Любой организации, у которой есть филиалы и дочерние структуры, знакома ситуация, когда в каждом территориальном подразделении ведется собственный документооборот, в результате возникают, такие критические проблемы, как:
- Растут затраты на квалифицированный персонал в филиалах, который дублирует обязанности сотрудников в головном подразделении, и зачастую загружен полностью только в период проверок и подачи отчетности;
- Оригиналы документов теряются при передаче в головное подразделение, что грозит штрафами и пенями при несоблюдении требований проверяющих органов;
- Допускаются ошибки в документах из-за отсутствия унифицированных подходов к работе с документами, что грозит финансовыми потерями в случае разногласий с контрагентами при исполнении обязательств по договорам.
Реализация проекта объединенного центра обслуживания (ОЦО) позволит повысить скорость обработки документов, сократить количество ошибок в документах и в результате снизить расходы на хранение и обработку документов до 30% за счет того, что:
- ОЦО размещается в экономически выгодном регионе (учитывая стоимость аренды, стоимость необходимых специалистов на рынке труда и т.д.);
- Основные действия с документами проводит штат квалифицированных специалистов непосредственно в ОЦО;
- Сотрудники в филиале осуществляют минимальные действия с документом, например, сканируют и отправляют в ОЦО;
- Внедряются технологии (например, электронная подпись) и разрабатываются регламенты, которые позволяют отказаться от пересылки бумажных документов.
11 апреля в 12.00 специалисты департамента систем управления документами ЗАО «ЛАНИТ» со специалистами компании ABBYY при поддержке Cnews проведут вебинар «Оптимизация затрат на хранение и обработку документов за счет использования объединенного центра обслуживания (ОЦО)», на котором ответят на вопросы:
- Для каких организаций и когда актуально создание общего центра обслуживания?
- Как ОЦО способствует экономии на издержках?
- Что из себя представляет процесс перехода на ОЦО?
- С какими рисками можно столкнуться при переходе на ОЦО?
Более того, на вебинаре будут рассмотрены практические примеры внедрения внутреннего и внешнего ЭДО в ОЦО из опыта специалистов департамента систем управления документами.
