведомственными (отраслевыми) перечнями. К сожалению, перечни документов большинства федеральных органов исполнительной власти были разработаны еще в период существования СССР и нуждаются в актуализации.

В этих целях ВНИИДАД подготовлены соответствующие рекомендации, которые были рассмотрены и согласованы ЦЭПК при Росархиве 17 мая 2011 г. и доведены до сведения всех федеральных органов исполнительной власти.

Следует отметить, что разработка указанных рекомендаций дала свой положительный эффект. Так, за период 2011–2014 гг. ЦЭПК при Росархиве были рассмотрены и согласованы перечни документов, образовавшихся в деятельности многих федеральных органов исполнительной власти, а также Счетной палаты, Следственного комитета.

Росархивом и ВНИИДАД завершена работа по подготовке второго по значимости типового Перечня документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения. Разработка данного Перечня осуществлялась во исполнение поручения Правительства Российской Федерации от 19 октября 2012 г. № ИШ-П13-6235, принятого в целях реализации Федерального закона от 28 июля 2012 г. № 144-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации».

Указанным законом в федеральные законы «О банках и банковской деятельности» и «О несостоятельности (банкротстве) кредитных организаций» внесены изменения в порядок передачи на хранение архивных документов ликвидируемых кредитных организаций, в том числе в результате банкротства.

В соответствии с внесенными изменениями в случае ликвидации кредитных организаций, в том числе в ходе банкротства, ликвидационные комиссии (ликвидаторы) или конкурсные управляющие обязаны передать подлежащие обязательному хранению документы кредитной организации на хранение в соответствии с перечнем, который утверждается Министерством культуры Российской Федерации и Банком России.

Указанный Перечень позволит не только нормативно закрепить состав и сроки хранения документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций. Как показывает опыт применения других отраслевых перечней, внедрение указанного Перечня в практику работы кредитных организаций позволит повысить ответственность их руководителей за обеспечение сохранности архивных документов в течение установленных сроков их хранения.

Будет значительно облегчена работа по определению тех архивных документов, которые подлежат передаче на постоянное или временное хранение в государственные или муниципальные архивы в случае ликвидации кредитных организаций. В настоящее время проект указанного Перечня дорабатывается по замечаниям Банка России (было уже, по-моему, 9 или 10 альтераций Перечня).

Последним принципиальным замечанием, возникшим в ходе согласования проекта Перечня с Банком России, стал установленный Типовым перечнем срок хранения паспортов сделок (ст. 453 – постоянно). Соответственно такой же срок хранения был указан и в проекте Перечня кредитных организаций. Банк России предлагает установить паспортам сделок временный срок хранения. Без внесения изменений в Типовой перечень этот вопрос решить нельзя.

В настоящее время на ЦЭПК при Росархиве поступило официальное предложение Банка России о внесении соответствующих изменений в вышеназванную статью Типового Перечня. Выписка из решения ЦЭК Банка России по данному вопросу направлена на рассмотрение членов ЦЭПК при Росархиве, в ряд архивных служб субъектов Российской Федерации и заинтересованных федеральных органов исполнительной власти. После урегулирования данного вопроса мы надеемся завершить работу над Перечнем.

Как известно, Министерством культуры Российской Федерации издан приказ от 18 января 2007 г. № 19, утвердивший Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. Этот нормативный правовой акт сегодня – главный для нас.

Вместе с тем, до сих пор отсутствовали единые правила деятельности архивных и делопроизводственных служб государственных органов, органов местного самоуправления и организаций.

Работа над проектом Правил была начата еще в 2010 г. Проект, подготовленный ВНИИДАД в рамках реализации ФЦП «Культура России», прошел широкое обсуждение в федеральных органах исполнительной власти, в уполномоченных органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, государственных и муниципальных архивах.

Окончательный вариант проекта Правил был представлен на утверждение в Министерство культуры Российской Федерации в конце 2014 г. Такой продолжительный срок вызван не только большим количеством поданных замечаний и предложений (их было около 500), но и другими обстоятельствами.

Во-первых, это необходимость отразить практику работы с электронными документами, которая еще не устоялась и носит во многом прогностический характер.

