Русская медная компания (РМК) является одним из крупнейших производителей меди, объединяет 10 действующих предприятий и занимается реализацией ряда инвестиционных проектов на территории России и в Республике Казахстан. Темпы динамики развития РМК сравнимы с показателями ведущих мировых производителей. Поэтому, по мнению руководства компании, вопросы оптимизации корпоративного управления, в том числе документооборота, имеют ключевое значение.
Идея внедрения электронного документооборота возникла в далеком 2008 году в Управлении бюджетирования Русской медной компании. Выбиралась ECM-система на основе анализа предложений вендоров. На конечном этапе сравнивались две системы – Documentum (EMC) и DIRECTUM. Они оценивались по функциональным возможностям, удобству эксплуатации и стоимости владения. В результате выбор был сделан в пользу ECM-системы DIRECTUM.
О задачах, решаемых СЭД, перспективах и первых итогах введения электронного документооборота рассказал Игорь Исаков, ведущий системный аналитик Управления ИТ Русской медной компании.
Интересно, что идея внедрения электронного документооборота возникла в Управлении бюджетирования. Какие задачи требовалось решить за счет внедрения СЭД?
Основной фактор, который подтолкнул нас к внедрению системы электронного документооборота – это увеличивающийся поток ежедневных документов. РМК активно развивается, и на тот момент существующие бизнес-процессы уже не могли полностью удовлетворить потребности растущего бизнеса.
Мы провели глубокий анализ наших процессов, выявили проблемы, с которыми ежедневно сталкивались сотрудники при работе с документами. В итоге были сформулированы основные цели внедрения СЭД:
- создание единого корпоративного стандарта документооборота;
- четкое распределение функциональных обязанностей между подразделениями;
- повышение эффективности процессов работы и контроль исполнительской дисциплины;
- создание архива документов прежних лет.
Расскажите об особенностях компании. Каким образом реализуется проект, с какими сложностями столкнулись в ходе внедрения, если таковые возникали?
Проект внедрения стартовал в 2011 году. В качестве подрядчика выступила непосредственно компания DIRECTUM. На первом этапе были выбраны два пилотных предприятия Группы: ЗАО «Русская медная компания» (головная организация) и ЗАО «Михеевский ГОК». Так разрабатывались типовое решение для предприятий Группы и решение по взаимодействию с управляющей компанией.
На время проекта была создана рабочая группа, в которую вошли руководители структурных подразделений со стороны Русской медной компании и специалисты DIRECTUM. Чтобы пользователи легче адаптировались к работе в системе электронного документооборота, автоматизированные бизнес-процессы вводились в эксплуатацию постепенно. В итоге система электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM была полностью передана в промышленную эксплуатацию в начале 2013 года.
На втором этапе к единому информационному пространству требовалось подключить АО «Томинский горно-обогатительный комбинат» и ЗАО «Карабашмедь». Отмечу, что на этом этапе специалисты вендора уже не привлекались. Тиражирование системы осуществлялось целиком силами ИТ-служб РМК. На сегодняшний день в АО «Томинский ГОК» приступили к промышленной эксплуатации, а в ЗАО «Карабашмедь» – к опытно-промышленной эксплуатации. Заинтересованность руководства компании и подразделений РМК положительно отражается на ходе проекта.
Игорь, могли бы Вы привести статистику по количеству сотрудников, работающих сегодня в СЭД, задачам и заданиям, по объему документов?
На сегодняшний день в системе DIRECTUM в общей сложности работает 720 сотрудников предприятий Группы. За 2 года объем документооборота составил порядка 34 000 документов, запущено более 30 500 задач по типовым маршрутам.
Русская медная компания имеет солидный штат сотрудников. Каким образом выстраивалось их обучение работе в системе?
Качественное обучение сотрудников работе в системе – безусловно, важный критерий успешного внедрения. Мы рассматривали разные варианты обучения сотрудников: и индивидуальное, и в формате семинаров, и с помощью прикладного решения DIRECTUM Восхождение. Остановились мы на традиционных формах обучения: в виде семинаров для основной массы сотрудников и в виде индивидуального обучения для высшего руководства и ключевых специалистов. Кроме того, ИТ-специалисты РМК разрабатывают подробные инструкции к каждому типовому маршруту и осуществляют удаленную поддержку, а при необходимости выезжают на предприятие.
В каком направлении планируется развитие СЭД?
Мы продолжаем тиражирование DIRECTUM на все предприятия Группы. Последовательно будем увеличивать и количество автоматизируемых бизнес-процессов. На сегодняшний день из уже автоматизированных бизнес-процессов сквозным является процесс «Согласование договорных документов» посредством сервиса взаимодействия DIRECTUM (DIRECTUM Intersystem Cooperation Services, DICS). В планах стоит задача по увеличению числа сквозных процессов между предприятиями Группы.
Также хотелось бы отметить вклад собственных разработчиков, которые в период внедрения и тиражирования, реализовали и развивают совершенно новый нетиповой функционал системы. Это и совершенно уникальный процесс согласования командировок, где автоматизированы мельчайшие шаги от иницирования командировки до сдачи авансового отчёта. Это и процесс согласования заявок на перевод текста, очень интересный по наполнению и крайне востребованный в связи с большим количеством иностранных партнёров компании. В стадии тестирования находятся новые кадровые процессы приёма и увольнения сотрудников.
Источник: DOCFLOW
