ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Организация работы с документами является одной из основных задач управления как в небольшой компании, так и в федеральном ведомстве или крупной корпорации. Документы сопровождают практически каждый бизнес-процесс, и от эффективной работы с ними зависит качество и скорость принимаемых решений.Процессы создания документов и организации работы с ними являются составными частями делопроизводства. Как правило, в организации существует отдельное подразделение или сотрудник, в зоне ответственности которого находится разработка и совершенствование правил документирования (создания документов), а также организация и оптимизация документооборота (внешнего и внутреннего).
Конечной целью делопроизводства в любой организации является повышение эффективности работы с документами. Для этого служба делопроизводства решает следующие задачи:
● непрерывное улучшение используемых форм и методов,
● повышение прозрачности процессов учета и движения документов внутри организации,
● обеспечение хранения и быстрого поиска документов.
На первых этапах развития компании эти задачи можно решать без использования специализированных технических и программных средств, так как небольшой объем документов позволяет вести их учет, обеспечивать и контролировать их исполнение в ручном режиме.
Однако с растущим числом документов и/или при географически-распределенной структуре организации управлять этими процессами “вручную” становится намного сложнее. Человеческий фактор приводит к снижению качества самих документов, затягиваются сроки их согласования и исполнения. Все это негативно влияет на связанные процессы и приводит к ухудшению показателей эффективности всей организации.
Международные консалтинговые агентства приводят следующую статистику:
● 7,5% всех документов теряются навсегда (Coopers & Lybrand, сейчас PwC),
● время обработки документа в электронной форме на 75% и более меньше времени обработки бумажного документа (Nolan Norton Institute),
● объем обработки электронных документов в два-три раза выше объема бумажных документов, обработанных за то же время (Ernst & Young).
КЛЮЧЕВЫЕ ПРЕИМУЩЕСТВА АВТОМАТИЗАЦИИ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ
Очевидно, что для повышения качества управления документами необходимо максимально исключить из процесса человеческий фактор за счет внедрения специализированного программного обеспечения. С его помощью можно автоматизировать как отдельные задачи в рамках делопроизводства, так и весь документооборот организации, исходя из ее актуальных потребностей и бюджета.Стоит отметить, что подобная система наследует сложившуюся в компании или государственном учреждении практику делопроизводства, а значит, не потребует кардинальных изменений в процессе работы с документами. Однако ее внедрение позволит выявить “узкие места” этого процесса и оперативно устранить их.
В числе других преимуществ автоматизации управления документами:
● исключение ошибок, возникающих по вине сотрудников,
● повышение прозрачности процесса,
● обеспечение более высокого уровня контроля,
● оптимизация временных затрат на передачу, согласование и поиск документов.
Таким образом, внедрение специализированного решения для работы с документами обеспечивает более высокую эффективность на каждом этапе процесса и качество исполнения.
Помимо решений для автоматизации отдельных функций делопроизводства (например, создания электронных документов в соответствии с принятыми в компании правилами или их хранения), существуют комплексные решения, объединяющие управление электронными документами и другими типами слабоструктурированного контента (графические, видео и аудиофайлы, маркетинговые материалы, веб-контент).
Последние носят название ECM-систем, или систем для управления корпоративным контентом, и чаще всего используются в международных или западных компаниях. На постсоветском пространстве более распространенными являются системы электронного документооборота (СЭД), которые позволяют автоматизировать движение документов с момента их создания или регистрации до исполнения или передачи в другую организацию.
Оба типа систем при этом включают возможность управления бизнес-процессами (workflow) для автоматической обработки контента/документа в соответствии с заранее определенным маршрутом, постановки задач исполнителям и контроля их выполнения. При этом ECM-система позволяет также автоматизировать архивирование и хранение электронных документов в соответствии с требованиями законодательства и внутренними политиками организации и обеспечивает совместное использование документов сотрудниками (их взаимодействие).
Любая система автоматизации документооборота (или других составляющих делопроизводства), помимо уже перечисленных преимуществ, позволяет гарантировать конфиденциальность корпоративной информации, защитить ее от копирования и изменения сотрудниками без ведома руководителя.
Источник: LanDocs
