В 2015 году «Мэлон Фэшн Груп», под управлением которой находятся магазины популярных марок одежды Befree, Zarina и Love Republic в России и странах СНГ, взяла курс на повышение эффективности процессов взаимодействия с арендодателями и автоматизацию документооборота с контрагентами.

На момент старта проекта в компании было заключено более 1000 договоров аренды в бумажном виде. После изменения курса валют руководство решило оптимизировать затраты на аренду и вывести процессы взаимодействия с контрагентами на новый уровень.

Кроме того, требовалась автоматизация внутренних процедур согласования. Реализовать эти задачи «Мэлон Фэшн Груп» планировала на базе многофункциональной системы электронного документооборота.

Внедрение СЭД

Проект, реализованный на базе СЭД Directum специалистами компании «Галактика ИТ», был завершен в июле 2016 года. На выбор системы повлияли, кроме ее функционала, готовые механизмы интеграции с внешними ИС (в т.ч. 1С), открытость платформы для настройки и возможность поддержки решения своими силами.

Автоматизация процессов

Проект поэтапного внедрения стартовал в 2015 году. В первую очередь в компании был автоматизирован процесс согласования договоров аренды. Участие в нем принимает наибольшее число согласующих, которые работают с документами одновременно.

В ходе решения задачи были синхронизированы две системы (1С и DIRECTUM), разработаны «арендные калькуляторы» для оценки эффективности торговых площадок. Заложенные в них алгоритмы учли оценку более 50 параметров (коммерческих, арендных, строительных, коммунальных и др.).

Кроме того, было создано централизованное хранилище документов. Документооборот и все процедуры согласований перешли в единую базу, были систематизированы все ключевые параметры договорных отношений. Это позволило менеджерам по аренде и руководству компании иметь структурированную информацию для переговоров с торговыми центрами, в том числе для принятия решений.

Вторым этапом «Мэлон Фэшн Груп» автоматизировала внутреннее согласование в рамках договорной работы, кадрового оборота, IT- и других процессов. Большинство из них теперь осуществляется через «мастер создания документа» с использованием специализированных справочников и штатной структуры компании (из 1С:ЗУП).

На 2017 год с помощью DIRECTUM проходит согласование в рамках следующих процессов:

• выбор площадки для открытия магазина по более чем 50 параметрам;
• работа с договорами аренды (отдельные маршруты для договоров разных типов, дополнительных соглашений и др. документов, в том числе актов);
• выпуск банковских гарантий;
• юридическая переписка по вопросам закрытия магазинов;
• подготовка доверенностей;
• деятельность в рамках страховых случаев (организация и контроль юридического процесса, уведомление о результате);
• работа с пакетами документов (например, одна сеть нескольких торговых центров).

Кроме того, автоматизированы внутренние процессы. В их числе внесение изменений в штатное расписание, контроль работы архива, служебные записки, заявки и т.д.

Модуль «Инвестиционные проекты»

Для того, чтобы оптимизировать проектную деятельность, был разработан собственный модуль. В нем предусмотрена возможность создавать шаблоны типовых проектов и работ, а также назначать ответственных и исполнителей.

В модуле «Инвестиционные проекты» предусмотрены:

• возможность обсуждений (чатов) как отдельных работ, так и проекта в целом, фиксирование ключевых точек;
• информирование участников чата о новых событиях, фильтрация сообщений;
• интеграция с MS Outlook для сохранения электронной переписки с контрагентами в одном месте – в карточке проекта;
• пересчет трудоемкости проекта после каждой выполненной работы;
• формирование диаграммы Ганта.

Результаты и перспективы

После реализации проекта в единой системе ведутся основные внутренние процессы компании, включая согласование договоров с контрагентами, площадок для открытия магазинов и смет на их строительство, служебные записки и заявки на подбор персонала.

Разработанная в рамках проекта уникальная платформа СЭД для автоматизации процессов, обладает также рядом «фич» для удобства пользователей, элементов ERP и сложных математических расчетов. Кроме того, уникальным моментом в работе над проектом стало разнообразие используемых каналов работы (в их числе и мобильное приложение).

В результате, использование системы DIRECTUM получило позитивный отклик от сотрудников. По состоянию на июль 2016 года в ней работали офисы «Мэлон Фэшн Груп» в Санкт-Петербурге и Москве – всего более 300 активных пользователей, объединивших линейных сотрудников, руководителей подразделений и топ-менеджмент компании.

Кроме этого, в компании отметили такие положительные моменты от внедрения СЭД:

• экономия времени по одному процессу, автоматизированному в системе, составила около 30 минут;
• расчеты подтверждают, что возврат инвестиций произойдет через 1,5 года с момента старта проекта, что полностью соответствует целевым показателям проекта;
• повышение результативности финансовых переговорных процессов. Вся необходимая сотрудникам информация теперь находится под рукой, благодаря чему результаты переговоров с контрагентами стали более успешными;
• возросла дисциплина сотрудников;
• вся информация и документы по процессам теперь хранятся в одном месте – в электронном архиве;
• отсутствие фактов потерь документов;
• в разы повысилась скорость согласований.

В числе перспектив проекта:

• внедрение иных функций СЭД (например, «Канцелярии»);
• развитие уже автоматизированных процессов и возможностей удаленной работы с ними;
• автоматизация инвестиционных проектов в нетиповом исполнении.

Проект по внедрению Directum стал важным этапом в оптимизации бизнес-процессов компании. Новый инструмент не только упростил согласование договоров, но также позволил выстроить удобную систему взаимодействия с арендодателями и автоматизировать множество внутренних процедур. В этом году мы дополнительно внедрили веб-портал и планируем запуск мобильных приложений для удобной работы в Directum вне офиса,

Алексей Морозов, ИТ-директор «Мэлон Фэшн Груп»

Опубликовано на TAdviser