Для коммерческих компаний возможность обработать в более короткие сроки больший объем информации является залогом сохранения лояльности клиентов и их удержания. В государственных органах скорость обработки документов играет важную роль для соблюдения установленных в законодательстве сроков предоставления услуг.

Любой сотрудник компании - независимо от ее размера, - работая с определенными документами, через некоторое время обнаруживает, что их организация требует значительных усилий для сохранения порядка и предоставления возможности их использования другими сотрудниками.

Проблема становится еще сложнее, если с одними и теми же документами работает одновременно большое количество сотрудников или необходимо отслеживать историю создания документа и его отдельные версии. С увеличением времени, затрачиваемого на поиск информации, уменьшается ее значимость, поэтому гораздо чаще документы создаются заново вместо повторного использования, что, в свою очередь, существенно влияет на эффективность работы с документами и информацией в целом.

Все вышеупомянутые действия и негативные последствия, вытекающие из них, могут быть сведены к минимуму или полностью устранены за счет использования автоматизированной системы для ведения электронного документооборота (СЭД).

СЭД основана на документах и ​​их связях с процессами

Прежде всего, важно сказать, что по сложившейся традиции системами электронного документооборота называют в том числе приложения для автоматизации отдельных процессов и задач в рамках всего делопроизводства (ведение номенклатуры дел, регистрация входящих документов, учет передачи документов внутри организации, контроль исполнительской дисциплины, ведение архива и под.). Можно сказать, что современные СЭД позволяют автоматизировать как отдельные процессы, так и весь цикл создания, обработки и хранения документов в организации.

При этом документ в СЭД означает не только классическую офисную бумагу с определенным текстом - то, что большинство из нас представляет себе при произнесении этого слова. Документом, по сути, может быть файл в любом электронном формате. Наиболее часто встречаются форматы офисных приложений MS Office, но документом может быть и e-mail, аудио или видео- запись, чертеж, факс и т.д. Для работы и управления такими документами используются специальные ECM-системы, предназначенные для управления корпоративным контентом.

Однако какие бы документы не использовались в Вашей организации, все они являются носителями информации, которые создаются, изменяются, хранятся и обрабатываются, а значит, работа с ними может и должна быть управляемой, то есть контролируемой, прозрачной и эффективной. Для решения этой задачи и используются системы электронного документооборота, объединяющие все документы организации с ее реальными бизнес-процессами. При поддержке СЭД обработка документов в рамках отдельных процессов становится намного быстрее и эффективнее.

Основные функциональные возможности СЭД

Основной принцип СЭД заключается в том, чтобы позволить эффективно управлять и обмениваться любыми документами или информацией. Это достигается в первую очередь созданием безопасного централизованного хранилища документов. Широкие функциональные возможности СЭД упрощают обработку документов и позволяют управлять доступом к документам в соответствии с настроенными правами, чтобы избежать злоупотреблений при обмене информацией.

Ключевые функции СЭД:

• организация прозрачной структуры документов;

• автоматическое создание и управление версиями и редакциями документов;

•  поддержка работы нескольких пользователей с одним документом;

• эффективный поиск документов;

• поддержка создания стандартных документов и заполнение данными;

• создание отчетов по документам (в том числе контроль исполнительской дисциплины);

• поддержка электронного согласования документов;

• управление шаблонами корпоративных документов;

• сохранение истории работы с документами;

• публикация документов на корпоративном портале;

• поддержка преобразования бумажных документов в электронную форму (сканирование).

Доступ к системе для работы документами можно получить через веб-интерфейс или установленное на компьютере приложение. При необходимости СЭД можно интегрировать с уже использующимися корпоративными приложениями, например ERP- или CRM-системами.

Области применения СЭД

В зависимости от процессов и их связей с документами можно выделить три области применения СЭД:

• Документы являются результатом определенного процесса: СЭД поддерживает создание и управление документами на протяжении всего жизненного цикла процесса. Для таких документов можно также использовать процедуру электронного согласования. К этой группе относятся все документы, созданные в компании, - заказ, запрос, договоры, документы для заказов/предложений, инструкции, письма клиентам, проектная документация.

• Документы являются стартовым элементом, который запускает процессы: в этом случае СЭД используется, в основном, для учета документов, включая их сканирование и последующее согласование в рамках электронного документооборота (workflow). К этой группе относятся, например, входящие счета-фактуры, которые сначала регистрируются, проходят по процессу утверждения внутри компании и только затем оплачиваются. Для таких документов должно быть организовано хранение в надежном архиве и защита от изменений, поскольку они могут использоваться при судебных разбирательствах или при взаимодействии с контролирующими органами. Кроме счетов-фактур, в эту группу можно включить все входящие документы. Так, в банковском секторе к этой группе могут относиться требования клиента по различным платежным операциям, в страховых компаниях – документы, использующиеся для урегулирования страховых случаев. Для учета всех входящих документов может использоваться специальное решение в рамках СЭД - Канцелярия.

• Документы, которые поддерживают различные процессы: к этой группе относятся все документы, которые используются сотрудниками, например, для выполнения своих рабочих задач. Для этих документов важно обеспечить доступность и упростить поиск. По сути, речь идет о безопасном архиве документов, объединяющем в основном документы первых двух групп, которые уже были обработаны и закрыты, но все равно должны быть доступны сотрудникам. В рамках компании эту группу составляют большинство внутренних правил и инструкций, подписанные договоры, отправленные заявки, согласованные заказы или счета-фактуры и т. д.

Конечно, это разделение очень упрощено. В реальности описанные группы переплетаются, и отдельные документы и процессы постоянно пересекаются. Но для всех групп документов внедрение СЭД позволяет создать безопасный архив, обеспечивающий доступ к информации в течение многих лет. При этом системы электронного документооборота очень гибкие и могут быть настроены в соответствии с конкретными требованиями заказчика.

Преимущества внедрения СЭД

В настоящее время все больше компаний осознают, что внедрение СЭД позволит упорядочить их деятельность. Такие системы используются не только компаниями, которые обязаны документировать свою деятельность, но и все чаще СЭД внедряют компании, которые стремятся оптимизировать свои внутренние процессы.

Невозможно сказать, что кому-то СЭД нужна, а кому-то нет. Свою пользу от внедрения такой системы получит любая организация. Скорее, речь идет о том, обработка каких документов будет с ее помощью автоматизирована. Очевидно, что в каждой компании есть области, где внедрение этой системы принесет более высокие результаты, но есть и такие области, где заметных результатов можно и не получить.

Максимальную выгоду, разумеется, принесет автоматизация ключевых бизнес-процессов или процессов, связанных с большим числом документов, которые должны быть эффективно обработаны и надежно архивированы. Результаты таких проектов легко предсказать и просчитать. Однако с внедрением СЭД связаны и не столь очевидные преимущества, которые могут проявиться лишь после длительного использования системы, их эффект может быть даже более выраженным (например, удовлетворенность клиентов и собственных сотрудников).

Источник: LanDocs