Согласитесь, знакомая ситуация: поставка выполнена, услуга предоставлена, оплата проведена, но оригиналы документов в бухгалтерию не поступили. Причины тому могут быть разные: от забывчивости поставщика до утраты документов внутри компании. А вот результат одинаковый: компания вынуждена переплачивать 32% от стоимости поставленного товара / оказанной услуги в части налога на прибыль и невозмещенного НДС. Если у инициаторов и поставщиков хромает финансовая дисциплина и работа по получению оригиналов документов от поставщиков в компании не ведется на регулярной основе, то дополнительные налоговые расходы могут составить до 25% совокупных ежегодных затрат на закупки! Так, например, компания с годовыми затратами на закупку 1 млрд руб. может терять 81 млн руб. только на лишних налоговых выплатах.
Так как же решить эту проблему? Перечислим наиболее распространенные способы.
Блокировка текущих платежей поставщикам, не предоставившим документы
Возможно не самый этичный, зато очень действенный метод.
Плюсы: оперативное предоставление документов поставщиками. Были случаи, когда поставщик настолько зависел от клиента, что недостающие документы лично привозил генеральный директор – лишь бы они не потерялись!
Минусы: «Ответные санкции», а именно, риск остановки производства и продаж из-за блокировки поставок. Например, однажды мы столкнулись с ситуацией, когда крупный поставщик расходных материалов держал клиента (федеральная DIY-сеть) в стоп-листе до тех пор, пока оплату не провели по копиям документов. В результате застопорилась работа магазинов компании. Поставщик, кстати, резонно мотивировал свои действия: если документы были отправлены вместе с поставкой, их утрата – проблема клиента.
Где применимо: в компаниях, имеющих большие обороты с поставщиками на конкурентном рынке, есть много альтернативных поставщиков.
Закрепление в контракте на поставку особых условий
Например, в договоре поставки можно указать, что партия будет оплачена только при наличии оригиналов первичных закрывающих документов, предоставленных точно в срок.
Плюсы: четкая схема работы и минимизация рисков, связанных с возможными блокировками поставок поставщиками из-за платежей.
Минусы: отсрочка платежа увеличивается на время, необходимое для предоставления клиенту оригиналов документов. Это зачастую приводит к тому, что поставщики закладывают в цену товара/услуги процент кредитования.
Где применимо: в крупных компаниях с автоматизированным процессом планирования платежей (сбор и проведение документов от поставщиков организуется через единый расчетный центр), либо на рынке покупателя, при условии оплаты по факту выполнения работ/поставки товаров.
Возложение ответственности за получение оригиналов документов на внутренние службы компании
Плюсы: ответственное лицо – внутренний сотрудник компании, и он сделает все возможное для получения документов, чтобы не лишиться бонуса.
Минусы: смещение фокуса персонала на неосновную работу, снижение мотивации. Например, бренд-менеджер не горит желанием тратить время на сбор документов после запуска нового продукта, и привлекает к этой работе помощников. Помощники же (как правило, молодые ребята-стажеры) воспринимают эту деятельность как дополнительную нагрузку, не связанную с основной работой, и уж точно не станут заниматься ей на регулярной основе.
Где применимо: в компаниях, где принято решать проблемы административными методами, а не налаживанием процесса. Не будем указывать, насколько это эффективно / неэффективно, но отметим, что такой подход характерен для многих российских компаний.
Электронный документооборот
Наиболее технологичное и стратегически выгодное решение, за которым будущее.
Плюсы:
- документы не теряются;
- работает «принцип одного окна»;
- компания экономит на технике, расходных материалах, доставке и архивном хранении документов.
Минусы:
- высокая стоимость внедрения для малых и средних компаний;
- отсутствие универсального оператора – необходимость подключения роуминга для возможности работы со всеми операторами;
- проблемы интеграции с ERP-системой.
Где применимо: крупные компании, имеющие значительные объемы регулярных поставок, в которых налажен
Что делать, если все эти методы не работают
Бывает так, что долги по непредоставленным документам копятся годами и решить вопрос вышеуказанными методами не получается: с поставщиками компания уже не работает, инициаторы закупки ее покинули. Например, бизнес одного из наших клиентов рос высокими темпами: ежегодно открывались несколько десятков новых магазинов. Масштабирование бизнеса, рост точек и объемов продаж – были ключевыми целями руководства компании. Компания работала со множеством мелких локальных поставщиков на условиях частичной предоплаты (45% от стоимости закупок). С течением времени у клиента возникла крупная
Клиент пытался решить эту проблему силами бухгалтерии и внутренних служб (ИТ, маркетинга, эксплуатации, аренды), работавших с поставщиками.
Но внутренних ресурсов не хватало. Бухгалтерия была занята текущими делами – обработкой входящей документации и отчетностью. Внутренние службы поддерживали процесс продаж, работа с документацией от поставщиков (получение, подписание, передача в бухгалтерию) велась ассистентами отделов, для которых вопрос передачи оригиналов документов в бухгалтерию был вторичным, основной задачей была организация оплаты счетов по текущим работам и услугам. Поскольку проблема образовалась на стыке компетенции закупок, бухгалтерии и финансов, между департаментами возникали споры о разделении ответственности. В частности, функции не могли договориться о том, чей ресурс необходимо использовать для
Не желая отвлекаться от приоритетных задач и решать проблему по остаточному принципу, финансовая служба клиента обратилась в PrECA с просьбой помочь им собрать закрывающие документы от поставщиков за последние три года.
Мы начали работу с анализа
Собирать необходимую информацию пришлось из разрозненных источников, включая систему СПАРК и открытые интернет-данные, поскольку полноценная контактная база отсутствовала, а 70% поставщиков были внесены в систему инициаторами, без указания каких-либо контактных данных (см. табл. 1).
Таблица 1. Информация о поставщиках.
Благодаря собранным контактам мы получили возможность связываться с ответственными сотрудниками поставщиков, получать акты сверки и, определив отсутствующие документы, добиваться предоставления оригиналов клиенту. А во избежание подобных сложностей в будущем, инициировали обязательное заполнение контактных данных в системе СЭД с момента согласования контракта с поставщиком.
Другой проблемой оказалась скорость, с которой бухгалтерия клиента обрабатывала акты сверок. Такого потока документации со стороны поставщиков клиент не ожидал, и нам пришлось согласовать приоритеты по проверке актов, чтобы работа не останавливалась. В итоге удалось увеличить процент проверки актов сверки до 75% (см. рисунок).
Рисунок. Как работает проверка актов сверки
Несмотря на все сложности, за пять месяцев работы мы добились существенных результатов:
- Получили от поставщиков оригиналы документов на общую сумму 18,7 млн руб.,
- передали в бухгалтерию 458 актов сверок,
- собрали в единой базе контактные данные 500 поставщиков,
- сэкономили для клиента 5,9 млн руб. на НДС и налоге на прибыль.
Детальная «воронка» сбора документов представлена в таблице 2.
Таблица 2. Сбор документов
Подведем итог: функциям компании не пришлось отвлекаться от решения приоритетных задач, а необходимый комплекс аналитических и коммуникативных мероприятий (получение и анализ отчетов, работа с разными источниками информации, поиск контактов поставщиков, коммуникация с ними) реализовали внешние эксперты, обладающие необходимыми компетенциями. Стоимость проекта полностью компенсировалась за счет полученных экономий.
