АО «Научно-исследовательский институт по нефтепромысловой химии» — научно-производственный комплекс, работающий на рынке России с 1978 года. Компания занимается разработкой технологий повышения нефтеотдачи пластов и промышленным изготовлением химпродуктов, применяемых при добыче нефти. Продукция предприятия используется в России и СНГ и соответствует уровню требований, предъявляемых растущими российским и зарубежным рынками нефтепромысловых услуг.

Руководство института уделяет много внимания документальному сопровождению бизнеса. От скорости и качества исполнения поручений или согласования договоров зависит множество бизнес-показателей, а риски длительной задержки этих процессов выражаются в потере сотен тысяч рублей прибыли. Для минимизации этих рисков в 2016 году «НИИнефтепромхим» внедрил ECM-систему DIRECTUM.

Компания «МайТэк» приступила к ее внедрению на предприятии летом 2016 года. В DIRECTUM был настроен прозрачный документооборот по всему циклу процессов научно-исследовательского комплекса. Команда интегратора предложила несколько вариантов решения, и в результате двустороннего обсуждения для внедрения были выбраны следующие модули системы:

• «Управление электронными документами» и «Управление деловыми процессами» — охватят полный жизненный цикл работ с деловой корреспонденцией (от подготовки проектов документoв, их создания, регистрации, согласования и утверждения до контроля исполнения поручений и архивации данных);
• «Канцелярия» — снизит рутинность операций по обработке документации, облегчит поиск и обмен документацией со сторонними организациями (сотрудники канцелярии заказчика смогут оперативно регистрировать входящие и исходящие документы, контролировать местонахождение бумажных оригиналов, а руководители всегда будут знать, на каком этапе исполнения находятся поручения и распоряжения);
• «Управление договорами» — централизует и оптимизирует работу с договорной документацией организации, ускорит процессы создания, согласования и подписания договоров.

Решение особо важных вопросов в компании на данный момент включает этап согласования с генеральным директором. Учитывая масштабы деятельности НИИ, топ-менеджмент работает по ненормированному графику, который предполагает большое количество командировок и деловых встреч. Как результат, управление бизнесом осуществляется на расстоянии. Поэтому для обеспечения оперативного включения топ-менеджмента в деловые процессы, генеральному директору была предоставлена возможность удаленного управления предприятием за счет внедрения мобильного приложения DIRECTUM Jazz.

Удаленный доступ к задачам, заданиям и документам «толстого» клиента DIRECTUM — это стандартная функциональность мобильного приложения DIRECTUM Jazz. Возможности и эффекты, которое оно дает каждому пользователю в отдельности и бизнесу в целом, уникальны для каждого случая. Так, в «НИИнефтепромхим» с момента подключения мобильного приложения к DIRECTUM работа генерального директора осуществляется только через Jazz. С его помощью руководитель осуществляет все операции с документами: согласование и рассмотрение договоров, входящих и исходящих писем, служебных записок, утверждение заявлений, приказов (распоряжений), заявлений на командировку.

Подписание документов происходит автоматически при выполнении задания. В итоге реализуется принцип одного клика, который исключает необходимость использования кнопки визирования. При этом территориальная удаленность и отсутствие доступа к сети не являются препятствием для работы в мобильном приложении. Все действия руководитель может осуществлять в режиме офлайн, что позволяет решать срочные задания быстро и без задержек по времени. В среднем, на согласование документа с момента старта задачи ответственным и до момента подписания тратится менее одного дня. До установки мобильного приложения срок составлял от двух дней.

Итоги и результаты

Проект был завершен компанией «МайТэк» 29 ноября 2016 года. После запуска в опытно-промышленную эксплуатацию в Directum работают сотрудники всех подразделений «НИИнефтепромхима». Локальный доступ к системе осуществляется через рабочие компьютеры сотрудников, удаленный – через мобильное приложение Directum Jazz и веб-доступ. В основном, мобильное приложение использует руководящий состав НИИ, так как разъездной характер работы требует удаленного управления процессами, а приложение помогает оставаться в курсе дел, оперативно отвечать на вопросы и ставить задачи на любом расстоянии от офиса.

Проект закрыл все ключевые требования НИИ. Поэтапная автоматизация документооборота охватила 9 бизнес-процессов:

• рассмотрение входящих документов;
• подготовка, согласование, регистрация и отправка исходящих писем;
• исполнение и контроль поручений;
• согласование и исполнение служебных записок;
• согласование и исполнение приказов и распоряжений;
• согласование внутренних регламентов, положений и инструкций;
• заявки на командировку;
• заявления на отпуск, отгул, увольнение;
• согласование и исполнение договорных документов.

С внедрением мобильного решения была решена главная задача проекта — обеспечено удаленное управление компанией 24 часа в сутки 7 дней в неделю из любой точки мира. Использование DIRECTUM Jazz позволило предприятию значительно ускорить производственные процессы и дало очевидный положительный эффект для бизнеса. С применением мобильного приложения для генерального директора процессы протекают без задержек, вопросы решаются быстро, задачи выполняются вовремя, а руководитель предприятия всегда находится в курсе важных вопросов.

В целях динамичного развития, повышения эффективности деятельности, организации взаимодействия между сотрудниками и структурными подразделениями, а также систематизации большого потока документооборота руководством АО «НИИнефтепромхим» было принято решение о внедрении системы электронного документооборота. Система Directum позволила нам систематизировать и автоматизировать ключевые бизнес-процессы, сделать их прозрачными и понятными для сотрудников. В настоящее время сотрудники, задействованные в бизнес-процессах, пользуются системой Directum, более того, предлагают идеи по совершенствованию имеющихся бизнес-процессов, а также автоматизации новых процессов нашей компании. Особо хочется отметить, что сотрудники НИИ, работающие с момента его образования, также с успехом освоили систему Directum,

отмечает Сафонова Галина, начальник отдела по организации работы с документами.