Укрупнение ГК «ЛокоТех» и ежегодно возрастающий объем неструктурированных документов, необходимость эффективного управления корпоративным контентом в территориально-распределенной среде определили необходимость в гибкой, многофункциональной и технологичной ECM-системе, которая:
- могла бы органично вписаться в концепцию единого информационного пространства и стать частью корпоративного коммуникационного потока;
- позволила бы наиболее оптимально выстроить бизнес-процессы и укрепить горизонтальные и вертикальные связи между компаниями холдинга;
- стала бы агрегатором информации из разных систем.
Кроме того, будущая ECM-система должна была соответствовать современным условиям ведения бизнеса и обеспечивать работу сотрудников при удаленном доступе с различных мобильных устройств.
Что было важно?
Для ECM-системы были выделены следующие ключевые требования:
Рабочей группой был составлен шорт-лист, куда вошли 6 ЕСМ-систем – лидеров российского рынка. По результатам анализа была выбрана ECM-система DIRECTUM, как одна из самых функциональных, удобных и технологичных в своем классе. Поставщиком решения выступила компания «МайТэк» – интегратор с большим опытом в области консалтинга и автоматизации бизнес-процессов на базе DIRECTUM.
«ЛокоТех» - это 250 пунктов присутствия по всей территории Российской Федерации в 8 часовых поясах. Когда в Москве начинается рабочий день, в Хабаровске он уже заканчивается. Поручениям, отправленным в центральном аппарате в Москве, необходимо было пройти путь от кабинета генерального директора, через всю структуру компании попасть исполнителю, к примеру, в Уссурийске на другом конце страны. На всем пути следования процесс должен быть максимально прозрачным, и, главное, контролируемым.
В ходе исследования специалисты «МайТэк» совместно с рабочей группой заказчика выделили стратегические цели проекта:
Ход проекта
Проект был реализован в 3 этапа:
- Пилотный проект в УК «Локомотивные технологии»» и 4 дочерних компаниях в Москве.
- Тиражирование DIRECTUM в АО «Желдорреммаш» и ООО «ТМХ-Сервис».
- Функциональное развитие системы во всех компаниях холдинга.
Первая фаза проекта стартовала в марте 2014 года. За 3,5 месяца в Управляющей компании и 4 дочерних организациях, расположенных в Москве, был реализован пилотный проект и создано шаблонное, легко тиражируемое решение по основным процессам: работа с поручениями, работа с исходящими письмами, рассмотрение входящей документации, управление договорными документами, работа со служебными записками, приказами, распоряжениями, заявками в IT и управление доверенностями. Охвачено 300 пользователей.
С октября 2014 по декабрь 2015 гг. система была тиражирована на уровень административно-управленческого аппарата двух крупных дочерних компаний холдинга - АО «Желдорреммаш» и ООО «ТМХ-Сервис», - заменив работавшие там системы – «1С:Документооборот» и DocsVision. Была выполнена конвертация исторических данных. Общее количество пользователей достигло 900 человек. На этом этапе был расширен функционал системы и сделаны первые шаги к зарождению безбумажного межкорпоративного документооборота.
С декабря 2015 года по март 2016 года система тиражируется до конечного пользователя всех компаний холдинга. Количество сотрудников, работающих в DIRECTUM, приближается к 5 000.
В марте 2016 года стартовала 3 фаза проекта, в рамках которой функционал системы продолжил расширяться. На данном этапе были автоматизированы такие процессы, как запрос неквалифицированной подписи, получение квалифицированной ЭП, работа с заявками на получение технической документации, согласование должностных инструкций, согласование карт КПЭ, работа с заявками на коммерческие предложения, согласование сметной документации и другие.
В августе того же года холдинг полностью перевел в электронный вид весь межкорпоративный обмен документами, в числе которых служебные записки, протоколы совещаний, рекламации, внутренние договоры, заявления на отпуск и прочие.
Итоги и эффекты проекта
Внедрение ECM-системы DIRECTUM в крупном федеральном холдинге «ЛокоТех» – один из масштабных проектов в практике российского интегратора «МайТэк», в ходе которого автоматизированы 5 000 пользователей, 25 бизнес-процессов в 150 бизнес-единицах холдинга. Эффект от внедрения – это экономия, полученная от оптимизации процессов и ухода от бумажного документооборота, выражающаяся в миллионах рублей в год.
Для руководителей, часто находящихся в командировках, был упрощен и доработан интерфейс веб-доступа, в результате чего появилась возможность удаленно выносить множественные резолюции и оперативно осуществлять мониторинг и управлять бизнес-процессами предприятия.
Экономия ресурсов
Ключевой фактор эффективности работы ГК «ЛокоТех» — скорость, достоверность информации и исключение потерь в рамках взаимодействия компаний холдинга. Важнейшим процессом, влияющим на эффективность бизнеса, является согласование договорных документов.
По этой причине механизм согласования договорных документов в DIRECTUM был реализован на основе матриц. Для каждой из них в холдинге определен список согласующих, который можно легко корректировать при внесении изменений в регламенты предприятия.
Результат внедрения — теперь бизнес абсолютно не теряет времени и ресурсов не «пересылку», устранены риски потери документов в пути или на одной из сторон. Процессы стали прозрачными.
Канцелярия: новые преимущества
В рамках проекта была настроена автоматическая двухсторонняя регистрация документов при взаимодействии с головной компанией. Система DIRECTUM позволила автоматически регистрировать отправленный исходящий документ как входящий в филиале и отправлять на рассмотрение адресату. При этом автор исходящего письма сегодня может отслеживать всю информацию по документу, включая регистрацию в филиале и вынесенную резолюцию.
Решение позволяет проконтролировать, кто является конечным исполнителем и какое решение вынесено.
ECM в наши дни становится инфраструктурной технологией, непосредственно обеспечивающей управленческие процессы и взаимодействие сотрудников в рамках производственной деятельности. Для нас DIRECTUM стала ключевым инструментом ведения бизнеса, поэтому мы ежегодно и планомерно ее развиваем. Система давно окупила себя - взаимодействие стало прозрачным, и быстрым, минимизировано количество бумаги, сокращены трудозатраты на обработку документов. В перспективе, когда все процессы будут переведены в электронный вид, мы ожидаем еще большего эффект,подводит итоги Алексей Белинский, генеральный директор ООО «Локомотивные технологии».
Еще больше информации о проекте читайте в интервью Дмитрия Пшиченко, директора департамента разработки и внедрения информационных систем компании «Локомотивные технологии». Дмитрий рассказывает о результатах, достигнутых в ходе внедрения DIRECTUM, и о том, как это отразилось на деятельности холдинга.