Во-вторых, параллельно с проектом Правил была подготовлена целая серия аналитических и нормативно-методических материалов: «Сравнительный анализ форматов файлов электронных документов постоянного (долговременного) хранения», «Архивоведческие и документоведческие функциональные требования к информационным системам, обеспечивающим электронный документооборот в процессе внутренней деятельности федеральных органов исполнительной власти», «Рекомендации по организации хранения, комплектования, учета электронных документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» и другие, с которыми можно ознакомиться на сайте Росархива.

Это позволило вписать Правила в общую стратегию разработки непростых вопросов создания, приема, хранения и использования электронных документов.

Подготовленный проект Правил основывается на преемственности ранее действовавших нормативных правовых актов по работе с документами на бумажных носителях.

Главными новациями являются:

• установление основных норм, связанных с организацией хранения, комплектования, учета и использования электронных документов;
• установление формата архивного хранения текстовых электронных документов – PDF-A, в котором электронные текстовые документы будут передаваться на хранение в архив организации;
• определение единицы хранения электронных документов – электронного дела, представляющего собой контейнер или совокупность контейнеров электронных документов. Контейнер электронного документа содержит контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей, визуализированную копию электронного документа в формате архивного хранения;
• разработка формы описи электронных документов.

Кроме того, определены обязательные условия хранения электронных документов, порядок их передачи в архив. Установлен порядок выдачи копий электронных документов по запросам пользователей и их заверения.

По объективным причинам при разработке проекта Правил не нашли отражения в полном объеме технологические аспекты организации хранения электронных документов, поскольку в настоящее время Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации совместно с Росархивом подготовлены, но еще не утверждены Комплексные предложения по организации долговременного архивного хранения электронных документов.

В них даются организационные и технологические решения в отношении хранения архивных электронных документов.

Структура Правил отражает основные функции архива организации: организацию хранения и учета архивных документов, комплектование архива организации архивными документами, организация использования архивных документов, передачу документов на хранение в государственный (муниципальный) архив.

В этом смысле Правила следуют за Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук.

Дополнительно в Правила включен раздел «Передача документов при реорганизации или ликвидации организации, смене руководителя архива организации».

Рад сообщить, что долгожданная регистрация правил Минюстом России состоялась 7 сентября 2015 г.

Теперь предстоит работа по внесению соответствующих изменений и дополнений в «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».

Росархив и ВНИИДАД принимали и принимают непосредственное участие в выполнении поручений Правительства Российской Федерации по созданию необходимой нормативной правовой базы, обеспечивающей организацию работы с документами, в том числе архивными, при осуществлении ведомственного и межведомственного электронного документооборота.

В общем русле совершенствования работы с электронными документами в делопроизводстве федеральных органах исполнительной власти в рамках реализации Государственной программы Российской Федерации «Информационное общество (2011–2020 годы)» подготовлены предложения по внесению изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Эти изменения позволят устранить имевшие место противоречия в ряде позиций Правил делопроизводства, уточнить требования к организации работы с документами, что будет способствовать повышению эффективности деятельности аппарата федеральных органов исполнительной власти, снижению трудозатрат, связанных с обработкой документированной информации за счет более полного перехода к электронному документооборотуи реализовать постановления Правительства Российской Федерации от 6 сентября 2012 г. № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти» и от 25 декабря 2014 г. № 1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия».

На улучшение нормативного регулирования использования архивных документов направлен приказа Министерства культуры Российской Федерации от 3 июня 2013 г. № 635, которым утвержден Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах, призванный заменить Правила работы читальных залов.

Данный Порядок упорядочил вопросы количества выдаваемых дел, сроки выдачи дел в читальный зал и т. д. Этим документом значительно расширены права пользователей в читальных залах архивных учреждений при соблюдении баланса их интересов и возможностей архивов.

Сокращен срок выдачи дел и документов пользователям с 3-х до 2-х рабочих дней со дня оформления заказа, предусмотрена выдача описей дел в день заказа, а не через 3 рабочих дня, как было ранее.

В день заказа пользователь может получить печатные издания и другие материалы научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива.

Появилась возможность заказа дел и документов с использованием информационно-телекоммуникационных технологий.

В целях упорядочения расценок на оказание платных услуг федеральными архивами, в том числе на копирование архивных документов, в 2014 г. Росархивом разработаны Рекомендации по выполнению работ и оказанию услуг на платной основе федеральными казенными учреждениями, с обозначением предельной цены на каждую из них.

