Золотая середина при выборе варианта внедрения СЭД

Эксперт :  Роман Жеребов  |  Позиция :  Менеджер по продажам  |  Компания :  ЛАНИТ ГК
Роман Жеребов
Чаще всего в процессе выбора СЭД (cистемы электронного документооборота) компании сталкиваются с выбором из двух вариантов:

          • Внедрением СЭД под требования компании;
          • Внедрением коробочного решения.

По данным опроса, который проводил ecm-portal.ru, отличия этих вариантов внедрения для 50 пользователей кардинальные:

Внедрение СЭД под требования Внедрение коробочной СЭД

Успешность проекта (оценка удовлетворенности внедрением)

83%

34%

Отчеты

Настраиваются под требования руководства

Типовые

Регистрационные карточки

Настраиваются исходя из требований функциональных заказчиков

Типовые

Процессы

Оптимизируются и настраиваются для быстрого ввода системы в эксплуатацию

Типовые

Количество автоматизированных процессов

От 10

2-5

Ограничения по интеграции со сторонним ПО

Если интеграция учтена в техническом задании, она будет реализована в необходимом объеме

Необходимы внутренние ресурсы, способные реализовать необходимую интеграцию

Сроки внедрения

От 6 месяцев

1 месяц

Бюджет проекта

От 4 миллионов рублей

От 500 000 рублей

Таким образом, компании выбирают между полностью настроенным под себя решением (отчетами для руководства и удобными регистрационными формами для сотрудников), которое внедряется от полугода за серьезный бюджет, и получают, кроме автоматизации, оптимизацию процессов и регламентов. Или за небольшие деньги и сроки получают ограниченное по возможностям решение, которое пытаются настроить под имеющиеся процессы своими силами и привыкают работать в нем минимум через полгода.

Но на рынке появляются альтернативные предложения, которые позволяют увеличить скорость обработки документов в минимальные сроки за счет снижения временных затрат на рутинные процессы, без существенных денежных вложений и риска поставить «коробку» на полку. Базовое внедрение СЭД позволяет заказчику получить типовую настройку для работы по таким направлениям, как:

  • Канцелярия (Входящие/Исходящие документы)
  • ОРД (Организационно-распорядительная документация)
  • Договорная работа

Кроме того, заказчик получает настроенные права доступа и роли (Руководитель, Делопроизводитель, Исполнитель, Администратор), а также возможность быстрого поиска документов и несколько настроенных отчетов. Обучение администраторов и пользователей обычно включают в проект базового внедрения СЭД.

Такой вариант внедрения обеспечивает быстрый ввод в эксплуатацию адаптированного под себя решения, которое оптимизирует и ускоряет работу по процессам, которые в большинстве компаний выполняются стандартно. Результатом такого внедрения являются существенное сокращение бумажного документооборота и повышение скорости обработки документов.

При этом важно обратить внимание на опыт поставщика, так как во время консалтинга и настройки процессов вы можете получить рекомендации из практики, в том числе проектов внедрения под специфические и отраслевые требования.

Можно сделать следующий вывод: Базовое внедрение СЭД – золотая середина между длительным внедрением под все требования компании с серьезным бюджетом и быстрой поставкой функционала, закрывающего минимум задач при условии ограниченного бюджета.

Вы можете в короткие сроки начать эффективную работу с документами при небольшом бюджете и в дальнейшем определить приоритетные направления автоматизации.

Внедрение СЭД под требования

Базовое внедрение СЭД

Внедрение коробочной СЭД

Успешность проекта (оценка удовлетворенности внедрением)

83%

67%

34%

Отчеты

Настраиваются под требования руководства

Типовые отчеты, которые настраиваются под требования руководства

Типовые

Регистрационные карточки

Настраиваются исходя из требований делопроизводителей

Типовые карточки, которые настраиваются под требования делопроизводителей

Типовые

Процессы

Оптимизируются и настраиваются для быстрого ввода системы в эксплуатацию

Ограниченное количество процессов, которые оптимизируются и настраиваются для быстрого и успешного ввода системы в эксплуатацию

Типовые

Количество автоматизированных процессов

От 10

5-10

2-5

Ограничения по интеграции со сторонним ПО

Если интеграция учтена в техническом задании, она будет реализована в необходимом объеме

Интеграция может быть реализована с помощью собственных ресурсов или при заключении соглашения с поставщиком решения

Необходимы внутренние ресурсы, способные реализовать необходимую интеграцию

Сроки внедрения

От 6 месяцев

1 месяц

1 месяц

Бюджет проекта

От 4 миллионов рублей

От 1 500 000 рублей

От 500 000 рублей


Если у вас остались какие-либо вопросы, вы можете задать их на вебинаре

8 февраля 2018 года в 12:00!


ЗАРЕГИСТРИРУЙТЕСЬ НА ВЕБИНАР "ЗОЛОТАЯ СЕРЕДИНА ПРИ ВЫБОРЕ СЭД"


25.07.2016
Материалы по теме:
  • Facebook

Возврат к списку

right banner
right banner

bottom banner