В середине 2014 года в компании ООО «Сигма Телеком» остро встал вопрос о создании единого архива рабочей документации. Связано это в первую очередь с постоянно растущим количеством входящей документации и все более сложным процессом поиска нужных документов. Для оптимизации работы с документами руководство приняло решение автоматизировать процесс хранения и доступа ко всем документам компании с помощью создания адаптированного электронного архива. Основными критериями выбора системы были:

• высокая производительность;
• максимально быстрое разворачивание системы на территории заказчика;
• простота использования и обучения.

Руководство компании остановило свой выбор на системе ЭТЛАС, так как одним из основных принципов работы компании Этлас-Софт является создание программного обеспечения максимально ориентированного на «простого» пользователя с сохранением необходимого функционала. Всего за несколько дней специалисты заказчика самостоятельно развернули систему и начали формирование архива. Также с помощью встроенных редакторов и конструкторов были сформированы правила автоматической нумерации регистрируемых документов, автоматического именования и автоматического размещения документов.

В рамках проекта такэже были сформированы все необходимые карточки документов для каждого регистрируемого типа, справочники и шаблоны документов. На последнем этапе была сформирована структура архива с распределением прав доступа пользователей к различным частям архива и импортированы текущие электронные документы.

Для быстрого заведения в систему электронных копий бумажных документов использовали модуль поточного сканирования документов, который позволяет существенно увеличить скорость регистрации документов в системе.

Переход на электронный архив позволил руководству департамента в целом повысить надежность и эффективность деятельности за счет получения быстрого доступа к любой информации компании.

Источник: Этлас-Софт