В соответствии с Рекомендациями каждый из архивов рассчитывал стоимость оказываемых услуг с учетом производственной себестоимости и рентабельности выполняемой платной работы и оказываемой услуги, состава производственных операций, специфики деятельности (ценность, время создания, формат и тип носителя архивных документов, техническая оснащенность архива и т.п.), установленных налогов и сборов.

С 1 июля 2014 г. прейскуранты федеральных архивов введены в действие, стоимость услуг, выполняемых федеральными архивами, приведена к среднему значению, чтобы избежать большой разницы цены за аналогичные работы и услуги.

Также в 2008 – 2011 гг. Федеральным архивным агентством, органами исполнительной власти в области архивного дела субъектов Российской Федерации разработаны административные регламенты по предоставлению государственных услуг, связанных с организацией информационного обеспечения физических и юридических лиц.

Частью 1 статьи 19 Закона об архивном деле установлена обязанность ведения государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения.

Необходимость подготовки проекта Порядка государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, разработанного взамен Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, продиктована дальнейшим развитием и совершенствованием законодательной базы и внедрением информационных технологий в области архивного дела.

Проект данного Порядка подготовлен. В его положениях определены организация работы по государственному учету документов Архивного фонда Российской Федерации и формы ее проведения. Он имеет существенные отличия от действующего в настоящее время Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, прежде всего в части технологии проведения работ.

В частности, государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, должен будет организовываться не на основе накопления карточных массивов, работа с которыми осуществляется в ручном режиме (как это предусмотрено в устаревшем Регламенте), а путем заполнения и представления в соответствующий вышестоящий уполномоченный орган исполнительной власти в области архивного дела баз данных, созданных на едином программном обеспечении и содержащих описания архивных фондов и документов, выполненные по единой методике.

Важным новшеством является предусмотренное проектом размещение этой информации в сети Интернет на сайтах Росархива и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, что обеспечит расширение доступа к сведениям об объеме, составе, содержании и месте хранения документов Архивного фонда Российской Федерации.

В проект Порядка включен новый раздел «Ведение государственного учета уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации», предусматривающий ведение Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, осуществляемое Росархивом в соответствии с частью 1 ст. 19 Закона об архивном деле.

Административный регламент по исполнению Росархивом указанной государственной функции утвержден приказом Минкультуры России от 23 октября 2007 г. № 1296.

Определенные изменения претерпели формы документов государственного учета, что обусловлено необходимостью включения в них сведений об объеме и составе электронных документов, находящихся в организациях, осуществляющих постоянное, временное и депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.

Проект Порядка государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации прошел рецензирование практически во всех уполномоченных органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела и публичное обсуждение. Коллегия Росархива рассмотрела и одобрила указанный проект.

В настоящее время ведется работа по более детальной проработке вопросов, связанных с учетом электронных документов в соответствии с замечаниями Министерства юстиции Российской Федерации.

Также до настоящего времени не решен вопрос о сроках хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на хранении в организациях Российской академии наук (в настоящее время – ФАНО). Принятие нового нормативного правового акта по вопросам государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, без сомнения, будет способствовать улучшению этой работы.

В отличие от подробно изложенного в Регламенте Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации порядка представления предложений о включении документов в Государственный реестр на бумажном носителе, вопросы его ведения в электронном формате практически не проработаны.

В этой связи, с учетом совершенствования архивных технологий возникла необходимость подготовки Положения о ведении Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации. Его проект устанавливает единый порядок организации работы по ведению Государственного реестра, в том числе в электронном формате.

В Положении впервые вводятся такие понятия, как «программный комплекс «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации», «база данных «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации», «автоматизированная информационная система «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации в электронном формате», которые дают представление об их назначении и взаимосвязи между собой.

Определена и закреплена за соответствующим отделом Российского государственного архива научно-технической документации новая функция администратора АИС «Государственный реестр».

Введение этой функции существенно изменяет порядок представления предложений о включении документов в Государственный реестр, изложенный в действующем Регламенте.

Предусмотрены как фиксация предложений и замечаний о работе АИС, поступающих от органов и организаций, участвующих в ведении Государственного реестра, и пользователей сети Интернет, так и необходимая консультационная поддержка.

Установлен порядок представления предложений о включении документов в Государственный реестр в электронном формате, оговорены вопросы авторизации для ftp-доступа, предоставляемого с целью совершенствования передачи электронных образов архивных документов, даны рекомендации по оцифровке уникальных документов и ведению Государственного реестра в электронном формате.

