Сегодня компании тратят неоправданно много времени на разработку и согласование документов. На создание и согласование одного нетипового документа специалисты совместно тратят более 70 рабочих часов. По нашему опыту, компания, в которой в месяц проводится 1000 сделок (из них 80% нетиповых), штат специалистов, участвующих в работе с документами по этим сделкам (юристов, экономистов, проектных менеджеров и других сотрудников), составляет более 300 человек. И, как показывает практика, в 20% разработанных документов позже будут найдены ошибки и неточности.

ПОЧЕМУ ЭТО ПРОИСХОДИТ?

Высокий процент нетиповых форм документов в компании

Согласно статистике, в документах компании типовые формы составляют всего 20%. Остальные 80% - нетиповые.

• Под типовой формой понимают заранее согласованный документ, сопровождающий заключение сделки, условия которой являются для компании стандартными.
• Нетиповая форма - не согласованная заранее форма документа, сопровождающего сделку.

Высокий процент нетиповых документов в компании влечет за собой целый ряд проблем:

1. привлечение высокооплачиваемых сотрудников для решения рядовых задач;
2. высокие трудозатраты на создание документов и высокий процент ошибок, связанных с человеческим фактором;
3. неоправданно длинный цикл согласования большинства документов большим кругом лиц;
4. потеря наработок квалифицированного сотрудника при его уходе из компании и другие.

Квалифицированные высокооплачиваемые сотрудники занимаются не своими обязанностями

Процессы создания нетиповых документов требуют привлечения квалифицированных предметных специалистов: юристов, экономистов, а также руководства компании. Делегирование этой работы рядовым сотрудникам влечет за собой ошибки и неточности в документах.

Вместо того, чтобы рассматривать сложные и спорные случаи, сотрудники-эксперты отвлекаются на рутинную работу, которая, при должной автоматизации, могла быть выполнена рядовыми сотрудниками с меньшей оплатой труда.

Большие трудозатраты на создание нетиповых форм документов

По опыту, на создание нетипового документа сотрудники тратят в 3 раза больше времени, при этом в каждом 5-ом документе впоследствии будут обнаружены ошибки.

Человеческий фактор грозит компании повышенными расходами при обеспечении сделок и приводит к увеличению трудозатрат на проверку готовых документов.

Долгое согласование

Типовая форма идет по упрощенному маршруту согласования. Нетиповая требует длительного согласования большим кругом лиц, многие из которых являются высокооплачиваемыми специалистами. Это увеличивает время контрактования и издержки на обеспечение сделок.

Избыточные человеческие ресурсы

Нетиповая форма требует большего времени разработки. Если в компании используется много нетиповых форм, то для создания документов требуется большее количество сотрудников. Компании, которые используют типовые формы, обходятся меньшим штатом для обработки такого же количества документов.

Потеря наработок квалифицированного сотрудника при его уходе из компании

Распространенная ситуация: опыт и тонкости создания документа известны только создающему их квалифицированному сотруднику и нигде не зафиксированы. При уходе такого сотрудника все эти наработки будут безвозвратно утеряны.

ЕСТЬ ЛИ РЕШЕНИЕ?

Конструктор документов

Перевести большую часть нетиповых форм в типовые возможно с помощью гибких шаблонов конструктора документов. Он позволит увеличить процент использования типовых форм документов, снизить требования к квалификации сотрудников и исключить ошибки при составлении документов.

Использование конструктора документов позволяет достичь следующих результатов:

• привлечь к работе сотрудников с меньшим уровнем заработной платы;
• снизить трудозатраты на создание документов;
• снизить риск появления ошибок в документах (человеческий фактор);
• сократить цикл согласования и количество визирующих лиц;
• обеспечить сохранность опыта и наработок сотрудников.

В результате использования конструктора документов компания оптимизирует загрузку сотрудников и расходы на персонал.

Хотите узнать, как повышение количества типовых договоров на 30% может обеспечить экономию до 1 000 000 рублей в месяц? Регистрируйтесь на вебинар «Оптимизация процесса создания документов с помощью конструктора документов», который пройдет 29 марта в 12.00.