Большое значение для пропаганды уникального историко-документального наследия народов Российской Федерации имеет предоставление пользователям удаленного доступа посредством сети Интернет к информации об уникальных документах и, что особенно значимо, – к их электронным образам, которые представлены в полном объеме.

ПК «Государственный реестр» предназначается не только для ведения Государственного реестра уникальных документов на федеральном уровне, но и государственных реестров уникальных документов архивных фондов субъектов Российской Федерации.

После проведения работ по модернизации АИС «Государственный реестр» можно будет рассматривать программный комплекс как типовой и приступить к его внедрению в субъектах Российской Федерации.

По нашему мнению, предложенный проектом Положения порядок включения документов в Государственный реестр не только на основе листов учета и описания уникальных документов, как это было ранее, но также и на основе изучения электронных образов представляемых документов, послужит более качественной экспертизе, а в целом, более качественному формированию Государственного реестра. Просмотр электронных образов представленных на рассмотрение документов предлагается организовать через доступ членов ЦЭПК при Росархиве к закрытой части портала «Архивы России».

В целях повышения безопасности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов Всероссийский научно-исследовательский институт противопожарной обороны МЧС России по заказу Росархива разработал «Специальные правила пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации» (утверждены приказом Минкультуры России от 12.01.2009 № 3).

Подготовка отраслевого документа по важнейшей проблеме безопасности архивов и архивных фондов в форме Специальных правил обусловлена тем, что в соответствии с п. 5 Правил пожарной безопасности в Российской Федерации (ППБ 01-03)», утвержденных приказом МЧС России от 18.06.2003 № 313, федеральные органы исполнительной власти вправе для особо сложных и уникальных зданий издавать специальные правила пожарной безопасности, отражающие специфику их эксплуатации и учитывающие пожарную опасность.

В Специальных правилах изложены требования пожарной безопасности к содержанию территорий, зданий и помещений государственных и муниципальных архивов, включая архивохранилища для документов на различных носителях, лабораторно-производственные здания и помещения, материальные склады. Отдельные разделы посвящены требованиям к электроустановкам и электросетям архивных объектов, средствам обеспечения их пожарной безопасности.

Важной составной частью Специальных правил являются приложения, в числе которых – рекомендуемая форма приказа об установлении противопожарного режима на архивном объекте, основные требования к видам и содержанию инструкций о мерах пожарной безопасности, порядок определения видов и количества первичных средств пожаротушения в архивохранилищах различной площади, служебных помещениях.

Специальные правила согласованы с Главным государственным инспектором Российской Федерации по пожарному надзору МЧС России с присвоением регистрационного номера (шифра) ВППБ-01-08 (письмо МЧС России от 21.01.2008 № 43-134-19).

В завершение доклада – несколько слов об упоминавшейся уже анкете, поступившей из федеральных архивов, НМС архивных учреждений федеральных округов, органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации. Обследование показало, что архивисты с заинтересованностью подошли к подготовке предложений по совершенствованию законодательства и иных нормативных правовых актов в сфере архивного дела.

Полученные предложения в основном касаются таких вопросов, как:

• осуществление функций государственного контроля, выделения субсидий из федерального бюджета на хранение архивных документов федеральной собственности в государственных архивах субъектов Российской Федерации;
• усиление ответственности за нарушение законодательства об архивном деле;
• совершенствование нормативной базы по вопросам организации хранения электронных документов;
• правовые аспекты размещения оцифрованных архивных документов в сети Интернет;
• перспективы создания Правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической, аудиовизуальной, электронной архивной документации;
• передача документов по личному составу в государственные архивы при ликвидации организаций или фактическом прекращении деятельности без исключения из Единого государственного реестра юридических лиц;
• порядок финансирования приема на хранение бесхозных документов и др.

Таким образом, в настоящее время перед Росархивом стоят следующие задачи по совершенствованию нормативно-правового регулирования архивного дела в Российской Федерации:

Продолжить работу по нормативному обеспечению работы с электронными документами.

Урегулировать правовую основу комплектования архивов субъектов Российской Федерации документами территориальных органов федеральных органов исполнительной власти на основе субвенций.

Продолжить оптимизацию сроков временного хранения документов по личному составу и других архивных документов.

Совместно с другими федеральными органами исполнительной власти продолжить работу по актуализации перечней типовых архивных документов.

Источник: Росархив